生产技术档案管理制度

PAGE生产技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产技术档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在生产经营活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产技术档案管理的部门和人员，包括但不限于生产部门、技术研发部门、质量控制部门、设备管理部门等。（三）定义1.生产技术档案：指公司在生产经营活动中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录等，包括但不限于生产工艺文件、技术图纸、设备档案、质量检验报告、操作规程、维修记录等。2.归档：将生产技术档案按照规定的程序和要求，整理、分类、编号后移交档案管理部门保存的过程。3.借阅：因工作需要，经批准后从档案管理部门查阅、借出生产技术档案的行为。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司生产技术档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：生产技术档案应如实反映生产经营活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的生产技术档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，应充分考虑档案利用的便利性，提高档案的使用效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置及人员配备公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责生产技术档案的日常管理工作。（二）档案管理部门主要职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定档案管理工作的具体实施细则。2.负责生产技术档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全生产技术档案的检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的管理，做好档案的安全保管工作，确保档案不受损坏、丢失和泄密。5.按照规定的期限和程序，对到期档案进行鉴定、销毁工作。6.负责档案的借阅、归还登记工作，对借阅档案的使用情况进行跟踪检查，确保档案的安全使用。7.定期对生产技术档案管理工作进行总结和分析，不断完善档案管理制度和工作流程。8.协助其他部门做好档案的整理、归档工作，提供档案管理方面的咨询和培训服务。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.生产工艺文件：包括工艺流程图、操作规程、作业指导书、工艺卡片等。2.技术图纸：包括产品设计图纸、工装模具图纸、设备装配图纸等。3.设备档案：包括设备选型报告、设备购置合同、设备安装调试记录、设备操作规程、设备维护保养记录、设备维修记录、设备报废记录等。4.质量检验报告：包括原材料检验报告、半成品检验报告、成品检验报告、质量统计报表等。5.生产记录：包括生产计划、生产调度记录、生产日报表、生产月报表、生产台账等。6.技术研发资料：包括研发项目立项报告、研发项目可行性研究报告、研发项目实验记录、研发项目成果报告等。7.其他与生产技术相关的文件、资料、记录等。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责本部门生产技术档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案收集范围，对本部门形成的各类文件、资料、记录进行认真梳理，及时收集归档，不得遗漏。3.对于外来文件，如供应商提供的技术资料、客户反馈的质量问题等，应及时进行登记，并移交档案管理部门归档。4.档案收集人员应确保收集的档案资料真实、准确、完整，不得擅自修改、删除档案内容。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将生产技术档案分为生产工艺类、技术图纸类、设备档案类、质量检验类、生产记录类、技术研发类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查询。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行整理、修补和装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于档案的检索和利用。四、档案的归档与保管（一）档案归档程序1.各部门档案收集人员将整理好的档案资料移交档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，按照档案整理要求进行再次审核和整理。3.审核无误后，档案管理部门将档案进行编号、编目，并填写档案移交清单，双方签字确认。4.档案管理部门将归档后的档案按照类别和编号顺序上架存放。（二）档案保管期限1.生产技术档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司生产技术发展历史、具有重要凭证作用和长远利用价值的档案，应永久保管。3.长期保管：凡是在一定时期内对公司生产经营活动有重要参考价值的档案，应长期保管，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管：凡是在较短时间内对公司生产经营活动有一定参考价值的档案，应短期保管，保管期限一般为1年至10年。（三）档案保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。5.电子档案应定期进行备份，备份介质应异地存放，防止数据丢失。五、档案的借阅与利用（一）档案借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅生产技术档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等内容，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并将档案交借阅人当面清点签字。3.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，如有违反，档案管理部门有权收回档案，并视情节轻重给予相应处罚。5.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人应负责赔偿。（二）档案利用方式1.查阅：借阅人可在档案管理部门指定的地点查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.复印：如需复印档案，借阅人应填写《档案复印申请表》，经档案管理部门负责人签字批准后，方可复印。复印的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复印日期。3.摘录：借阅人如需摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并在摘录的内容上签字确认。摘录的内容应注明出处和日期。（三）档案利用记录档案管理部门应对档案的借阅和利用情况进行详细记录，包括借阅时间（精确到分钟）、借阅人姓名、部门、档案名称、编号、借阅期限、归还时间、利用方式（查阅、复印、摘录）等内容。利用记录应定期整理归档，以便查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）档案鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。3.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（三）档案销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导签字批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应包括档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因、销毁方式、监销人等内容，销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的生产技术档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查询和利用，为公司生产经营活动提供有力支持。（二）档案信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容摘要等。2.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅管理的效率和准确性。4.档案统计：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.系统安全：设置用户权限管理，确保档案信息的安全保密，防止未经授权的访问和操作。（三）档案数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。3.对电子档案进行分类、