档案管理办法

logo档案管理办法公司名称档案管理办法一、总则（一）为加强和规范集团档案管理工作，安全保护及便于为集团经营和各项工作提供利用档案，根据国家有关法律法规，特制定本办法。（二）本办法适用于集团及集团所属子公司档案管理工作。（三）本办法所称集团档案，是指集团公司及子公司过去和今后在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（档案载体包括:纸张、胶片、磁带、光盘、信息数据资料或实物等）。（四）本办法所称集团档案管理，主要包括：集团档案的移交、接收、整理、保管、借阅和销毁等工作。（五）集团档案管理工作实行统一领导、分级管理、集中保管、维护档案完整与安全、便于各项工作利用的原则。（六）集团档案材料的归档范围和保管期限按集团《文件材料归档范围及档案保管期限规定》执行。二、引用主要法规《中华人民共和国档案法》（1996修正）；GB/TXXXX—2008代替GB/T9705—88《文书档案案卷格式》、GB/T15418-94《档案分类标引规则》；中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》、DA/T13-1994《档号编制规则》；国家档案局、国家经贸委、国家计委档发[2002]5号《企业档案管理规定》；2012年12月17日国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》。三、档案管理部门及职责（一）集团档案主管部门依法履行下列职责：

1.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定集团文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

2.统筹规划并负责集团档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

3.指导集团各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

4.监督、指导集团所属机构的档案工作。（二）财务部门负责集团财务档案的管理。对非财务专业的财务工作性文件资料，应交集团档案室统一管理。（三）工程技术档案、基建档案和设备档案资料，由职能部门整理或交集团档案室整理后统一管理。（四）人事档案由人力资源部门负责管理。要建立登记、接收、转移手续，无接收单位同意接收证明，人事档案不得交由员工个人自带。（五）集团其他职能部门负责本部门应归档文件资料的收集、整理，并定期交集团档案部门集中管理，任何人不得拒绝归档。（六）集团档案主管部门、各职能部门及集团所属子公司应指定专人负责档案及应归档文书材料的管理工作，并保持相对稳定。（七）集团档案主管部门及各职能部门的档案管理人员，应忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力，严格履行档案管理工作职责。四、档案材料的收集、鉴别和分类（一）收集1.集团档案主管部门应于每年一月，组织完成将集团上年度生成的各类应归档文件材料，按要求移交到集团档案室，集团档案室应于每年三月完成上年度档案的全面整理归档工作。2.集团各部门及集团所属子公司档案管理人员，负责将本部门（单位）应移交归档保存的各类文件材料，按集团要求及时完成收集移交工作。3.个人不得保存应当归档的公文。凡属个人使用应归档文件资料的，必须按规定及时移交归档，凡拖交或拒不移交的，责令改正并给予50—500元的罚款。4.集团应归档文件材料收集移交时，填写《档案资料收集归档清单》一式两份，移交部门和集团档案室双方签字各留一份。5.电子文件的收集归档（1）集团电子文件（指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件），视情采用逻辑归档（不改变电子文件原存储方式和位置，将管理权限向档案部门移交）和物理归档（将电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案部门移交）的方法收集归档。（2）电子文件收集归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》，合格率达到100％时方可进行交接。检验项目如下：——载体有无划痕，是否清洁；——有无病毒；——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件与电子文件一同移交。（3）电子文件形成部门或信息管理部门，应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向集团档案室移交，并按档案管理要求格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。移交时以盘为单位填写《归档电子文件登记表》。（4）电子文件的归档范围、保管期限和密级划分等，参照集团关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。