采购需求申请与审批流程清单

采购需求申请与审批流程清单适用场景与业务背景本流程适用于企业内部各类采购需求的规范化管理，涵盖但不限于以下场景：日常办公采购：如文具耗材、办公设备（电脑、打印机等）、劳保用品等；项目物资采购：如研发项目所需原材料、生产设备配件、市场活动物料等；服务类采购：如咨询培训、IT运维、后勤服务等非物资类需求；应急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需紧急处理的采购事项。通过标准化流程，保证采购需求合理、审批高效、资源合规使用，避免重复采购或资源浪费。全流程操作步骤详解第一步：采购需求发起与申请责任主体：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）操作说明：申请人根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预估单价，填写《采购申请单》（见模板表格）；收集相关支撑材料（如市场询价单、技术参数说明、项目审批文件等），作为申请单附件；在OA系统或采购管理系统中提交申请，选择对应审批流程，并抄送部门负责人。第二步：部门负责人初审责任主体：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）操作说明：审核采购需求的必要性：是否符合部门年度工作计划、是否为重复采购、是否有替代方案；审核需求内容的合理性：规格型号、数量是否匹配实际工作场景，预估单价是否与市场价格基本一致；审核预算匹配度：是否有部门预算额度，是否需跨部门协调资源；审核通过后，在审批流程中签署意见并转至采购部门；若不通过，注明原因并退回申请人修改。第三步：采购部门复核责任主体：采购部门专员/负责人操作说明：复核采购需求的专业性：技术参数、服务标准是否符合企业规范，是否需进一步明确需求细节；复核采购方式的合规性：根据金额、品类判断是否适用询价、比价、招标或单一来源采购（参照企业《采购管理办法》）；复核库存情况：对于常用物资，查询库存是否可满足需求，避免重复采购；复核预算总额：汇总各部门采购需求，检查是否超出年度或季度采购预算，若超预算需说明理由并提交财务部门预审；复核通过后，转至财务部门审核；若需调整采购方式或补充材料，与需求部门沟通后修改。第四步：财务部门预算审核责任主体：财务部门专员/负责人操作说明：审核采购预算的准确性：预估总价是否与预算科目匹配，是否存在预算挪用风险；审核资金来源：是否为部门自有预算、专项项目预算或需申请额外资金；审核付款条件：是否符合企业财务制度（如预付款比例、发票类型等）；审核通过后，转至分管领导审批；若预算不足或付款条件不符，退回采购部门调整需求。第五步：分管领导审批责任主体：公司分管采购/财务/业务的副总经理操作说明：审核采购事项的战略匹配度：是否符合公司年度目标、重点项目优先级；审批大额或特殊采购：对超出一定金额（如5万元）或涉及关键物资的采购，重点评估性价比与风险；审批通过后，转至总经理（或授权审批人）终审；若需优化方案，反馈至采购部门。第六步：总经理终审责任主体：公司总经理/常务副总经理操作说明：对重大采购事项（如单笔超10万元、新增供应商合作等）进行最终决策；审批通过后，流程返回采购部门，启动采购执行；若未通过，注明原因并终止流程。第七步：采购执行与供应商管理责任主体：采购部门操作说明：根据审批结果，通过指定采购平台（如采购网、企业供应商库）实施采购，保证公开透明；紧急采购需在审批流程中标注“紧急”字样，可简化部分环节，但事后需补全手续；与供应商签订合同，明确交付时间、质量标准、验收方式及违约条款；跟踪订单进度，保证按时到货，同步更新采购台账。第八步：验收入库与资料归档责任主体：需求部门申请人、仓库管理员、采购部门操作说明：需求部门对照采购清单进行验收，检查数量、质量、规格是否符合要求，填写《验收单》；仓库管理员对物资类采购办理入库手续，登记库存台账；服务类采购需提交成果报告（如培训课件、运维报告等）；采购部门收集《采购申请单》《审批意见》《合同》《验收单》《发票》等资料，整理归档，保存期限不少于3年。采购申请单模板及填写说明字段名称填写要求申请单号系统自动，格式为“CG-YYYYMMDD-XXX”（如CG20231001-001）需求部门填写申请部门全称（如“市场部”“研发中心”）申请人填写申请人姓名，用代替（如“张”）联系方式填写办公电话或内线分机号申请日期填写提交申请的日期（格式：YYYY-MM-DD）采购物品/服务名称填写具体名称（如“联想ThinkPad笔记本”“年度法律咨询服务”）规格型号/技术参数详细描述物品规格或服务要求（如“CPU:i5-1240P,内存:16G,硬盘:512GSSD”）采购数量填写阿拉伯数字，单位需明确（如“台”“次”“项”）预估单价（元）参考市场价填写，保留两位小数预估总价（元）=单价×数量，系统自动计算采购用途说明具体使用场景（如“新员工入职办公”“XX研发项目测试”）紧急程度选择“普通”“紧急”“特急”（特急需注明原因，如“生产设备故障停机”）附件清单列出支撑材料名称（如“3家供应商报价单”“技术参数说明书”）部门负责人意见由部门负责人填写，签字并注明日期（如“同意采购，按流程办理”）采购部门意见由采购部门填写，注明“建议询价”“已核对预算”等财务部门意见由财务部门填写，注明“预算充足”“需追加预算”等分管领导意见由分管领导签字，注明是否同意总经理审批意见由总经理签字，最终决策结果流程执行关键要点提示需求真实性：申请人需对采购需求的真实性、准确性负责，不得虚报、瞒报或编造用途。审批时限：各环节审批人需在2个工作日内完成审核（紧急采购可缩短至1个工作日），无正当理由不得拖延。预算刚性：无预算或超预算的采购需提前提交预算调整申请，经财务部门及分管领导审批后方可发起流程。附件完整性：金额超5000元的采购需提供至少2家供应商的书面报价单，服务类采购需提供需求方案或合作框架。紧急采购处理：因突发情况需紧急采购时，可先