生产档案记录管理制度

PAGE生产档案记录管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产档案记录管理，确保生产过程的可追溯性，规范生产操作，保障产品质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产相关的档案记录管理工作，包括但不限于生产计划、生产指令、工艺文件、操作规程、设备运行记录、物料出入库记录、质量检验记录、人员考勤记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应如实反映生产过程中的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖生产活动的各个环节，确保记录无遗漏。3.准确性原则：记录内容准确无误，数据真实可靠。4.及时性原则：各项记录应在规定时间内及时填写、整理和归档。5.保密性原则：涉及公司机密的生产档案记录应严格保密，防止信息泄露。二、职责分工（一）生产部门1.负责组织生产过程中各类记录的填写、收集和初步整理。2.确保生产记录的及时性和准确性，按照规定流程流转记录。3.协助档案管理部门进行生产档案的归档工作。（二）质量部门1.负责对生产过程中的质量检验记录进行审核和监督。2.确保质量记录符合质量管理体系要求，为产品质量追溯提供依据。3.参与生产档案记录管理工作的检查和评估。（三）设备管理部门1.负责设备运行记录的填写、维护和管理。2.保证设备记录的完整性，及时反馈设备运行状况。3.配合档案管理部门做好设备相关档案的整理和归档。（四）档案管理部门1.制定和完善生产档案记录管理制度，并监督执行。2.负责生产档案的集中统一归档、保管和查阅服务。3.定期对生产档案进行整理、鉴定和销毁处理。（五）各岗位操作人员1.严格按照操作规程和相关要求，认真填写本岗位的生产记录。2.对记录的真实性和完整性负责，及时上交记录表单。三、生产档案记录的分类与编号（一）分类1.生产计划与指令类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划、生产指令单等。2.工艺文件类：工艺流程图、工艺卡片、作业指导书等。3.设备运行类：设备操作规程、设备维护保养记录、设备故障维修记录、设备运行日志等。4.物料管理类：原材料采购订单、物料入库单、物料出库单、物料盘点记录等。5.质量检验类：进货检验记录、过程检验记录、成品检验记录、不合格品处理记录等。6.人员管理类：员工考勤记录、培训记录、绩效考核记录等。7.其他类：如生产现场照片、视频资料、特殊事件记录等。（二）编号1.生产档案记录编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。2.编号格式为：[年份][部门代码][档案类别代码][流水号]。年份：取公元纪年的后两位数字，如“23”代表2023年。部门代码：按照公司内部部门代码表填写，例如“SC”代表生产部门。档案类别代码：根据上述分类，分别用不同字母表示，如“PJ”代表生产计划与指令类。流水号：从0001开始依次编号。3.示例：23SCPJ0001，表示2023年生产部门的生产计划与指令类档案中的第1份记录。四、生产档案记录的填写与收集（一）填写要求1.记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色笔。2.内容应完整、准确，按照规定的格式和项目填写，不得有空缺项。3.对于数据类记录，应确保数据的计算准确无误，如有涂改，应在涂改处加盖修改人印章或签字确认。（二）收集流程1.各岗位操作人员在完成本岗位工作后，应及时将填写好的记录表单提交给班组长或相关负责人。2.班组长或负责人对收集到的记录进行初步审核，检查记录的完整性和准确性，如有问题及时反馈给操作人员进行更正。3.审核无误后，将记录表单按照规定的时间和路线传递至生产部门的档案管理人员。五、生产档案记录的整理与归档（一）整理1.档案管理人员收到记录表单后，应按照档案类别进行分类整理。2.对每份记录进行编号、装订，并去除不必要的附件，确保记录的整洁和规范。3.检查记录的顺序是否正确，如有颠倒应及时调整。（二）归档1.整理后的生产档案应及时归档至相应的档案柜或电子存储设备中。2.按照档案编号顺序排列，建立档案目录，便于查找和检索。3.对于电子档案，应进行备份存储，防止数据丢失。六、生产档案记录的保管（一）保管期限1.生产计划与指令类档案保管期限为3年。2.工艺文件类档案保管期限为5年。3.设备运行类档案保管期限为设备使用寿命周期加3年。4.物料管理类档案保管期限为3年。5.质量检验类档案保管期限为产品保质期加1年。6.人员管理类档案保管期限为员工离职后2年。7.其他类档案根据实际情况确定保管期限，但不得少于1年。（二）保管条件1.档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案库房或存储设备中。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%。3.对于电子档案，应定期进行维护和检查，确保存储设备的正常运行。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对生产档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理。3.清查结果应记录在案，并向上级领导汇报。七、生产档案记录的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅生产档案记录时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。3.档案管理人员根据申请表提供查阅服务，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，如需摘抄或复印档案内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅1.公司外部单位或人员因特殊原因需要借阅生产档案记录时，应提前向公司提出书面申请，并说明借阅用途和期限。2.申请经公司主管领导批准后，档案管理部门与借阅单位或人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失档案，归还时应确保档案的完整性和整洁性。八、生产档案记录的保密与安全（一）保密措施1.涉及公司机密的生产档案记录，档案管理人员应严格按照保密制度进行管理，限制知悉范围。2.对查阅和借阅档案的人员进行保密教育，签订保密承诺书。3.档案存储设备应设置密码保护，防止未经授权的访问。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施。2.定期对档案存储设备进行维护和检查，确保数据安全。3.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施保护档案，并向上级报告。九、生产档案记录的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限且已无保存价值的生产档案记录。2.因公司机构调整、业务变更等原因不再需要的档案记录。3.经鉴定确属重复、错误或无效的档案记录。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经公司主管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门组成销毁小组，负责实施档案销毁工作