（5）电子文件逻辑归档可实时进行，物理归档应按照集团纸质文件的规定定期完成。（6）电子文件移交归档时，可集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。（7）归档电子文件载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。（8）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。（9）具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。（10）应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。（二）鉴别集团档案室应对所收集的文件材料进行鉴别：清除无效的文件材料；剔除不在立卷归档范围的文件材料；剔除没有保存价值的材料；剔除相同重复的文件材料（公文立卷归档保存一份）；鉴别文件材料的真伪。（三）分类1.集团档案材料的分类，应根据归档文件材料的形成年度、相互联系、特征和保存价值等进行，要保证归档文件材料的齐全、完整，能正确反映集团的主要情况，便于保管和利用。2.集团档案材料采用大类目（一级类目）、小类目（二、三级类目）相结合的分级分类法，其类别可根据实际情况增、减。主要类目如下：一级类目档案材料范围经营类集团经营决策（含工商注册及变更）、经营计划及统计工作、财务管理、物料管理、产品营销、企业运行管理工作中形成的档案。生产类集团生产调度、产品制造、安全生产、品质管理、能源管理、劳保管理、环保、计量、标准和信息管理过程中形成的档案。产品及研发类集团产品设计、研发、技改活动中形成的科技文件及实验、总结鉴定验收材料、成果奖励申报材料和推广应用材料。行政类集团行政事务、办公、车辆、安保、环卫、生活后勤、福利、对外往来工作中形成的档案。人事类集团定岗定编、人员聘用及劳动合同管理、薪资、社会保险、考核、奖惩、培训管理等形成的档案以及员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。基建类集团在建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、设计、施工、改扩建、维修和管理过程中形成的档案，包括基建工程的前期工作档案、设计档案、施工档案和竣工验收档案。设备仪器类集团在设备仪器购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理和报废等过程中形成的档案。党群类集团党组织、工青妇组织、协(学)会等组织在各项工作活动中形成的档案。会计类集团经济管理活动中形成的具有保存价值的核算材料，包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、其它等。荣誉实物类集团获得各种奖励的荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及宣传报道刊物等。声像档案集团利用现代科学技术将声音和图像记录在磁性材料、感光材料或其他合成材料等非纸质材料上形成的档案及照片等。电子档案集团以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。一级类目二级类目三级类目备注代号类目名称代号类目名称代号类目名称J经营公元纪年数档案所属年度企业登记、运营、财务管理、销售等S生产公元纪年数档案所属年度生产、安全、质量、能源、计量、标准、环保等W物料含原材料采购C产品及研发C产品及研发管理B变压器G干变变压器D电力变变压器Y油变变压器K控制柜代字或数产品型号Y用户产品技术资料T通用、一般技术资料Q其它含产品宣传Z行政公元纪年数档案所属年度含职业健康R人事公元纪年数档案所属年度G基建X项目S施工图J竣工图Q其它B设备仪器公元纪年数设备管理及其它J检测、检验T特种设备X机械设备C设备采购Q党群管理公元纪年数档案年度K会计01凭证02账簿03报表、报告04其它Y荣誉实物01奖状02锦旗03奖杯04证书05其它X声像档案01光盘02录像带03照片、底片04录音带D电子档案W文本格式T图片格式S视频格式Y音频格式四、档案整理（一）单份文件材料的整理单份文件材料的整理主要包括：对永久、长期保存的文件材料去掉金属钉；对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱；对小于A4纸的文件材料用A4白纸粘贴；对字迹已扩散、有铅笔、红色钢笔字迹的文件材料，或易掉色的传真件，应复制并与原件一并立卷；编写页号等。归档电子文件以件为单位整理。（二）组卷1.组卷应遵循按文件材料的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的原则。2.集团档案材料一般按年度——类别——保管期限——问题分类组卷。3.经营类、生产类、行政类、人事管理类、党群类档案可按件（或卷）整理组卷。以“件”为单位组卷的，应将文件正本与定稿应作为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。4.