生产基地档案管理制度

PAGE生产基地档案管理制度一、总则（一）目的为了加强生产基地档案管理，有效地保护和利用档案，提高生产基地的管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本生产基地实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生产基地内各部门、各岗位在生产经营活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。生产基地档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则。档案内容必须真实反映生产基地的生产经营活动和历史面貌。3.完整性原则。全面收集和整理生产基地在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善生产基地档案管理制度。2.负责生产基地各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案的查阅、借阅、复制等利用服务工作，严格执行档案利用审批制度。6.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训和交流活动。（二）各部门职责1.负责本部门在生产经营活动中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，协助档案管理部门做好档案的整理、归档和利用工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，积极配合档案管理部门的工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉生产基地的业务流程。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。4.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.生产基地规划、建设、改造等方面的文件、资料。2.生产技术文件，包括工艺流程图、操作规程、技术标准、检验报告等。3.设备管理文件，如设备台账、维修记录、保养计划等。4.质量管理文件，如质量手册、质量计划、检验记录等。5.安全管理文件，包括安全制度、应急预案、安全检查记录等。6.人力资源管理文件，如员工档案、考勤记录、培训资料等。7.财务管理文件，如财务报表、会计凭证、审计报告等。8.市场营销文件，如市场调研报告、销售合同、客户资料等。9.行政管理文件，如会议纪要、通知、报告等。10.其他与生产基地生产经营活动有关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、记录，并进行分类整理。2.收集的档案应保持原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件和资料，应一式多份，分别保存于不同地点，以防丢失。（三）整理方法1.分类。按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行分类，可分为综合管理类、生产技术类、设备管理类、质量管理类、安全管理类、人力资源管理类、财务管理类、市场营销类等。2.编号。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目。编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订。对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架。将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于保管和利用。四、档案的保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映生产基地主要职能活动和历史面貌的，对生产基地有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映生产基地一般工作活动，在较长时间内对生产基地工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为10年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映生产基地局部工作活动，在较短时间内对生产基地工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至10年。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全。2.库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）档案的数字化1.为了提高档案管理效率和利用水平，逐步推进档案的数字化工作。2.档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全。3.建立数字化档案管理系统，对数字化档案进行分类、存储、检索和利用，实现档案信息资源的共享。五、档案的利用（一）利用范围1.生产基地内部各部门因工作需要查阅档案。2.外部单位因业务往来、合作项目等需要查阅档案，但必须经过生产基地相关部门批准。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案，应按照法定程序办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅。档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅，并做好查阅记录。2.借阅。因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制。利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并收取相应的复制费用。（三）利用审批1.内部查阅档案，由部门负责人审批。2.外部单位查阅档案，需经生产基地分管领导审批。3.司法机关、行政机关查阅档案，应按照法定程序办理审批手续。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅的档案名称及数量、复制内容等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和行业标准为依据，结合生产基地实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其保存价值。2.综合分析法。结合生产基地的发展规划、业务需求、档案利用情况等，对档案进行综合分析，确定其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经生产基地分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程信息化管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为生产基地的决策提供及时、准确的档案信息支持。3.确保档案信息的安全和保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能。能够快速、准确地录入档案的基本信息和详细内容。2.档案检索功能。提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅管理功能。实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。4.档案统计分析功能。能够对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能。设置用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等安全措施，确保档案信息的安全。（三）数据维护与更新1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，防