养老院物品管理制度

养老院物品管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国老年人权益保障法》《社会养老服务机构管理办法》等行业法规，结合企业内部管理规范化需求及养老服务质量安全防控专项要求制定。制度旨在规范养老院内物品采购、仓储、使用及处置全流程管理，防范物资管理风险，提升服务保障能力，保障老年人合法权益及机构运营安全。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属养老服务机构及全体员工，覆盖养老院内老年人生活用品、医疗耗材、设施设备、食品物资等物品的全生命周期管理场景。下属单位应遵照本制度建立二级管理制度，确保执行到位。第三条本制度核心术语定义如下：（一）养老院物品专项管理：指对养老院内各类物品从采购需求提出至最终处置的全过程进行系统性制度约束、流程控制与风险防控的综合性管理活动。（二）物品管理风险：指因物品管理流程不规范、制度执行不到位、外部环境变化等因素导致物资流失、老年人权益受损或机构运营中断的潜在危害。（三）合规操作：指所有物品管理活动严格遵循本制度及国家、行业相关规定，确保合法合规。第四条养老院物品专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：覆盖所有物品管理环节及业务场景，不留管理盲区。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门、各岗位的具体管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向原则：以风险防控为核心，重点管控高风险环节，实施差异化管理。（四）持续改进原则：定期评估管理效果，动态优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对养老院物品专项管理负总责，承担最终决策与推动责任；分管养老业务及运营的领导为直接责任人，负责制度落地监督与考核。第六条成立养老院物品专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括总部运营管理部、采购部、财务部、风控部及下属机构负责人。领导小组职责包括：统筹制度体系建设；协调跨部门重大事项；审批重大采购方案；监督考核执行情况。第七条领导小组下设办公室，挂靠运营管理部，负责日常管理事务，具体职能包括：组织制度宣贯培训；汇总分析风险信息；协调解决执行难题；编制管理报告。第八条牵头部门（运营管理部）职责：（一）制定完善物品管理制度体系，组织动态修订；（二）统筹全院物品需求测算与预算管理；（三）监督采购、仓储、领用等环节执行情况；（四）定期开展物品管理专项审计。第九条专责部门职责：（一）采购部：负责供应商准入、招标评审、合同管理；（二）财务部：负责资金支付审核、成本核算监督；（三）风控部：负责专项风险识别、预警及处置指导。第十条业务部门/下属单位职责：（一）养老服务机构：负责老年人个性化物品需求申报；（二）后勤保障组：负责物品验收、入库及日常维护；（三）医疗护理部：负责医用耗材专项管理。第十一条基层执行岗责任：（一）岗位人员须签署合规操作承诺书；（二）及时上报物品异常情况（如短缺、损坏、过期）；（三）严格执行物品交接、领用记录制度。第三章专项管理重点内容与要求第十二条采购管理标准：（一）供应商准入需通过资质审核、产品检测、服务评估；（二）公开招标项目须发布采购公告，禁止化整为零规避；（三）老年人特殊需求物品采购应经护理评估确认。第十三条仓储管理要求：（一）物品分区分类存放，食品与药品应专库存放；（二）建立物品出入库台账，实现账实相符；（三）定期盘点，对滞销物资提前预警。第十四条领用管理规范：（一）生活用品按标准配发，建立需求审批流程；（二）医疗耗材使用需医嘱或护理评估支持；（三）严禁截留、挪用、克扣老年人应配物资。第十五条质量控制要求：（一）采购物品必须符合国家3C认证或行业强制性标准；（二）建立抽检制度，对婴幼儿用品、食品实施100%检测；（三）不合格产品须立即隔离并追溯责任单位。第十六条特殊物品管理：（一）消毒用品需经双人复核领用；（二）食品物资须在保质期内使用，建立先进先出机制；（三）急救设备定期校验，确保随时可用。第十七条废弃处置要求：（一）医疗废弃物需交由有资质单位处理，全程视频监控；（二）废旧设施设备按规定报废，残值上缴总部；（三）记录所有处置过程，永久存档备查。第十八条禁止性行为：（一）严禁未经审批擅自采购或超预算采购；（二）严禁利用职务便利向供应商索贿或收受回扣；（三）严禁将物品管理权限交由亲属或利益相关人；（四）严禁对物品短缺、过期等问题瞒报、漏报。第十九条重点防控风险点：（一）采购环节：供应商围标、低价劣质产品；（二）仓储环节：物品错发、霉变、盗窃；（三）领用环节：虚报需求、克扣老年人份额；（四）处置环节：医疗废物非法倾倒。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）每两年开展制度适用性评估；（二）重大法规变化后30日内完成修订；（三）总部运营管理部每年牵头修订一次。第二十一条风险识别预警机制：（一）每季度开展专项风险排查，形成风险清单；（二）对高风险点（如集中采购、冷链物资）实施月度监控；（三）发布《物品管理风险预警通知》时须附整改要求。第二十二条合规审查机制：（一）采购合同签订前需经财务部合规审核；（二）新员工上岗后须通过物品管理合规考试；（三）所有审批节点必须记录操作人、时间、权限。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门限期整改，报专责部门备案；（二）重大风险启动应急预案，由领导小组派员现场督导；（三）紧急情况须在2小时内上报至分管领导。第二十四条责任追究机制：（一）违规采购导致损失，按金额10%-30%追究采购人员责任；（二）物品管理引发老年人投诉，扣减相关单位绩效分；（三）情节严重者移交人力资源部按《员工手册》处理。第二十五条评估改进机制：（一）每年12月组织第三方评估管理有效性；（二）根据评估报告修订制度流程图；（三）对连续三年排名靠后的单位实施专项辅导。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）各级负责人须在管理会议中汇报履职情况；（二）下属机构每半年向总部提交管理报告；（三）建立《物品管理责任清单》，明确到岗到人。第二十七条考核激励机制：（一）将制度执行情况纳入年度绩效考核权重20%；（二）对优秀管理单位给予专项奖励，金额不超过年采购总额的1%；（三）连续两年考核不合格的单位负责人不得评优。第二十八条培训宣传机制：（一）新员工岗前培训须包含物品管理模块；（二）每年6月、12月开展全员实操考核；（三）制作《物品管理十不准》宣传手册。第二十九条信息化支撑：（一）上线物品管理信息系统，实现采购、仓储、领用数据共享；（二）系统自动校验采购阈值，超限触发审批预警；（三）建立物品全生命周期追溯码。第三十条文化建设：（一）设立“物品管理日”，开展技能竞赛；（二）定期评选“最美保管员”；（三）公示年度管理优秀案例。第三十一条报告制度：（一）风险事件报告须包含时间、地点、过程、处置措施；（二）年度管理报告需附数据图