件（卷）内的排列：（1）按照事由结合时间、重要程度排列。（2）在每件文件中：正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后。（3）会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访案件形成的材料要分别集中排列。5.技术、设备仪器、基建、荣誉实物、声像档案及员工档案等，依照其在形成和处理过程中的联系，按同一性、成套性的组卷要求进行整理组卷。6.电子文档（物理归档）按照形式—年度—保管期限—机构(问题)分类、组卷。归档电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态，并在存储电子文件的载体或装具上，贴有注明载体全宗号、类别号、序号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签。（三）装订归档文件和案卷可装订也可不装订，装订时采用线装订（三孔一线打活结），也可用其他方法装订，但须符合档案保护要求。编号1.集团档案文件的编号，一般由全宗号+分类代号+文件件号（三位数字）等组成：编号结构为：“××××-×……n-×××-×”，即：全宗号——类别号——件、页（张）号。档案文件的编号用铅笔书写。（1）全宗号——档案室（馆）给定每个全宗的代码集团公司及所属子公司作为独立法人单位（立档单位），其全宗号依照国家档案行业标准DA/T13-1994《档号编制规则》编制为：立档单位全宗号子公司1Y001子公司2E001子公司3S001子公司4F001子公司5W001子公司6L001（2）类别号——档案类别的代码（即前述档案分类代号）编写类别号时，对不同级类别用间隔符“·”分开（不产生误解时可省略间隔符）。类别号一般不应超过三级。（3）件号——案卷内文件的顺序号不整卷装订的案卷，卷内文件必须按件装订并用阿拉伯数字逐件编定卷内文件排列顺序号（不应有空号）。（4）页（张）号——案卷内文件每页（张）的顺序号用阿拉伯数字标识卷内文件各页（张）的排列顺序号（不应有空号）。案卷号、目录号——案卷、目录排列的顺序号在案卷上及案卷目录中用三位阿拉伯数字分别标识案卷、目录的排列顺序号（不应有空号、重号）。五、档案的分级集团档案根据其重要性、时效性等，分为机密、重要和普通档案。（一）机密档案主要包括：1.财务报告、会计凭证、会计账簿；2.公司年度经营计划及审计资料、高管离职审计；3.投资、融资、纳税资料；4.重要技术及产品研发文件等。（二）重要档案主要包括：1.公司注册、变更、董事会、股东会、监事会文件；2.法律文书、各类合同、规章制度；3.公司长期发展规划；4.中层以上管理人员人事资料等。六、档案的借用（一）查阅、借用和复印档案时，申请人须填写《档案查（借）申请单》，按审批程序报批后，方可办理借出。（二）查阅、借用和复印集团档案室普通档案的，须经集团档案主管部门领导批准；查阅、借用、复印管理类重要、机密档案的，由集团总裁或总裁委托领导批准；查阅、借用和复印股东会、董事会重要档案的视情经董事长、总裁批准。（三）各部门尚未移交集团档案室的档案材料，查阅、借用和复印普通档案材料的，由档案所在部门负责人批准；重要档案材料由集团分管领导批准；机密档案材料由集团总裁批准。（四）复印重要、机密档案材料并送往外单位使用的，须签注限于使用范围。（五）借阅人必须爱护档案，维护档案资料的完整与安全，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽页、拆散、摘抄、翻印、转借。（六）档案借出时间一般不超过一周，归还时，档案管理人员应对档案的完整情况进行检查验收。如发现遗失、损坏或其他异常情况，应向档案主管部门及集团主管领导反映，集团视情给予责任人相应处罚。（七）未经集团主管领导同意或非人力资源管理人员，不得查阅、接转员工档案，禁止员工查阅本人和亲友的档案。（八）归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。七、档案的保管（一）档案室（库）应做好防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫、防有害生物、防污染，保持室内清洁、空气流通和适宜的温、湿度。（二）档案柜架、案卷、资料必须摆放整齐，排列科学；室内严禁吸烟，严禁存放易燃品、私人物品及与档案无关的物品。（三）定期清理核对库存档案，做到帐、物相符；对破损或载体变质的档案，要及时进行修补或复制，以延长档案寿命。（四）无关人员一律不得进入档案室，管理人员离开档案室，要及时落锁，确保档案安全。（五）电子文档的保管1.归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：（1）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。（4）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。2.归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