2026年口腔医疗管理公司员工离职与交接管理制度

2026年口腔医疗管理公司员工离职与交接管理制度第一章总则第一条为规范公司员工离职与工作交接管理工作，保障公司与员工的合法权益，确保公司运营秩序的连续性和稳定性，避免因员工离职导致工作中断、资料丢失或资产损失，依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及公司实际运营情况，结合口腔医疗行业诊疗服务连续性、患者信息保密性等特殊要求，制定本制度。第二条本制度适用于公司及下属各口腔诊疗机构的全体员工，包括临床医护人员、行政后勤人员、管理人员、试用期员工、劳务派遣人员及离退休返聘人员等，涵盖员工主动离职、被动离职（含辞退、开除、合同到期不续签等）全类型离职情形的流程管控与工作交接。第三条本制度所称离职交接，是指员工在离职过程中，将其承担的岗位职责、未完成工作、保管的公司资产、掌握的各类资料及相关权限等，完整、有序地移交给公司指定接手人，并办理相关确认手续的专项工作。第四条员工离职与交接工作应遵循“合法合规、规范有序、权责清晰、全程留痕、保障运营”的核心原则，确保离职流程合法、交接内容完整、责任划分明确，最大限度降低员工离职对公司运营及患者服务的影响。第五条公司各相关部门、下属各口腔机构及全体管理人员应高度重视员工离职与交接工作，严格执行本制度规定，主动配合推进离职流程，监督落实交接责任，确保各项要求落地执行。第二章组织架构与职责第六条公司成立员工离职与交接管理工作小组（以下简称“工作小组”），由公司分管人力资源管理工作的领导担任组长，人力资源部负责人、行政部负责人担任副组长，成员由下属各口腔机构负责人、医疗管理部负责人、质量管理部负责人、财务部负责人、法务部负责人及核心业务骨干组成。工作小组统筹协调离职交接管理重大事项，下设办公室于人力资源部，负责日常工作推进。第七条工作小组主要职责包括：（一）统筹规划公司员工离职与交接管理工作，制定年度优化目标及改进措施；（二）审议批准离职与交接相关制度、操作流程及专项管理措施；（三）协调解决离职交接过程中出现的重大问题，如跨部门交接争议、核心岗位交接难点、离职纠纷等；（四）监督检查各部门、各机构离职与交接工作的落实情况，评估管理成效；（五）审议批准离职员工的特殊交接方案、争议处理意见及违规行为的责任追究决定。第八条人力资源部作为牵头执行部门，主要职责包括：（一）制定并完善离职与交接的具体操作流程、交接清单模板及相关表单，指导各部门、各机构开展工作；（二）负责离职申请的受理、审核与审批流转，组织开展离职面谈，记录面谈内容，收集员工意见；（三）统筹协调离职交接全流程工作，跟踪交接进度，督促相关部门及人员完成交接事项；（四）负责离职员工劳动合同解除/终止手续的办理，薪资结算、社保公积金停缴等相关事宜；（五）负责离职员工档案的整理、归档与保管工作，建立离职员工管理台账；（六）协助处理离职相关的劳动纠纷，配合法务部提供相关资料；（七）定期汇总分析离职数据，形成离职分析报告提交工作小组，为公司人才保留工作提供参考。第九条下属各口腔机构及公司各职能部门主要职责包括：（一）指定专人作为离职交接对接人，负责本部门/机构离职员工的具体交接工作组织与监督；（二）审核离职员工提交的离职申请，明确工作接手人，指导离职员工梳理交接内容、制定交接计划；（三）监督离职员工与接手人完成工作交接、资产交接、资料交接等事项，审核交接清单的完整性与真实性；（四）及时向人力资源部反馈交接完成情况，协助办理后续离职手续；（五）针对交接过程中发现的问题及时整改，确保工作连续性，避免因交接不到位影响运营。第十条其他相关部门职责：（一）财务部：负责离职员工的薪资核算、奖金结算、未结清费用清算（如借款、报销款项），出具财务结清证明；（二）行政部：负责离职员工办公物品（如电脑、打印机、办公用品）、工牌、工服、门禁卡等资产的回收，注销员工门禁权限、办公区域通行权限；协助回收诊疗机构相关物资（如医疗耗材、器械等）；（三）医疗管理部：重点监督临床医护人员的患者档案交接、未完成诊疗工作衔接、医疗设备使用记录交接等事项，确保医疗服务连续性和患者权益保障；（四）信息部（如需）：负责注销离职员工的内部系统账号、邮箱账号、诊疗系统权限等，确保信息安全；（五）法务部：为离职与交接工作提供法律支持，审核离职相关文件的合法合规性，协助处理离职纠纷及劳动仲裁事宜。