水利工程档案管理实施细则

水利工程档案管理实施细则一、归档范围与责任划分水利工程档案归档范围涵盖项目全生命周期，包括前期工作、勘察设计、施工建设、监理管理、验收运营及其他专项工作形成的具有保存价值的文件材料。具体划分如下：（一）前期工作阶段文件1.项目建议书、可行性研究报告（含投资估算）、环境影响评价报告、水土保持方案报告等编制文件及相关审查意见、批复文件；2.项目选址意见、用地预审意见、取水许可批准文件、文物保护协议等行政许可类文件；3.项目法人组建文件、筹资协议、招投标文件（含招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书）；4.测量、地质勘察成果（含地形图、钻孔柱状图、水文观测记录、地质灾害评估报告）。（二）勘察设计阶段文件1.初步设计、技术设计、施工图设计文件（含设计说明书、设计图纸、计算书、材料设备选型清单）；2.设计变更文件（含变更申请单、设计变更图纸、变更论证报告、审批记录）；3.设计审查文件（含各阶段设计审查会议纪要、专家意见、审查批复文件）；4.勘察成果验证文件（含原位测试报告、室内试验报告、勘察成果复核记录）。（三）施工建设阶段文件1.施工管理文件：施工合同、施工组织设计（含专项施工方案）、施工进度计划、工地会议纪要、工程简报；2.质量控制文件：原材料/构配件进场检验报告（含水泥、钢筋、外加剂等检测报告）、混凝土/砂浆配合比试验报告、隐蔽工程验收记录（含影像资料及验收单）、分部分项工程质量评定表；3.安全管理文件：安全技术交底记录、安全检查记录、安全事故处理报告（含调查记录、整改方案、验收意见）；4.进度管理文件：工程计量单、工程款支付申请及审批记录、工期延误说明及批复文件；5.设备管理文件：主要设备（如闸门、启闭机、水泵）的出厂合格证、安装说明书、调试记录、验收报告。（四）监理管理阶段文件1.监理规划、监理实施细则、监理日志、监理月报；2.监理通知单（含质量问题整改通知、安全隐患整改通知）及回复单；3.平行检测报告（含原材料抽检、混凝土强度抽检记录）、见证取样记录；4.单元工程质量评定审核记录、分部工程验收意见、单位工程质量评估报告。（五）验收与运营阶段文件1.专项验收文件：水土保持验收、环境保护验收、消防验收、档案验收等专项验收鉴定书及相关报告；2.竣工验收文件：工程竣工报告、竣工财务决算报告、竣工验收鉴定书、工程移交证书；3.运行管理文件：日常巡查记录（含水位、渗流、结构变形观测数据）、设备维护保养记录、大修改造方案及实施记录、应急抢险预案及演练记录。责任划分：项目法人（建设单位）负责统筹档案管理，制定归档计划；勘察、设计、施工、监理等参建单位按合同约定，负责各自职责范围内文件的收集、整理与移交；运行管理单位负责接收竣工档案并承担运营期文件归档责任。二、文件质量与形成要求（一）纸质文件要求1.内容完整：文件应要素齐全，包括项目名称、形成时间、责任单位（人）、关键数据（如工程量、检测数值）等；2.签署规范：需签字确认的文件（如验收记录、变更单）应由相关责任人手写签字，不得代签或使用电子签名（电子文件另有规定的除外）；需加盖公章的文件应加盖清晰有效公章（鲜章），骑缝章覆盖不少于3页；3.载体合规：采用耐久性强的纸张（克重≥70g），书写材料使用蓝黑或碳素墨水，禁止使用铅笔、纯蓝墨水或易褪色圆珠笔；图纸采用硫酸纸底图或CAD电子图打印，晒蓝图需清晰无重影。（二）电子文件要求1.格式标准：文本类文件优先采用PDF格式（可编辑版本需同时保存WORD/EXCEL原文件），图纸类文件保存为CAD（.dwg）或PDF格式，表格类文件保存为EXCEL（.xlsx）格式；2.元数据完整：电子文件需关联元数据，包括文件题名、形成时间、责任者、格式、密级、保管期限等，元数据与文件同步归档；3.备份要求：电子文件需双套备份（一套离线存储，一套在线备份），离线备份介质采用蓝光光盘或企业级移动硬盘（单盘容量≤4TB），存储前需进行病毒检测，备份周期为重要文件（如验收报告）每月1次，一般文件每季度1次；4.长期可读：每5年对电子文件存储介质进行检测，对出现读取异常的文件及时迁移至新介质，迁移过程需记录迁移时间、介质类型、操作人等信息。（三）声像档案要求1.照片：分辨率不低于300dpi，格式为JPEG（压缩比≤1:10），需标注时间、地点、事由、主要人物及背景说明；2.视频：采用MP4格式（H.264编码），分辨率不低于1920×1080，帧率≥25fps，时长超过5分钟的视频需分段存储并添加章节索引；3.录音：采用WAV或MP3格式（码率≥192kbps），需附文字转录稿，标注关键对话内容及时间节点。三、整理与编目规范（一）分类与组卷1.分类方法：采用“项目-阶段-专业”三级分类体系。一级类为项目代码（由主管部门统一编制），二级类为阶段代码（前期GQ、设计SJ、施工SG、监理JL、验收YS、运营YY），三级类为专业代码（水工SG、机电JD、金属结构JS等）；2.