低值易耗品采购及盘点流程

一、低值易耗品概述低值易耗品是单位价值较低、使用期限较短，无法按固定资产核算的用具物品（如办公文具、小型工具、劳保用品等）。这类资产虽单值不高，但使用频率高、流转快，若管理失序易造成资源浪费或资产流失。规范采购与盘点流程，对企业成本控制、资产管理效率提升具有关键作用。二、采购流程管理（一）需求申报与审批各部门结合实际工作场景，由使用人或部门负责人填报《低值易耗品需求申请表》，明确物品名称、规格、预计用量、预算金额及使用场景。申请表需经部门主管初审（重点核查需求合理性，如是否与现有库存重复、是否匹配岗位实际需要），再提交至采购/行政部门复核。若为批量采购或金额较高的需求，需经分管领导终审，确保预算可控。（二）供应商选择与询价采购部门需建立合格供应商名录，优先从资质合规（如营业执照、质量认证）、合作记录良好的供应商中筛选。针对需求物品，通过电话、邮件或实地考察等方式向至少3家供应商询价，对比价格、质量、交货周期、售后服务（如退换货政策、质保期限）。长期采购的品类可签订框架协议，锁定价格与服务条款，降低后续采购成本。（三）采购执行与验收1.采购下单：确认供应商后，签订采购合同或开具采购订单，明确物品明细、数量、单价、交货时间、验收标准等。小额采购（如办公文具）可通过企业采购平台或固定供应商直接下单，简化流程。2.到货验收：物品送达后，由采购部门联合使用部门共同验收。核对实物与订单/合同是否一致，检查外观、质量（如工具是否完好、文具是否无损坏），清点数量并填写《低值易耗品验收单》，参与验收人员签字确认。若发现短缺、损坏或质量不符，及时与供应商沟通退换货，留存沟通记录及相关凭证。（四）入账与台账管理验收合格后，财务部门凭验收单、采购发票等单据办理入账，按会计准则计入“周转材料——低值易耗品”科目。同时，行政/资产管理部门需建立《低值易耗品管理台账》，记录物品名称、规格、数量、购入时间、使用部门、存放地点等信息，实现“一物一码”或“一类一账”管理，便于后续追踪。三、盘点流程管理（一）盘点计划制定1.范围与周期：根据企业规模与低值易耗品使用频率，设定盘点范围（如全公司或重点部门），周期可分为月度抽查、季度小盘点、年度全面盘点。年度盘点需覆盖所有在用、闲置、待报废的低值易耗品。2.组建盘点小组：由资产管理部门牵头，联合财务、使用部门人员组成盘点小组，明确分工（如账务核对、实地清点、记录汇总），提前培训盘点标准与方法。（二）实地盘点实施1.账实核对：盘点前，资产管理部门整理最新台账，生成盘点清单。盘点人员现场逐一核对实物与清单，记录实际数量、状态（如完好、损坏、闲置）。对同款物品（如办公文具），可通过“以旧换新”记录或使用部门反馈辅助确认。2.特殊情况处理：若发现账实不符，需标记差异物品，询问使用人/保管人原因（如临时借用、丢失、自然损耗），并拍照或记录现场情况，作为后续分析依据。对已报废但未核销的物品，需确认报废原因（如损坏无法使用），收集报废凭证（如报废申请单）。（三）差异分析与处理盘点结束后，盘点小组汇总差异数据，分析原因：记账错误（如入账延迟、数量登记错误）：由财务/资产管理部门调整台账，确保账实一致；自然损耗（如文具正常消耗）：按企业制度办理核销，更新台账；丢失/人为损坏：查明责任人，按规定追责（如赔偿、警告），并完善保管责任制度。（四）盘点报告与归档盘点小组撰写《低值易耗品盘点报告》，内容包括盘点基本情况、差异明细及原因分析、处理结果、改进建议（如优化采购计划、加强保管措施）。报告经部门主管审核后，提交至管理层备案，同时将盘点记录、差异处理凭证等归档，作为后续管理的参考依据。四、管理优化建议（一）信息化工具赋能引入ERP系统或资产管理软件，实现采购申请、审批、下单、验收、入账全流程线上化，自动更新台账；盘点时通过扫码枪或手机APP扫描物品二维码，快速核对账实，减少人为错误。（二）制度完善与责任落实明确各部门在采购、使用、保管中的责任（如使用部门需爱护物品、及时反馈损坏情况，资产管理部门定期检查台账准确性）。建立奖惩机制，对节约采购成本、盘点无重大差异的部门/个人给予奖励，对违规操作（如虚报需求、丢失物品）进行处罚。（三）培训与监督并重定期组织员工培训，讲解低值易耗品管理制度、盘点方法及信息化工具操作；资产管理部门不定期抽查库存与