第十一条离职员工与接手人职责：（一）离职员工：主动提交离职申请，配合开展离职面谈；按要求梳理交接内容，制定交接计划；全面、如实移交工作内容、资产、资料及相关权限，耐心解答接手人疑问；签署交接清单，对交接内容的完整性、真实性负责；配合办理后续离职手续；（二）接手人：主动对接离职员工，参与交接过程；认真学习掌握交接的工作内容、流程及相关资料；核对接收的资产与资料，确认无误后签署交接清单；及时承接相关工作，确保工作平稳过渡。第三章离职流程规范第十二条主动离职流程：（一）申请提交：员工因个人原因主动离职的，应提前向所在部门/机构提交书面《离职申请书》，注明离职原因、预计离职日期。其中，试用期员工应提前3个工作日提交，正式员工应提前30个工作日提交；核心岗位（如主诊医师、科室负责人）员工应提前60个工作日提交，确保公司有充足时间完成工作交接与人员衔接；（二）申请审核：部门/机构负责人在收到《离职申请书》后3个工作日内完成审核，与员工沟通确认离职意愿，对符合要求的申请签署审核意见后提交人力资源部；（三）离职面谈：人力资源部在收到审核后的《离职申请书》5个工作日内组织离职面谈，了解员工离职真实原因，听取员工对公司管理、薪酬福利、工作环境等方面的意见和建议，填写《离职面谈记录表》，由面谈双方签字确认；（四）审批流程：人力资源部将《离职申请书》《离职面谈记录表》提交工作小组审批，核心岗位员工离职需经公司主要负责人审批；审批完成后，人力资源部将审批结果反馈给员工及所在部门/机构；（五）交接准备：部门/机构负责人在收到审批结果后，立即指定工作接手人，通知离职员工与接手人对接，启动交接准备工作。第十三条被动离职流程：（一）离职启动：因员工违反公司规章制度、不能胜任工作、劳动合同到期公司不续签等原因导致被动离职的，由人力资源部牵头，会同相关部门梳理事实依据，制定离职方案；（二）通知与沟通：人力资源部向员工出具《离职通知书》，明确离职原因、离职日期及相关权利义务，与员工进行沟通说明，听取员工陈述与申辩；（三）手续办理：对协商一致的被动离职，按双方确认的日期推进交接工作；对存在争议的，由法务部介入处理，确保离职流程合法合规；（四）交接组织：部门/机构负责人指定接手人，强制要求离职员工配合完成工作交接，人力资源部全程监督。第十四条特殊情况离职处理：员工因重大疾病、家庭重大变故等特殊情况无法提前提交离职申请的，可凭相关证明材料向公司申请紧急离职，工作小组根据实际情况审批确定离职日期及交接方案，人力资源部协调相关部门优先完成核心工作交接，确保公司运营不受重大影响。第四章离职交接核心规范第十五条交接总体要求：离职交接应在人力资源部审批确定的离职日期前完成，所有交接事项均需形成书面《离职交接清单》，经离职员工、接手人、部门/机构负责人三方签字确认，提交人力资源部备案后，方可办理后续离职手续；未完成交接或交接存在问题的，暂缓办理离职手续，直至交接合格。第十六条工作交接规范：（一）离职员工需梳理本人岗位职责、工作流程、关键节点及注意事项，形成书面工作说明；（二）对未完成的工作项目，需详细说明项目进展情况、后续推进计划、对接单位/人员及相关联系方式；（三）临床医护人员需重点交接未完成诊疗的患者信息，包括患者基本情况、诊疗方案、治疗进度、注意事项等，确保接手人能顺利衔接诊疗工作，必要时需陪同接手人与患者进行沟通；（四）管理人员需交接分管工作的进展情况、团队管理相关事宜、未决事项的处理意见等；（五）工作交接过程中，部门/机构负责人需全程监督，确保工作交接全面、准确。