组卷原则：按文件形成规律、专业相关性及保管期限组卷，同一卷内文件应内容关联、数量适宜（一般不超过200页）；跨阶段文件按主要形成阶段组卷，密级不同的文件分开组卷。（二）卷内整理1.文件排列：卷内文件按重要程度或时间顺序排列，文字材料在前、图纸在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前、请示在后；2.卷内目录：采用A4纸编制，包括序号、文件编号、文件题名、日期、页号、备注，目录与卷内文件一一对应；3.卷内备考表：填写卷内文件数量、缺损/修改情况、立卷人及立卷时间，备考表置于卷末。（三）案卷编目1.档号编制：档号=项目代码-阶段代码-专业代码-案卷号（4位数字），示例：SL2023-GQ-SG-0001（2023年水利项目前期阶段水工专业第1卷）；2.案卷封面：标注档号、项目名称、阶段名称、专业名称、保管期限、密级（无密级标注“非密”），封面采用牛皮纸制作，字迹清晰工整；3.电子档案编目：建立电子档案目录数据库，字段包括档号、文件题名、形成时间、责任者、格式、存储路径等，支持关键词检索与批量导出。四、保管与保护措施（一）库房管理1.环境控制：档案库房应独立设置，配备温湿度自动调控系统，温度控制在14-24℃（日波动≤2℃），相对湿度控制在45-60%（日波动≤5%）；2.安全防护：库房安装防火（自动喷淋+气体灭火系统）、防盗（红外监控+门禁系统）、防光（遮光窗帘+防紫外线照明）、防虫（定期投放无腐蚀性杀虫剂）设施，禁止存放易燃、易爆及腐蚀性物品；3.装具要求：纸质档案使用标准档案盒（310mm×220mm×40mm），排列于密集架（架体间距≥0.7m）；电子档案存储介质置于防磁柜（防磁等级≥5高斯），声像档案使用专用光盘盒或磁带盒。（二）日常维护1.纸质档案：每季度检查案卷封装情况，对破损文件及时修复（采用糨糊或中性胶粘贴，避免使用透明胶带），对字迹模糊文件进行复制并标注“复制件，原件存于××卷”；2.电子档案：每月检测存储介质读取状态，对出现坏道的硬盘进行数据抢救，蓝光光盘每3年翻刻一次；3.声像档案：视频/录音文件每2年播放检测一次，照片每5年打印输出纸质件（分辨率不低于300dpi）作为备份。五、利用与服务管理（一）利用申请1.内部利用：本单位人员查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批；查阅密级档案需经档案管理部门负责人审批；2.外部利用：外单位人员查阅档案需出具单位介绍信、身份证复印件，签订《档案利用保密协议》，经项目法人审批；涉及工程关键数据（如设计参数、安全监测值）的档案，需经技术负责人审核；3.利用限制：涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案（标注“秘密”“机密”的文件）禁止对外提供，仅限内部授权查阅。（二）利用方式1.现场查阅：在档案查阅室进行，禁止携带手机、相机等拍摄设备（经批准的复制需求除外）；2.数字化利用：对非密档案提供扫描件（分辨率300dpi，PDF格式），扫描件标注“仅供参考，以原件为准”；3.复制服务：纸质档案复制采用彩色扫描或翻拍，复制件加盖“档案复制专用章”并标注复制时间、经办人；电子档案复制需从备份介质中导出，禁止直接从在线系统拷贝。（三）利用登记与反馈1.建立《档案利用登记薄》，记录查阅人、时间、档号、查阅目的、复制情况；2.对利用频率高的档案（如竣工验收鉴定书）编制《档案利用指南》，包含档号、内容简介、查阅流程；3.每年开展档案利用效果评估，收集用户反馈，优化服务流程。六、鉴定与销毁程序（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、技术部门、项目管理部门代表组成（不少于5人），负责对保管期满档案的保存价值进行鉴定。（二）鉴定标准1.继续保存：涉及工程安全、历史考证、知识产权的档案（如设计计算书、重大事故处理记录）；2.销毁：已无参考价值且无法律纠纷的一般性文件（如一般性会议通知、临时往来函件）；3.密级档案：密级解除前不得销毁，密级解除后按普通档案鉴定标准处理。（三）销毁流程1.登记造册：编制《档案销毁清册》，列明档号、题名、数量、保管期限、鉴定意见；2.审核批准：销毁清册经鉴定小组组长签字，报项目法人负责人审批；3.现场监销：销毁时由2名以上监销人（档案管理人员+纪检人员）全程监督，纸质档案采用碎纸机粉碎（颗粒≤5mm×5mm）或焚烧（灰烬深埋），电子档案使用专业软件彻底擦除（覆盖3次以上）；4.记录归档：销毁完成后，监销人在销毁清册上签字，清册与销毁过程记录（照片或视频）一并归档保存（保存期限永久）。七、监督与考核机制（一）监督主体与内容1.监督主体：项目法人负责对参建单位档案管理工作进行日常监督，主管部门每年度开展专项检查；2.监督内容：归档完整性（检查应归档文件漏缺率≤2%）、整理规范性（检查卷内目录与文件匹配率≥98%）、保管安全性（检查库房温湿度记录、安全设施运行情况）、利用合规性（检查利用登记与保密协议签署情况）。（二）考核与奖惩1.参建单位档案管理工