关于销售合同制度规范

PAGE关于销售合同制度规范一、总则（一）目的本销售合同制度规范旨在加强公司销售合同管理，规范销售合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，提高销售合同管理水平，保障公司销售业务的顺利开展，促进公司经济效益的提升。（二）适用范围本制度适用于公司与客户之间签订的各类销售合同，包括但不限于产品销售合同、服务销售合同等。（三）基本原则1.依法合规原则销售合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保合同的合法性和有效性。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订销售合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得损害任何一方的合法权益，确保合同双方的权利和义务对等。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得隐瞒或欺诈对方。二、销售合同的签订（一）合同主体资格审查1.在签订销售合同前，销售部门应负责对客户的主体资格进行审查，包括客户的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照的真实性、有效性和合法性。2.对于新客户，应要求其提供法定代表人身份证明书、授权委托书等相关文件，以确定其签约代表的身份和权限。3.审查客户的经营状况、信用状况等，评估客户的履约能力，对于信用状况不佳或经营状况不稳定的客户，应谨慎签订合同或采取相应的风险防范措施。（二）合同条款协商与拟定1.销售部门应与客户就合同条款进行充分协商，明确双方的权利和义务。合同条款应包括但不限于产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、售后服务等内容。2.在拟定合同条款时，应遵循公平合理、明确具体、便于履行的原则，避免使用模糊不清、歧义或容易引起纠纷的条款。3.对于合同中的重要条款，如价格调整条款、违约责任条款等，应进行重点协商和明确约定，以保障公司的利益。（三）合同审批1.销售合同拟定后，应按照公司规定的审批流程进行审批。审批流程一般包括销售部门负责人审核、法务部门审核、财务部门审核、公司管理层审批等环节。2.销售部门负责人应对合同的内容进行全面审核，重点审核合同条款是否符合公司销售政策和业务要求，是否存在风险隐患等。3.法务部门应从法律角度对合同进行审核，审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，对合同的合法性、有效性提出法律意见。4.财务部门应审核合同的付款方式、结算周期等财务条款，评估合同对公司财务状况的影响，确保公司的资金安全和财务利益。5.公司管理层应根据各部门的审核意见，对合同进行最终审批，决定是否签订合同。对于重大合同或存在重大风险的合同，公司管理层应组织专题会议进行研究和决策。（四）合同签订1.经审批通过的销售合同，由公司法定代表人或授权代表与客户签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并确保合同文本的完整性和准确性。2.在签订合同过程中，应注意合同的份数、盖章页、骑缝章等细节问题，确保合同的签订符合公司规定和法律要求。3.合同签订后，应及时将合同原件交公司档案室或相关部门存档，并按照公司规定进行编号和登记，以便于查询和管理。三、销售合同的履行（一）合同交底1.销售合同签订后，销售部门应及时将合同内容向相关部门进行交底，包括生产部门、物流部门、售后服务部门等，确保各部门了解合同要求，做好履行合同的准备工作。2.交底内容应包括合同的主要条款、客户的特殊要求、交货时间、交货地点、付款方式等关键信息，以便各部门制定相应的工作计划和措施。（二）生产与备货1.生产部门应根据销售合同的要求，制定生产计划，组织生产，确保产品按时、按质、按量生产出来。2.在生产过程中，应严格按照产品质量标准进行生产，加强质量控制，确保产品质量符合合同要求。3.生产完成后，应及时组织备货，做好产品的包装、标识等工作，确保产品能够安全、完整地交付给客户。（三）运输与交付1.物流部门应根据销售合同约定的交货时间、交货地点等要求，选择合适的运输方式，组织产品运输。2.在运输过程中，应做好产品的防护措施，确保产品不受损坏。同时，应及时跟踪运输情况，确保产品按时、安全地交付给客户。3.产品交付时，应要求客户在送货单或收货确认书上签字确认，作为产品交付的凭证。（四）货款回收1.财务部门应按照销售合同约定的付款方式和结算周期，及时与客户沟通，跟踪货款回收情况。2.对于到期未收回的货款，应及时向销售部门反馈，并协助销售部门采取相应的催款措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等。3.