企业询价制度

企业询价制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及公司《风险管理体系建设纲要》等相关法律法规、行业准则及集团母公司规定，结合公司实际管理需求，为规范企业询价行为，防控采购风险，提升资源使用效率，特制定本制度。同时，为落实内部控制要求，强化合规管理，防范舞弊行为，保障公司资产安全与经营效益，本制度明确了询价活动的全流程管控标准与责任体系。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在采购原材料、服务、技术支持等业务场景下的询价活动。具体适用范围包括但不限于：固定资产采购、大宗物资采购、技术服务采购、咨询服务采购、外包服务采购等。所有涉及询价行为的部门及人员，必须严格遵循本制度执行，确保采购活动的合法合规性。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对采购询价活动建立的全流程、系统性管控机制，涵盖需求管理、供应商管理、询价流程、风险防控、绩效评估等环节，旨在实现采购活动的规范化和风险可控化。（二）“XX风险”是指企业在询价过程中可能面临的合规风险、操作风险、财务风险、市场风险等，包括但不限于供应商资质风险、价格风险、合同履行风险、信息泄露风险等。（三）“XX合规”是指企业询价活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度要求，确保采购行为的合法性、公平性、透明性。（四）“XX监督评价”是指公司内部审计、纪检监察等部门对询价活动的合法性、合规性、效率性进行的定期或不定期监督、检查与评估。第四条专项管理的核心原则包括：（一）“全面覆盖”原则：所有采购活动必须纳入询价管理体系，做到应询尽询，杜绝无序采购。（二）“责任到人”原则：明确各级管理者和执行人的询价职责，建立责任追溯机制。（三）“风险导向”原则：聚焦高风险采购场景，强化重点环节管控，实施差异化风险应对。（四）“持续改进”原则：定期评估询价管理体系的有效性，优化流程与标准，适应业务发展需求。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司询价活动的合规性、安全性负总责，作为第一责任人；分管采购、财务、法务的领导为直接责任人，负责组织协调、监督落实询价管理工作。公司设立专项管理决策委员会，由主要负责人牵头，相关部门负责人组成，负责重大采购项目的询价决策审批。第六条专项管理决策委员会的主要职责包括：（一）审议公司询价管理制度及重大采购项目的询价方案；（二）对重大采购项目的询价结果进行决策审批；（三）统筹协调跨部门、跨单位的重大询价活动；（四）对询价管理中的重大风险事件进行应急处置与决策支持。第七条设立询价管理领导小组，由采购部牵头，财务部、法务部、技术部等部门负责人组成，负责日常询价活动的统筹协调、风险识别、监督考核与培训宣贯。领导小组下设办公室，常设于采购部，负责具体执行与日常管理。第八条牵头部门（采购部）的职责包括：（一）制定和完善询价管理制度、操作细则及流程模板；（二）建立供应商信息库，实施供应商资质审核与动态管理；（三）组织询价活动，监督询价过程的合规性；（四）收集、分析询价数据，优化采购策略与资源配置。第九条专责部门（财务部、法务部、技术部等）的职责包括：（一）财务部负责询价项目的预算审核、资金支付监督与成本效益分析；（二）法务部负责询价合同的合法性审核、合规风险评估；（三）技术部负责询价项目的技术参数评审、性能验证与质量监控。第十条业务部门/下属单位的职责包括：（一）根据业务需求提出采购申请，明确询价范围与标准；（二）参与询价过程的现场确认、样品测试、结果评估；（三）落实询价结果的应用，监督供应商履约情况。第十一条基层执行岗（询价操作人员）的合规操作责任包括：（一）严格遵守询价流程，如实记录询价过程与结果；（二）履行岗位合规承诺，不得泄露询价信息或收受利益；（三）发现异常情况或潜在风险，及时向专责部门或领导小组报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条需求管理：采购需求必须经过内部审核，明确采购目的、规格标准、数量要求、预算额度等，避免需求模糊或超预算采购。需求部门需提供《采购需求申请表》，经分管领导审批后方可进入询价环节。第十三条供应商管理：建立供应商准入机制，严格审查供应商的资质、信誉、业绩等，实施分级分类管理。优先选择符合国家绿色采购、创新采购等政策导向的供应商，定期开展供应商绩效评价。第十四条询价方式选择：根据采购金额、市场竞争情况、技术复杂度等因素，选择公开询价、邀请询价、竞争性谈判等适当方式。金额超过X万元的采购项目，必须采用公开询价或竞争性谈判。第十五条询价过程管控：询价过程必须全程留痕，包括询价通知、供应商响应、报价评估、结果公示等环节。禁止私下接触、利益输送等违规行为，确保询价结果的公平性。第十六条合同签订：询价结果确定后，由法务部审核合同条款，明确价格、质量、交付、违约责任等内容，经审批后签订正式合同。合同签订前需完成价格复核，避免价格偏差。第十七条价格管理：实行价格比对机制，对同类采购项目进行多供应商报价比较，择优选择。价格差异超过X%的，需说明原因并报领导小组审议。第十八条风险防控：重点防控供应商串通报价、虚假交易、质量违约等风险。对高风险供应商实施重点监控，必要时开展实地考察或第三方审计。第十九条信息保密：询价过程中的技术参数、价格信息、供应商名单等均属敏感信息，未经授权不得对外泄露。参与询价的人员需签订保密协议，违规者依法追责。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：采购部每年联合法务部、财务部等专责部门，根据国家政策变化、行业动态、业务调整等情况，修订完善询价管理制度。重大修订需经专项管理决策委员会审议通过。第二十一条风险识别预警机制：采购部每季度开展采购风险排查，重点评估供应商集中度、价格异常波动、合同违约率等指标。发现重大风险时，及时发布预警通知，并提出应对措施。第二十二条合规审查机制：将询价合规审查嵌入业务流程，包括需求审核、供应商审查、询价方式审查、结果评估等环节。任何采购项目未经合规审查，不得进入下一步流程。第二十三条风险应对机制：对一般风险采取约谈整改、加强监控等措施；对重大风险启动应急预案，由领导小组组织处置，必要时上报公司主要负责人决策。第二十四条责任追究机制：明确违规情形及处罚标准，包括：未按规定询价、泄露询价信息、收受贿赂、合同违约等。违规行为视情节轻重，给予经济处罚、岗位调整、纪律处分等，并纳入绩效考核。第二十五条评估改进机制：每年由内审部门牵头，对询价管理体系的有效性进行评估，形成《询价管理评估报告》，提出优化建议。采购部需根据评估结果，持续改进制度与流程。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：公司主要负责人定期听取询价管理工作汇报，协调解决跨部门问题。各部门负责人对本单位询价活动的合规性负首要责任，建立责任传导机制。第二十七条考核激励机制：将询价合规情况纳入部门年度绩效考核，与预算额度、评优评先挂钩。对询价管理成效突出的部门或个人，给予专项奖励；对违规行为实行“一票否决”。第二十八条培训宣传机制：采购部每年开展询价管理培训，内容包括制度解读、流程操作、风险防控等。对新员工、转岗员工强制培训，考核合格后方可上岗。第二十九条信息化支撑：建设询价管理系统，实现供应商管理、需求发布、报价比对、合同管理等功能，通过数据化手段提升询价效率与透明度。第三十条文化建设：编制《询价合规手册》，发布典型案例，通过内部宣传平台普及合规知识。组织签订《询价合规承诺书》，营造“人人合规”的氛围。第三十一条报告制度：采购部每月编制《询价管理月报》，内容包括询价项目统