人力资源流程标准化操作及问题处理手册

人力资源流程标准化操作及问题处理手册本手册旨在规范公司人力资源全流程操作，统一执行标准，明确各环节责任分工，提升工作效率，降低操作风险。手册适用于公司各部门及全体员工，涵盖员工从入职到离职的全生命周期管理，以及日常考勤、绩效、培训等关键场景。各部门需参照手册内容执行，人力资源部负责流程监督、定期更新及问题协调。第一章员工入职管理流程一、适用情境新员工通过面试录用、背景调查通过后，需完成入职准备、材料提交、合同签订、入职引导及试用期跟踪的全流程操作，保证员工顺利融入公司并明确岗位职责与权益。二、操作流程指引步骤1：入职前准备（人力资源部主导）录用确认：人力资源部向候选人发送《录用通知书》，明确入职时间、岗位、薪资、需携带材料（证件号码复印件、学历学位证书复印件、离职证明、体检报告等）。材料准备：人力资源部提前准备劳动合同、员工手册、工牌、办公用品、工位安排（通知IT部开通账号、行政部门准备办公设备）。部门对接：人力资源部与用人部门沟通，确认入职导师（通常为部门负责人或资深员工），告知其新员工基本信息及带教计划。步骤2：入职当天办理（新员工与人力资源部协同）材料提交与核验：新员工提交《入职材料清单》中的纸质材料，人力资源部核验原件与复印件一致性，留存复印件。信息录入：人力资源部指导新员工填写《员工信息登记表》，采集基本信息（含紧急联系人、银行卡号等），同步录入人力资源系统。合同签订：人力资源部讲解劳动合同条款（含试用期、岗位职责、薪酬结构等），双方签字盖章，员工留存一份合同原件。物品发放：发放工牌、办公用品、员工手册，带领新员工熟悉办公区域（茶水间、会议室、卫生间等）。步骤3：入职引导（用人部门与人力资源部协同）部门介绍：用人部门负责人向部门成员介绍新员工，说明岗位职责、汇报关系及团队协作要求。岗位培训：入职导师带领新员工学习岗位SOP、工作工具使用方法，安排1周内熟悉基础工作内容。制度宣贯：人力资源部组织新员工参加入职培训，讲解公司文化、考勤制度、奖惩机制、保密协议等核心内容。步骤4：试用期跟踪（人力资源部与用人部门协同）定期沟通：入职后第1周、第1个月，人力资源部与新员工及入职导师分别沟通，知晓适应情况及问题，协助解决困难。试用期评估：试用期结束前10个工作日，用人部门负责人填写《试用期员工评估表》，从工作态度、业务能力、团队协作等方面评分，提交人力资源部审核。转正或处理：评估合格者，办理转正手续；不合格者，根据公司规定延长试用期或解除劳动关系，需提前3日书面通知员工。三、相关表单模板表1-1：新员工入职材料清单序号材料名称份数备注1证件号码复印件2份需正反面复印2学历学位证书复印件1份需加盖学校公章3离职证明1份原单位盖章4体检报告1份三个月内有效5银行卡复印件1份需注明开户行表1-2：员工信息登记表姓名性别出生日期政治面貌证件号码号联系方式紧急联系人学历专业毕业院校从业年限岗位部门入职日期劳动合同期限表1-3：试用期员工评估表员工姓名部门岗位试用期评估项目评分标准（1-5分）得分评语工作完成质量优秀5分，良好4分，合格3分，待改进2分，不合格1分学习适应能力同上团队协作意识同上是否建议转正□是□否部门负责人签字：四、关键提示材料核验需严格把关，避免虚假信息入职（如学历造假、未提供离职证明导致法律风险）。劳动合同需一式两份，双方签字盖章后各执一份，电子版同步存档至人力资源系统。试用期评估需客观公正，评估结果需经员工本人签字确认，避免劳动纠纷。第二章员工考勤管理流程一、适用情境规范员工日常出勤、请假、加班等行为，保证考勤记录准确，为薪资核算、绩效考核提供依据，维护公司正常工作秩序。二、操作流程指引步骤1：考勤规则告知（人力资源部主导）人力资源部制定《考勤管理制度》，明确工作时间（如9:00-18:00，午休1小时）、打卡方式（指纹/人脸识别/线上打卡）、迟到/早退/旷工定义及处罚标准。