产品生产档案制度

PAGE产品生产档案制度一、总则（一）目的为加强公司产品生产过程的管理，规范产品生产档案的建立、保存和使用，确保产品质量可追溯，保障公司生产经营活动的顺利进行，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有产品的生产档案管理，包括但不限于原材料采购、生产加工、质量检验、成品入库等环节所涉及的各类文件和记录。（三）基本原则1.真实性原则：生产档案应如实记录产品生产过程中的各项活动，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖产品生产全过程的相关资料，不得遗漏重要信息，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和要求进行记录与整理，便于查阅和管理。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术机密等内容的生产档案，应严格保密，防止信息泄露。二、生产档案的内容与分类（一）原材料档案1.供应商资质文件营业执照副本、生产许可证、产品质量认证证书等复印件。供应商的生产能力、质量管理体系等相关资料。2.原材料采购记录采购订单，包括订单编号、原材料名称、规格型号、数量、采购日期、供应商名称等。采购合同，明确双方的权利义务、质量标准、交货期等条款。原材料到货验收记录，如验收日期、验收人员、验收结果（合格/不合格）、不合格处理情况等。3.原材料质量证明文件原材料的质量检验报告、合格证、质量保证书等。原材料的质量追溯信息，如批次号、生产日期、保质期等。（二）生产过程档案1.生产计划与调度文件年度、月度生产计划，明确产品品种、产量、生产时间等安排。生产调度指令，记录每日生产任务的分配、调整等情况。2.生产工艺文件产品工艺流程图，清晰展示产品从原材料投入到成品产出的工艺流程。工艺操作规程，详细说明各工序的操作步骤、工艺参数、质量要求等。工艺变更记录，包括变更原因、变更内容、审批情况及对产品质量的影响评估等。3.设备运行记录设备台账，记录设备的名称、型号、规格、购置日期、使用部门等基本信息。设备维护保养记录，包括维护保养时间、内容、维修更换零部件情况等。设备运行参数记录，如温度、压力、转速等，确保设备运行符合工艺要求。4.人员操作记录员工培训记录，包括培训时间、培训内容、考核结果等，确保员工具备相应的操作技能。员工上岗操作记录，记录员工每日的工作岗位、操作时间、操作内容等。员工违规操作及处理记录，对违规行为进行详细记录并说明处理结果。（三）质量检验档案1.检验计划与标准产品质量检验计划，明确各检验环节的检验项目、检验方法、检验频次等。产品质量标准文件，包括国家标准、行业标准、企业标准等，作为检验的依据。2.检验记录与报告原材料检验记录，对每批原材料的检验结果进行详细记录。半成品检验记录，记录各工序半成品的检验情况。成品检验记录，包括成品的外观、尺寸、性能等各项检验数据。质量检验报告，汇总检验结果，判定产品是否合格，并由检验人员签字确认。3.不合格品管理记录不合格品标识与隔离记录，记录不合格品的发现位置、标识方式及隔离情况。不合格品评审与处置记录，包括评审时间、评审人员、处置方式（返工、返修、报废等）及审批情况。（四）成品入库档案1.成品入库单记录成品的名称、规格型号、数量、入库日期、生产批次、质量状况等信息，由仓库管理人员签字确认。2.成品库存记录定期更新成品库存台账，记录库存数量、出入库时间、存放位置等情况，确保账实相符。三、生产档案的建立与收集（一）责任部门与人员1.采购部门：负责收集和整理原材料采购相关的文件和记录。2.生产部门：负责建立和保存生产过程中的各类文件和记录，包括生产计划、工艺文件、设备运行记录、人员操作记录等。3.质量部门：负责质量检验档案的建立与管理，包括检验计划、检验记录、不合格品管理记录等。4.仓库部门：负责成品入库档案的记录与保管，如成品入库单、库存记录等。（二）建立流程1.文件起草：各责任部门根据工作需要，按照规定的格式和要求起草相关生产档案文件。2.审核批准：文件起草完成后，由部门负责人进行审核，确保内容准确、完整，审核通过后报相关领导批准。3.记录填写：在产品生产过程中，相关操作人员应及时、准确地填写各类生产记录，确保记录的真实性和及时性。4.文件收集与整理：各责任部门定期将本部门产生的生产档案文件进行收集、整理，按照类别和时间顺序进行归档。四、生产档案的保存与保管（一）保存期限1.一般产品生产档案的保存期限为自产品交付后[X]年。2.对于涉及产品质量安全、重大质量事故等关键信息的生产档案，应长期保存。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案柜，对纸质生产档案进行分类存放，确保档案存放有序，便于查找。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏。2.电子档案建立电子档案管理系统，对生产档案进行数字化存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。定期对电子档案进行清理和维护，确保数据的完整性和可读性。同时，设置严格的访问权限，防止电子档案被非法篡改或泄露。（三）档案借阅与归还1.借阅申请：因工作需要借阅生产档案的人员，应填写《生产档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理借阅手续。2.借阅登记：档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅时间、预计归还时间等信息。3.档案借阅：借阅人凭借阅登记手续到档案管理部门领取档案，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并告知借阅注意事项。4.档案归还：借阅人应在规定的时间内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损、无缺页、无涂改等情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通并查明原因。五、生产档案的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅生产档案的，应按照规定的审批流程进行申请，经批准后方可查阅。2.涉及公司商业秘密、技术机密等重要生产档案，未经公司高层领导批准，严禁外部人员查阅。（二）查阅流程1.查阅申请：查阅人填写《生产档案查阅申请表》，详细说明查阅目的和所需档案内容。2.部门审批：查阅人所在部门负责人对查阅申请进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.档案管理部门审核：档案管理部门对查阅申请进行再次审核，确认查阅目的合理、查阅范围适当后，报公司分管领导审批。4.领导审批：公司分管领导根据申请情况进行审批，批准后由档案管理部门通知查阅人查阅档案。（三）使用要求1.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定场所。2.查阅人不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。3.查阅人查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，不得私自留存或转借他人。六、生产档案的销毁（一）销毁条件生产档案保存期满，且确认无继续保存价值的，可按照规定进行销毁。（二）销毁流程1.销毁申请：档案管理部门定期对到期的生产档案进行清查，填写《生产档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保存期限等信息。2.审核批准：《生产档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.销毁实施：经批准后，档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。4.销毁记录：销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁人员、监督人员等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门生产档案的建立、保存、查阅和使用等情况进行监督检查。检查内容包括档案的完整性、准确性、规范性，档案保管设施的安全性，档案借阅与归还手续的执行情况等。2.档案管理部门负责对监督检查结果进行记录和汇总，形成监督检查报告，报公司领导审阅。（二）考核措施1.对于在生产档案管理工作中表现优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励。2.对于违反本制度规定，导致生产档案