销售合同审核标准化流程模板

销售合同审核标准化流程模板一、适用场景与目标本流程适用于各类企业销售部门、法务部门及相关协作岗位在处理销售合同审核时的标准化操作，旨在通过规范流程保证合同条款合规、权责清晰、风险可控，同时提升审核效率、明确责任分工，保障企业销售业务顺利开展及合法权益。二、审核全流程操作步骤（一）合同接收与初步登记操作内容：销售助理或合同接收人收到合同文本（含电子版及纸质版，电子版需确认格式为可编辑文档）后，首先检查合同是否具备基本要素：合同编号、合同双方全称（需与营业执照名称一致）、合同签订日期、标的物/服务描述、金额、履行期限、签署页等。对要素完整的合同，在《合同台账》中登记合同基本信息（包括但不限于合同编号、对方单位名称、合同类型、标的金额、提交日期、销售负责人、预计签署日期）；对要素缺失的合同，立即退回销售联系人补充完整，并记录退回原因及补充时限。责任岗位：销售助理/合同管理员输出成果：《合同台账》（电子版及纸质版）（二）形式审核：基础信息与完整性核对操作内容：销售经理或指定审核人对照《合同形式审核清单》，逐项核对以下内容：合同编号是否符合企业编码规则，是否重复；合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）是否准确完整，与营业执照复印件一致；合同金额大小写是否一致，币种是否明确；标的物/服务描述、规格、数量、质量标准等是否清晰无歧义；履行期限、地点、方式是否具体（如“收到预付款后30日内发货”“交货地点为买方指定仓库”）；签署页是否预留双方签字盖章位置，合同份数是否满足企业归档及对方需求。审核通过后，在《合同审核记录表》“形式审核”栏签署意见及姓名；审核不通过的，标注问题点并退回销售联系人修订，明确修订时限（原则上不超过2个工作日）。责任岗位：销售经理/销售部门负责人输出成果：《合同形式审核清单》（作为《合同审核记录表》附件）、《合同审核记录表》（三）业务实质审核：商务条款与可行性评估操作内容：销售负责人或业务骨干针对合同核心商务条款进行审核，重点关注：价格条款：单价、总价是否与报价单一致，折扣、促销政策是否明确，是否含税（税率及发票类型需注明）；支付条款：支付方式（如电汇、承兑汇票）、支付节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例及支付条件）、账户信息是否准确；交付条款：交付时间、交付批次、运输方式及费用承担方、验收标准及流程（如“按国家标准验收，买方在收到货物后5个工作日内提出异议”）；违约责任：双方违约情形及对应的违约金计算方式是否合理，是否约定争议解决方式（如仲裁/诉讼，明确管辖机构）；特殊约定：如保密条款、知识产权归属、不可抗力条款、合同变更/解除条件等是否符合业务实际。审核通过后，在《合同审核记录表》“业务实质审核”栏签署意见；对存在争议的条款，组织销售团队与对方协商，协商结果书面记录并作为合同附件。责任岗位：销售负责人/业务部门骨干输出成果：《合同商务条款审核记录》（可作为《合同审核记录表》附件）、《合同审核记录表》（四）法务合规审核：法律风险与条款合法性审查操作内容：法务专员或外聘律师针对合同法律条款进行合规性审查，重点核查：合同主体是否具备相应民事行为能力（如对方是否为依法注册并存续的企业，经营范围是否涵盖合同标的）；合同条款是否违反法律、行政法规强制性规定（如“不得约定‘霸王条款’”“禁止约定‘以合法形式掩盖非法目的’”）；格式条款是否存在《民法典》规定的无效情形（如“免除自身主要责任、加重对方责任、排除对方主要权利”）；知识产权条款（如涉及技术授权、商标使用）是否明确授权范围、期限及违约责任；争议解决方式、管辖约定是否明确且有效（如“约定由合同签订地有管辖权的人民法院管辖”）。审核通过后，在《合同审核记录表》“法务合规审核”栏签署“同意”意见；对存在法律风险的条款，提出修改建议并标注“需修订”，同步向销售部门解释法律依据及风险点。责任岗位：法务专员/法务部负责人输出成果：《合同法律风险审核意见书》（作为《合同审核记录表》附件）、《合同审核记录表》（五）风险评审与最终决策（重大/复杂合同适用）操作内容：对于标的金额超过企业规定阈值（如人民币50万元）或涉及特殊业务（如跨境销售、定制化服务、长期合作）的合同，需组织合同评审会，参会人员包括销售负责人、法务专员、财务专员、风控专员及分管领导。