新员工入职时，人力资源部需口头及书面告知考勤规则，员工签字确认后存档。步骤2：日常考勤记录（员工与部门负责人协同）打卡管理：员工每日上下班通过指定系统打卡，因公外出（如客户拜访、培训）需提前在系统提交“外出申请”，经部门负责人审批后视为正常出勤。异常申报：忘记打卡、打卡失败等情况，员工需于2个工作日内提交《考勤异常申报单》，说明原因（如系统故障、突发疾病），附相关证明（如医院病历），部门负责人审核后报人力资源部备案。步骤3：请假审批（员工主导，部门负责人与人力资源部协同）请假类型：包括事假、病假、年假、婚假、产假等，需提前申请（紧急情况可事后补申请，但需在3个工作日内提交材料）。审批流程：员工在系统填写《请假申请单》，选择请假类型、起止时间、事由；部门负责人审批（根据工作安排审批是否同意）；人力资源部审核（病假需附医院证明，年假需核对员工累计工龄）；审批通过后，系统自动更新考勤记录，员工同步知晓审批结果。步骤4：加班管理（员工与部门负责人协同）加班申请：因工作需要加班，员工需提前1日提交《加班申请单》，说明加班事由、时长、工作内容，部门负责人审批后报人力资源部备案。加班核算：加班可调休（需在3个月内使用）或发放加班费（按国家规定标准），人力资源部每月统计加班记录，随工资发放。步骤5：考勤统计与核对（人力资源部主导）月度结束后3个工作日内，人力资源部导出考勤数据，核对打卡记录、请假/加班审批单，《月度考勤统计表》。部门负责人需核对本部门员工考勤记录，签字确认后反馈至人力资源部；员工如有异议，需在统计表发布后2个工作日内提出，逾期视为认可。三、相关表单模板表2-1：考勤异常申报单姓名部门岗位申报日期异常类型□忘记打卡□打卡失败□其他（请注明）异常时间年月日上/下午异常原因证明材料□无□病历□监控截图□其他（请注明）员工签字部门负责人审批表2-2：请假申请单姓名部门岗位请假类型□事假□病假□年假□婚假□产假请假时间年月日至年月日，共天时请假事由工作交接（简述交接对象及内容）员工签字部门负责人审批人力资源部审核表2-3：月度考勤统计表部门姓名应出勤天数实际出勤迟到次数早退次数事假天数病假天数加班时长备注四、关键提示考勤记录需实时更新，避免月底集中补录导致数据失真；外出审批需提前完成，事后补申请需注明原因并附证明。请假审批需遵循“先审批后休假”原则，未经批准擅自离岗按旷工处理；病假超过3个工作日需提供二级及以上医院证明。加班需以工作完成为目的，避免“无效加班”，调休需提前与部门负责人确认时间，保证工作不受影响。第三章员工绩效管理流程一、适用情境通过周期性绩效评估，客观评价员工工作表现，明确改进方向，将绩效结果与薪酬调整、培训发展、晋升等挂钩，激发员工积极性，提升组织整体效能。二、操作流程指引步骤1：绩效目标设定（人力资源部与用人部门协同）周期确定：绩效周期分为月度、季度、年度，根据岗位性质设定（如销售岗季度考核，职能岗年度考核）。目标制定：用人部门负责人与员工共同制定《绩效目标计划表》，目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性），包含关键绩效指标（KPI）及重点工作任务。目标审核：人力资源部审核目标合理性，保证与部门及公司目标一致，审核通过后双方签字确认，同步录入绩效管理系统。步骤2：过程辅导与跟踪（用人部门主导）定期反馈：部门负责人每月/季度与员工进行1次绩效沟通，回顾目标完成进度，指出存在问题，提供资源支持（如培训、跨部门协作）。记录存档：员工填写《绩效过程记录表》，记录关键工作成果、遇到的困难及改进措施，部门负责人签字确认后报人力资源部备案。步骤3：绩效评估（员工自评、互评、上级评价，人力资源部汇总）自评：绩效周期结束后，员工对照《绩效目标计划表》进行自评，填写《绩效自评表》，说明目标完成情况、自我评价及改进建议。