企事业单位档案信息管理办法

企事业单位档案信息管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范企事业单位档案信息管理工作，有效保护和利用档案资源，提升档案管理信息化水平，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本单位及所属各部门、分支机构的档案信息管理工作，涵盖文书、科技、人事、会计、声像、电子等各类档案的收集、整理、保管、利用及信息化建设等环节。第三条基本原则档案信息管理遵循“统一领导、分级管理、规范有序、安全保密、便于利用”的原则，坚持实体管理与信息化管理相结合，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第二章管理体制与职责第四条管理部门单位设立档案管理部门（或指定综合管理部门），作为档案工作的归口管理机构，负责统筹规划、组织协调、监督指导本单位及所属机构的档案信息管理工作。第五条部门职责1.档案管理部门：制定档案管理制度与业务规范，组织档案收集、整理、鉴定、保管、利用及信息化建设工作；开展档案业务培训与指导，监督各部门档案工作落实情况；负责档案统计、移交及对外提供利用的审核工作。2.各业务部门：指定专人负责本部门档案的日常收集、整理与移交工作，确保业务活动中形成的档案及时、完整归档；配合档案管理部门开展档案检查、鉴定及信息化建设相关工作。3.信息技术部门：协助档案管理部门搭建档案管理信息系统，保障系统运行稳定；负责档案数字化加工的技术支持，以及电子档案的安全存储与备份工作。第三章档案收集与整理第六条收集范围各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：文书档案：各类公文、会议记录、合同协议、规章制度、调研报告等；科技档案：科研项目文件、产品设计图纸、工程建设资料、设备说明书等；人事档案：员工履历、考核鉴定、职称评审、培训记录等；会计档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等；声像档案：照片、录音、录像、视频等；电子档案：通过计算机系统形成、传输、存储的电子文件及元数据。第七条收集要求1.归档时间：文书档案、科技档案、人事档案等纸质档案应在工作完成后[X]个月内完成归档；会计档案在会计年度终了后由会计部门保管[X]年，期满后移交档案管理部门；电子档案应随办随归，确保实时归档。2.归档质量：纸质档案需字迹清晰、纸张完好，无涂改、破损；电子档案应确保格式规范、元数据完整，与纸质档案内容一致、可相互印证。第八条整理规范1.分类与编号：按照档案类型、年度、机构（或问题）等维度进行分类，采用层次代码法编制档号，确保档号唯一、规范。2.编目与装订：纸质档案应编制卷内目录、案卷目录，电子档案需建立目录数据库；纸质档案按顺序装订成册，电子档案以文件夹或数据包形式存储，确保检索便捷。3.数字化加工：对重要纸质档案进行数字化处理，扫描分辨率不低于300dpi，图像清晰、无失真，数字化成果与纸质档案一一对应，建立索引关联。第四章档案保管与利用第九条保管条件1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防磁、防尘等条件，配备温湿度调控设备，温度保持在14-24℃，相对湿度45-60%。2.档案装具应符合国家标准，纸质档案与电子档案存储载体（如光盘、硬盘）分区域存放，电子档案存储设备需定期检测，防止数据损坏。第十条鉴定与销毁1.档案管理部门定期组织对到期档案进行鉴定，区分保管期限（永久、长期、短期），提出存毁意见，经单位领导审批后实施。2.销毁档案需编制销毁清册，由两人以上监销，监销人需在清册上签字确认，电子档案销毁需同时清除存储载体中的数据。第十一条利用规定1.内部利用：单位内部人员利用档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，在档案管理部门指定场所查阅；确需借出的，需经分管领导审批，限期归还。2.外部利用：外部单位或人员利用档案，需持单位介绍信及有效证件，经档案管理部门审核、分管领导批准后，可查阅公开档案或复制非涉密档案，利用过程需全程登记。3.涉密利用：涉密档案利用严格执行保密制度，仅限在涉密场所查阅，严禁复制、传播，利用完毕需及时归还并清点核对。第五章档案信息化建设第十二条系统建设1.搭建一体化档案管理信息系统，实现档案收集、整理、保管、利用、统计等全流程数字化管理，系统功能应满足《电子文件归档与电子档案管理规范》要求。2.系统应具备权限管理、全文检索、版本控制、日志审计等功能，确保电子档案的安全与可追溯。第十三条数字化与共享1.推进档案数字化转型，对存量纸质档案分批进行数字化加工，建立电子档案数据库，实现档案资源的集中管理与共享。第十四条数据安全1.电子档案采用加密存储、备份容灾等技术，定期进行数据备份（至少异地备份一份），防止数据丢失或篡改。2.档案管理信息系统与互联网物理隔离，确需联网的，需通过防火墙、入侵检测等安全设备，严格控制访问权限。第六章安全管理第十五条实体安全1.档案库房实行专人值守，安装门禁、监控设备，库房钥匙由专人保管，非档案管理人员未经批准不得进入。2.定期开展档案安全检查，排查火灾、水灾、虫害等隐患，制定应急预案，每年至少组织一次应急演练。第十六条信息安全1.电子档案实行分级管理，按秘密等级（绝密、机密、秘密、公开）设置访问权限，用户需凭账号密码登录系统，操作记录全程留痕。2.严禁在非涉密计算机存储、处理涉密档案，严禁通过移动存储设备、互联网传输涉密档案，确需传输的，需采用加密传输方式。第七章监督与考核第十七条监督检查档案管理部门定期对各部门档案工作进行检查，内容包括档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性、利用的合规性及信息化建设进展等，对发现的问题责令限期整改。第十八条考核与奖惩1.将档案工作纳入部门绩效考核，对档案管理规范、利用成效显著的部门和个人予以表彰奖励；对未按规定归档、造成档案丢失或泄密的，依规追究相关人员责任。2.对在档案信息化建设、