评审会重点讨论：业务可行性及市场风险（如对方履约能力、行业政策变动影响）；财务风险（如支付条款对企业现金流的影响，坏账风险评估）；法律风险汇总及应对措施；综合评估后是否签署合同。评审通过后，由分管领导在《合同审核记录表》“风险评审”栏签署最终决策意见；评审未通过，明确终止合作或进一步修订的方案。责任岗位：分管领导/评审会参会人员输出成果：《合同评审会议纪要》（需参会人员签字确认）、《合同审核记录表》（六）合同修订与确认操作内容：销售联系人根据各环节审核意见，与对方协商修订合同条款，保证所有审核意见均得到妥善处理（如法务要求修改的违约金条款需与对方达成一致）。修订后的合同需重新提交至各审核岗位进行复核（重点核查修订是否符合意见要求），复核通过后，在《合同审核记录表》“修订确认”栏由销售联系人及法务专员签字确认。责任岗位：销售联系人/法务专员输出成果：修订版合同文本（需标注修订版次及修订日期）、《合同审核记录表》（最终版）（七）签署与归档操作内容：销售联系人确认合同无误后，按企业用印流程申请合同盖章，保证合同文本与最终版《合同审核记录表》一致，签署页需由双方法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章（合同专用章）。合同签署完成后，销售助理在《合同台账》中更新“签署状态”“签署日期”，并将合同正本（至少一式两份，双方各执一份）、《合同审核记录表》及相关附件（如报价单、技术协议、评审会纪要）整理归档，电子版至企业合同管理系统。归档后，销售部门向财务部门、法务部门同步合同复印件，作为后续履约、开票、争议处理的依据。责任岗位：销售助理/档案管理员输出成果：已签署合同正本、《合同台账》（更新后）、《合同归档目录》三、配套工具表格（一）合同台账（模板）合同编号对方单位名称合同类型（如：产品销售/服务）标的金额（元）提交日期销售负责人预计签署日期实际签署日期归档编号备注例：XS-2024-001XX科技有限公司产品销售200,0002024-03-01张*2024-03-102024-03-12G2024-001含附件3份（二）合同审核记录表（模板）合同基本信息合同编号XS-2024-001合同名称《XX产品销售合同》对方单位XX科技有限公司提交部门销售一部提交人李*提交日期2024-03-01审核环节审核内容审核意见审核人审核日期备注形式审核主体信息、金额大小写、签署页等完整，同意签署王*（销售经理）2024-03-02业务实质审核价格、支付、交付、违约责任等建议明确“质保金为合同金额的5%，验收合格后12个月内支付”赵*（销售负责人）2024-03-03已与对方确认，修订为条款5.3法务合规审核法律条款、争议解决方式同意，违约金比例调整为“日万分之五”刘*（法务专员）2024-03-04风险评审综合业务、财务、法律风险同意签署陈*（分管副总）2024-03-05修订确认核对修订条款是否符合审核意见已按意见修订，确认无误李（销售联系人）刘（法务专员）2024-03-06（三）合同风险清单（参考）风险点风险描述审核要点应对措施主体资质风险对方不具备履约能力（如未年检、处于注销状态）核查对方营业执照、近一年财报、经营异常名录要求对方提供资质证明，必要时实地考察支付条款风险预付款比例过高、支付节点不明确检查预付款是否≤30%，是否约定“到货款”“验收款”等分阶段支付调整支付节奏，增加“收到发票后X日内支付”条件交付条款风险交付时间模糊（如“尽快交付”）、验收标准缺失明确具体日期、交付批次，引用国家标准/行业标准补充“交付时间为2024-04-30前，验收按GB/T19001-2016标准执行”违约责任风险违约金过低或过高、单方加重己方责任核查违约金是否合理（一般不超过实际损失30%）平衡双方责任，明确“违约金不足以弥补损失的，对方可主张赔偿”四、关键注意事项条款完整性：保证合同包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行、违约责任等），避免因条款缺失导致争议。法律合规性：审核时需结合最新法律法规（如《民法典》《消费者权益保护法》）及行业监管要求，禁止约定违反法律强制性规定的条款。风险动态识别：对于长期合作客户，需定期更新其信用状况；对