上级评价：部门负责人结合员工自评、过程记录及实际表现，填写《绩效评估表》，从目标完成度、工作能力、工作态度等维度评分，并给出评语。结果汇总：人力资源部汇总自评与上级评价结果，计算最终得分（如自评占30%，上级评价占70%），确定绩效等级（优秀、良好、合格、待改进、不合格）。步骤4：绩效结果应用（人力资源部主导，各部门协同）薪酬调整：绩效结果与薪资挂钩，如优秀者发放绩效奖金（为月薪的10%-20%）、优先考虑调薪；不合格者不发放奖金，限期改进。培训发展：针对待改进员工，制定个性化培训计划（如技能培训、导师带教）；优秀员工纳入人才库，优先提供晋升机会。改进计划：绩效等级为“待改进”及以下的员工，部门负责人需与其共同制定《绩效改进计划》，明确改进目标、时限及措施，跟踪落实情况。步骤5：绩效反馈与申诉（人力资源部与员工协同）绩效面谈：人力资源部组织部门负责人与员工进行绩效面谈，反馈评估结果，肯定成绩，指出不足，听取员工意见。申诉处理：员工对评估结果有异议，可在结果公布后3个工作日内提交《绩效申诉表》，人力资源部在5个工作日内核实情况，反馈处理结果。三、相关表单模板表3-1：绩效目标计划表姓名部门岗位绩效周期年第季度关键绩效指标（KPI）目标值权重完成时限备注例：销售额100万元40%2023年12月31日重点工作任务任务描述权重完成时限负责人例：新产品推广方案完成方案并落地实施30%2023年10月30日张*员工签字部门负责人签字人力资源部审核表3-2：绩效自评表姓名部门岗位绩效周期年第季度目标项目标值实际完成完成率自我评价（简要说明）销售额100万元95万元95%受市场影响未达标，但新客户开发超额完成新产品推广方案完成方案并落地已完成方案，10月底落地100%方案获得客户认可，推广效果良好改进建议加强市场数据分析，提升销售额预测准确性员工签字表3-3：绩效评估汇总表姓名部门岗位绩效周期自评得分上级评价得分最终得分绩效等级上级评语□优秀□良好□合格□待改进□不合格四、关键提示绩效目标需上下级共同制定，避免“目标摊派”，保证员工对目标有认同感；目标设定后原则上不予调整，若遇公司战略调整等特殊情况，需重新审批。过程辅导需及时，避免“重结果轻过程”，部门负责人需主动关注员工工作进展，提供必要支持。绩效评估需客观公正，避免“人情分”，评估结果需有数据支撑（如销售额、项目完成率）；绩效面谈需注重双向沟通，避免“单向批评”。第四章员工离职管理流程一、适用情境员工因个人原因（如职业发展、家庭原因）或公司原因（如岗位调整、劳动合同到期）提出或解除劳动关系时，规范离职申请、工作交接、手续办理等流程，保证工作平稳过渡，规避法律风险。二、操作流程指引步骤1：离职申请（员工主导，部门负责人与人力资源部协同）申请类型：包括主动辞职（需提前30日书面通知）、公司解除（需提前30日书面通知或支付代通知金）、劳动合同到期终止（提前30日沟通续签意向）。提交申请：员工填写《离职申请单》，说明离职原因、预计离职日期（试用期员工需提前3日通知），签字后提交部门负责人。步骤2：离职审批（部门负责人与人力资源部主导）部门审批：部门负责人评估离职影响（如工作交接难度、团队稳定性），签署是否同意离职意见，反馈至人力资源部。人力资源部审核：人力资源部核对员工劳动合同期限、考勤记录、绩效情况，确认离职日期是否符合法律规定，审批后通知员工办理离职手续。步骤3：工作交接（员工与交接人协同，部门负责人监督）交接清单：员工与部门负责人共同制定《工作交接清单》，列明交接内容（工作资料、客户信息、资产设备、待办事项等）、交接人、接收人及完成时限。交接执行：员工逐项移交资料，接收人核对无误后签字确认；部门负责人监督交接过程，保证无遗漏。步骤4：离职手续办理（员工与各部门协同）物品归还：员工将工牌、电脑、钥匙、办公用品等公司资产交还行政部门，填写《资产归还清单》，签字确认。