在催款过程中，应注意方式方法，避免给客户造成不良影响。同时，应及时收集客户的还款信息，记录在案，以便于后续的管理和分析。（五）售后服务1.售后服务部门应按照销售合同约定的售后服务条款，为客户提供及时、有效的售后服务。2.在客户提出售后服务需求时，应及时响应，安排专业人员进行处理。对于产品质量问题，应按照规定的程序进行维修、更换或退货等处理，确保客户的合法权益得到保障。3.售后服务部门应及时收集客户的反馈意见，对售后服务工作进行总结和分析，不断改进售后服务质量，提高客户满意度。四、销售合同的变更与解除（一）变更条件1.在销售合同履行过程中，如因市场需求变化、产品规格调整、客户要求变更等原因，需要对合同内容进行变更的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、变更的时间、变更后的权利和义务等条款，确保变更后的合同内容合法有效。（二）变更程序1.销售部门应及时向客户提出合同变更的意向，并与客户进行沟通协商，达成变更共识。2.销售部门根据协商结果，拟定合同变更协议，并按照公司规定的审批流程进行审批。审批流程与合同签订审批流程相同。3.经审批通过的合同变更协议，由公司法定代表人或授权代表与客户签订，并及时将变更协议交公司档案室或相关部门存档。（三）解除条件1.在销售合同履行过程中，如出现下列情形之一的，合同双方可以协商解除合同：因不可抗力致使合同无法履行的；一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的；一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的的；法律规定的其他情形。2.合同解除应签订书面解除协议，明确解除的原因、解除的时间、双方的权利和义务等条款。（四）解除程序1.销售部门应及时与客户沟通协商，提出合同解除的意向，并与客户达成解除共识。2.销售部门根据协商结果，拟定合同解除协议，并按照公司规定的审批流程进行审批。审批流程与合同签订审批流程相同。3.经审批通过的合同解除协议，由公司法定代表人或授权代表与客户签订，并及时将解除协议交公司档案室或相关部门存档。同时，应做好合同解除后的相关善后工作，如清理库存、结算货款、处理售后服务等。五销售合同的风险管理（一）风险识别1.销售部门应定期对销售合同进行风险识别，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如客户信用风险、市场风险、法律风险、质量风险、运输风险等。2.对于识别出的风险因素，应进行详细记录和分析，评估风险的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对风险进行评估，确定风险的等级。风险等级一般分为高风险、中风险、低风险三个等级。2.对于高风险的合同，应采取重点监控和严格的风险防范措施；对于中风险的合同，应加强跟踪和管理，及时采取相应的风险控制措施；对于低风险的合同，可适当简化管理流程，但仍需保持关注。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等方式。2.对于客户信用风险，可通过加强客户信用评估与管理、要求客户提供担保、增加预付款比例等方式进行风险规避或降低；对于市场风险，可通过调整产品价格、优化产品结构、加强市场调研等方式进行风险应对；对于法律风险，应加强合同审核与管理，咨询专业法律意见，确保合同的合法性和有效性；对于质量风险，应加强生产过程质量控制，严格按照质量标准进行生产和检验；对于运输风险，应选择可靠的物流合作伙伴，购买运输保险等。（四）风险监控1.建立风险监控机制，定期对销售合同的履行情况进行监控，及时发现和处理风险事件。2.销售部门应定期向公司管理层汇报销售合同的风险状况，包括风险识别、评估、应对等情况，为公司管理层决策提供依据。3.对于风险事件的处理结果，应进行跟踪和评估，总结经验教训，不断完善风险管理制度和措施。六、销售合同的档案管理（一）档案收集1.销售合同签订后，销售部门应及时将合同原件及相关附件、审批文件、变更协议、解除协议等资料收集齐全，交公司档案室或相关部门存档。2.档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，确保档案资料符合归档要求。（二）档案整理1.档案管理人员应按照公司档案管理规定，对销售合同档案进行整理，分类编号，建立档案目录。2.档案整理应遵循便于查询、保管和利用的原则，确保档案资料的系统性和规范性。（三）档案保管1.销售合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案库房内。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案资料的安全和完整。对于损坏或变质的档案资料，应及时进行修复或更换。（四）档案利用1.公司内部人员因工作需要查阅销售合同档案的，应填写档案查阅申请表，经相关