第十七条资产交接规范：（一）办公资产：包括电脑、打印机、复印机、手机、U盘、办公用品等，需核对资产编号、使用状态，确保无损坏、无缺失，由行政部验收确认；（二）医疗相关资产：临床医护人员需交接领用的医疗器械、医疗耗材、诊疗设备使用记录等，由医疗管理部及所在机构负责人验收确认；（三）公司财物：包括工牌、工服、门禁卡、钥匙、合同文本、印章（如有）等，由行政部验收确认；（四）其他资产：如公司分配的宿舍、车辆等，需按规定清理退还，相关部门验收确认。第十八条资料交接规范：（一）内部资料：包括公司规章制度、工作手册、流程文件、项目方案、会议纪要、统计报表等，需整理成册，按规定移交相关部门；（二）患者资料：临床医护人员需交接所管患者的档案、诊疗记录、检查报告、知情同意书等所有医疗文书，确保资料完整、规范，由医疗管理部审核确认后归档；（三）外部资料：包括与客户、合作单位的沟通记录、合作协议、业务往来资料等，需详细整理并移交，确保业务衔接顺畅；（四）电子资料：包括存储在电脑、U盘、云盘等载体中的各类电子文档，需按要求拷贝至指定存储设备，或移交至接手人指定账号，由信息部协助验证确认后，删除个人存储载体中的相关资料。第十九条权限交接规范：（一）系统权限：包括内部办公系统、诊疗管理系统、财务系统、人事系统等账号权限，由信息部或相关系统管理部门注销或调整，出具权限注销/调整证明；（二）通行权限：包括办公区域、诊疗区域、仓库等门禁权限，由行政部注销，回收门禁卡/钥匙；（三）其他权限：如邮箱权限、印章使用权限、对外联络授权等，由相关部门注销或收回授权，确保离职后不再具备相关权限。第五章离职后续管理规范第二十条离职手续办结：离职交接完成后，人力资源部核对《离职交接清单》及各部门出具的验收证明，为员工办理劳动合同解除/终止手续，出具《解除/终止劳动合同证明》；财务部完成薪资、奖金、福利等费用的最终结算，结清所有未付或未结清款项；人力资源部将离职员工档案整理归档，建立离职员工台账，记录离职时间、交接情况、联系方式等信息。第二十一条档案管理：离职员工档案保管期限按相关法律法规执行，至少保存2年；档案内容包括《离职申请书》《离职面谈记录表》《离职交接清单》《解除/终止劳动合同证明》及其他相关资料；档案查阅需经人力资源部负责人审批，严格遵守保密规定。第二十二条竞业限制管理：对签订《竞业限制协议》的离职员工，人力资源部需在离职时再次明确竞业限制范围、期限及经济补偿标准，按协议约定按时支付经济补偿；离职员工违反竞业限制约定的，由法务部牵头追究其法律责任；竞业限制期限届满后，人力资源部出具竞业限制终止证明。第二十三条后续沟通：对核心岗位离职员工，人力资源部可建立定期回访机制，了解其职业发展情况，收集行业信息及对公司的改进建议，为公司人才储备及管理优化提供参考。第六章监督考核与责任追究第二十四条监督检查：（一）工作小组每半年至少组织一次全公司范围内的离职与交接管理专项检查，重点检查离职流程合规性、交接清单完整性、手续办理及时性、档案管理规范性等；（二）人力资源部每月对离职交接工作进行抽查，跟踪交接完成质量，对发现的问题及时督促相关部门整改；（三）建立离职交接投诉反馈机制，接受员工对交接过程中违规行为的举报，由工作小组负责核查处理。第二十五条考核管理：（一）将离职与交接管理工作成效纳入各部门/机构及管理人员的年度绩效考核体系，考核指标包括交接完成率、交接质量合格率、手续办理及时性、离职纠纷发生率等；（二）对离职交接工作规范、未因交接问题影响运营的部门/机构及管理人员，公司给予表彰奖励；对考核不合格的，按公司绩效考核规定予以相应处理。第二十六条责任追究：对违反本制度规定，有下列情形之一的，公司将依规追究相关部门或人员的责任：（一）离职员工未按规定提交离职申请、拒绝配合完成交接，或交接过程中隐瞒、遗漏重要工作、资料、资产，导致公司损失的；（二）接手人未认真履行交接职责，未发现交接过程中的问题，导致工作中断或公司损失的；（三）部门/机构负责人未按规定组织交接工作、监督不到位，或审批流程不规范，导致交接失控的；（四）相关部门未按职责完成资产回收、权限注销、费用结算等工作，导致公司资产流失、信息泄露或产生纠纷的；（五）人力资源部未按规定把控离职流程、跟踪交接进度、办理离职手续，导致劳动