公司采购合同标准化审核模板

一、模板适用场景说明本标准化审核模板适用于公司各类日常采购合同的审核管理，涵盖原材料采购、办公用品采购、服务外包采购（如咨询、维护等）、低值易耗品采购等场景。无论是新签合同、续签合同还是合同变更协议，均可通过本模板进行规范化审核，保证合同条款合法合规、权责清晰，有效规避采购风险，保障公司合法权益。适用对象包括采购部门发起人、法务部审核专员、财务部成本控制专员及相关部门负责人。二、合同标准化审核操作流程（一）合同接收与初步登记资料完整性检查：采购部门发起审核时，需提交以下材料：合同文本（最终版，需注明“草案”或“待签”字样）；供应商营业执照复印件（加盖公章）；采购需求说明书（明确标的、数量、技术参数等）；比价/议价记录（如适用，需说明价格形成依据）；前期沟通纪要（如涉及技术对接、交付周期等关键条款的协商过程）。信息登记：在《合同审核流转单》中记录合同编号、合同名称、供应商名称、采购类型、发起部门、联系人（某某）、联系方式（内部短号）及预计审核完成时间，提交至法务部。（二）主体资格审查由法务部牵头，重点审核供应商及公司自身主体资格的合法性与有效性：供应商资质：核查营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购标的，是否存在“吊销、未年检、被列入经营异常名录”等异常状态（通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核验）；特殊行业资质：若采购标的涉及特殊行业（如食品、医疗器械、建筑工程等），需核查供应商是否具备相应行业许可证（如食品生产许可证、ISO质量体系认证等）；公司主体信息：确认合同甲方（公司方）名称、统一社会信用代码等信息与营业执照一致，避免因名称不符导致合同效力风险。（三）核心条款逐项审核法务部联合采购部门、财务部对合同核心条款进行交叉审核，保证内容明确、无歧义：审核模块审核要点采购标的标的名称、规格型号、技术参数是否与《采购需求说明书》一致，避免模糊描述（如“一批材料”“优质服务”等）。数量与质量采购单位（吨/台/套等）、数量是否准确；质量标准（国家标准/行业标准/双方约定标准）是否明确，验收方法、流程及责任划分是否清晰。价格与支付单价、总价是否含税（需明确税率），总价大小写是否一致；支付条件（如“预付款30%到货验收后付60%质保金10%”）是否合理，支付节点与履约进度是否匹配；财务部需审核付款方式是否符合公司财务制度（如禁止现金支付，需通过公对公转账）。交付与验收交付时间（具体日期或“收到预付款后X日内”）、交付地点（公司指定仓库/供应商所在地）是否明确；验收标准（如“按国标GB/T执行”）、验收期限（“到货后X个工作日内完成”）及异议处理方式（“验收不合格供应商需X日内更换”）是否约定。违约责任双方违约情形（如逾期交付、质量不达标、逾期付款等）对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日万分之五”）是否合理，是否设置违约金上限；争议解决方式（“向公司所在地人民法院提起诉讼”）是否明确，避免约定“仲裁”（除非公司另有统一规定）。合同期限合同生效时间（“双方签字盖章之日起”）、终止时间（“X年X月X日”或“任务完成后自动终止”）是否明确，续签条件是否约定。（四）合规性与风险排查法务部重点审核合同是否存在以下风险点：法律合规性：条款内容是否符合《民法典》《公司法》《招标投标法》等法律法规，是否存在“霸王条款”（如“供应商对质量问题承担全部责任，甲方不承担任何责任”）；知识产权条款：若涉及定制化采购（如软件开发、技术方案），需明确知识产权归属（如“成果归公司所有”），避免后续侵权纠纷；保密条款：是否约定保密范围（如“技术参数、价格信息”）、保密期限（“合同终止后X年内”）及违约责任；不可抗力：是否定义不可抗力情形（如“自然灾害、战争等”），以及发生后的通知义务、责任减免条件。（五）审核结果反馈与修订审核意见出具：法务部汇总各部门审核意见，形成《合同审核意见表》，明确“通过”“需修改后再次审核”或“不通过”的结论；修订与复核：采购部门根据审核意见修订合同，修订后需重新提交至法务部及相关审核部门复核，直至所有问题闭环；最终审批：审核通过的合同，由采购部门发起审批流程，按公司权限表报采购负责人（某某）、财务负责人（某某）、总经理签字盖章。三、采购合同标准化审核清单审核大类审核项目审核标准审核结果（√/×）备注合同基本信息合同编号是否符合公司合同编号规则（如“CG-年份-部门序号”）合同名称是否准确反映采购标的（如“2024年办公用纸采购合同”）签订日期是否为实际谈判完成日期主体信息甲方（公司方）信息名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人与营业执照一致乙方（供应商）信息名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人与营业执照一致，公章清晰有效核对营业执照复印件与公章一致性核心条款采购标的名称、规格、型号、技术参数与采购需求一致，无模糊描述数量与质量数量单位准确，质量标准明确，验收方法可操作价格与支付单价、总价含税，大小写一致；支付条件合理，方式符合财务制度财务部重点审核交付与验收交付时间、地点明确，验收标准、流程及异议处理约定清晰采购部确认可执行性违约责任违约情形对应责任明确，计算方式合理，无显失公平条款法务部重点审核法律合规争议解决约定“向公司所在地人民法院诉讼”避免约定仲裁（除非另有规定）保密条款保密范围、期限及责任明确涉及商业秘密时必备合同期限生效时间、终止时间或续签条件明确其他附件附件清单附件（如技术参数、验收标准）是否齐全，与合同引用一致四、审核要点与风险提示条款一致性：保证合同前后条款无矛盾（如“交付时间”与“违约责任”中逾期条款一致），避免因条款冲突导致履约争议；供应商资质动态管理：对于长期合作的供应商，需定期（如每年）复核其资质有效性，避免因资质过期导致合同无效；付款条件合理性：财务部需审核付款节奏与履约风险匹配，避免预付款比例过高（一般不超过30%），质保金比例不低于合同总额的5%；变更与解除：合同中需明确变更或解除的条件（如“双方协商一致”“不可抗力导致无法履行”）及流程（“书面签署补充协议”），避免