权限回收：IT部回收员工系统账号（如OA、邮箱、业务系统）权限，删除电脑个人文件。薪资结算：人力资源部核算员工薪资（含未发工资、未休年假工资、经济补偿金等），确认无误后提交财务部，离职当日通过银行转账发放。离职证明：人力资源部开具《离职证明》（注明劳动合同期限、离职日期、岗位等信息），加盖公司公章，员工签字领取。步骤5：离职后跟进（人力资源部主导）离职访谈：员工离职后3个工作日内，人力资源部进行离职访谈（面谈或线上），知晓离职原因、对公司及部门的建议，填写《离职访谈记录表》。资料归档：人力资源部将离职申请、交接清单、离职证明等资料存入员工档案，保存期限不少于2年。三、相关表单模板表4-1：离职申请单姓名部门岗位入职日期劳动合同期限离职类型□主动辞职□公司解除□合同到期离职原因预计离职日期年月日实际离职日期年月日工作交接情况（简述交接内容及进展）员工签字部门负责人审批人力资源部审核表4-2：工作交接清单交接内容详细说明数量/份数交接人接收人交接日期确认签字客户资料A项目客户联系方式及跟进记录1份张*李*2023-10-15电脑设备联想ThinkPad（资产编号：XXX）1台张*行政部2023-10-15待办事项B方案终稿（需11月5日前提交）1份张*王*2023-10-15表4-3：离职证明（模板）离职证明张*先生/女士，证件号码号：XXXXXXXXXXXXXXXXXX，于XXXX年XX月XX日入职本公司XX部门XX岗位，劳动合同期限为XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日。因个人原因，双方协商一致，于XXXX年XX月XX日解除劳动关系。在职期间，张*先生/女士表现良好，已办理完毕离职手续，无任何劳动纠纷。特此证明。公司（盖章）：日期：XXXX年XX月XX日四、关键提示离职申请需书面提交，避免口头沟通导致争议；员工提交离职申请后，需在岗工作至离职日期，不得擅自离岗。工作交接需全面、细致，尤其是客户资料、核心数据等，避免因交接不清导致公司损失；部门负责人需全程监督，保证交接完成。离职证明需客观真实，不得包含虚假信息（如“不胜任工作”等表述），避免引发法律风险；薪资结算需在离职当日完成，不得无故拖欠。第五章员工培训管理流程一、适用情境通过系统化培训提升员工专业能力、岗位技能及职业素养，满足公司发展需求，支持员工个人成长，打造学习型组织。二、操作流程指引步骤1：培训需求调研（人力资源部主导，各部门协同）需求收集：人力资源部通过问卷调研、部门访谈、绩效分析等方式，收集各部门培训需求（如新员工入职培训、岗位技能提升、管理能力培训）。需求汇总：人力资源部汇总各部门需求，结合公司战略目标（如年度业务拓展、新业务上线），制定年度培训计划，明确培训主题、对象、时间、预算等。步骤2：培训实施（人力资源部与各部门协同）方案制定：针对每项培训，人力资源部与需求部门共同制定培训方案，包括讲师安排（内部讲师/外部讲师）、培训形式（线上/线下/混合）、场地物料（教材、投影仪、签到表等）。通知发布：培训前3个工作日，人力资源部通过邮件、系统公告发布培训通知，明确培训时间、地点、内容及注意事项，员工报名确认。培训组织：培训当天，人力资源部负责签到、发放资料、维持纪律；需求部门配合讲师组织学员互动，保证培训效果。步骤3：培训过程管理（人力资源部主导）纪律监督：学员需按时参加培训，不得迟到早退；特殊情况需请假，经部门负责人及人力资源部审批后备案。内容记录：人力资源部安排专人拍摄培训照片、录制视频（需提前征得讲师同意），收集学员反馈意见，填写《培训过程记录表》。步骤4：培训效果评估（人力资源部主导，学员与讲师协同）反应评估：培训结束后，学员填写《培训效果评估问卷》，从讲师水平、内容实用性、组织情况等方面评分，提出改进建议。学习评估：通过考试、实操演练等方式，检验学员对培训内容的掌握