生产物料代采管理制度

PAGE生产物料代采管理制度一、总则（一）目的为规范公司生产物料代采行为，确保代采物料符合生产要求，保障产品质量，降低采购成本，提高采购效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产所需各类物料的代采活动，包括但不限于原材料、零部件、辅助材料等。（三）基本原则1.合规性原则：代采活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保代采物料的质量符合公司生产要求和产品质量标准。3.成本控制原则：在保证物料质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低代采成本，提高公司经济效益。4.效率原则：优化代采流程，提高采购效率，确保物料及时供应，满足公司生产进度需求。5.责任明确原则：明确各部门在代采活动中的职责和权限，做到责任清晰，分工协作。二、职责分工（一）采购部门1.负责生产物料代采的具体实施，包括供应商的开发、选择、评估和管理。2.制定代采计划，根据生产需求及时下达采购订单，确保物料按时供应。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物料顺利交付。5.负责采购成本的控制和核算，定期分析采购成本变动情况，提出降低成本的建议和措施。（二）生产部门1.根据生产计划，及时向采购部门提供准确的物料需求信息，包括物料名称、规格、数量、交货时间等。2.在采购过程中，协助采购部门与供应商进行技术沟通，确保代采物料符合生产工艺要求。3.参与对代采物料的验收工作，对物料的质量、数量、规格等进行检验，如发现问题及时反馈给采购部门。（三）质量部门1.制定代采物料的质量检验标准和验收流程，确保检验工作的科学性和公正性。2.负责对代采物料进行质量检验，出具检验报告，判定物料是否合格。3.对采购过程中的质量问题进行跟踪和处理，协助采购部门与供应商协商解决质量纠纷。（四）财务部门1.负责审核采购合同，确保合同条款符合公司财务管理制度和相关法律法规要求。2.根据采购合同和发票，办理付款手续，对采购成本进行核算和控制。3.定期对采购资金使用情况进行审计和监督，确保资金安全。（五）技术部门1.为采购部门提供技术支持，协助确定代采物料的技术规格和质量要求。2.参与对代采物料的技术评审和验收工作，对物料的技术性能进行评估。三、代采流程（一）需求申请1.生产部门根据生产计划和库存情况，填写《生产物料需求申请表》，详细注明物料名称、规格、数量、需求时间、用途及技术要求等信息。2.《生产物料需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门接到《生产物料需求申请表》后，对需求信息进行整理和分析，结合库存情况，制定代采计划。2.代采计划应明确采购物料的名称、规格、数量、预计采购时间、采购预算等内容，并报部门负责人审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据代采物料的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料，建立供应商档案。3.组织相关部门对供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务等方面。4.根据评估结果，选择合格的供应商，并将其列入合格供应商名录。（四）采购订单下达1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物料名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同经公司法律顾问审核后，报公司领导审批。3.采购部门根据采购合同，及时下达采购订单给供应商，采购订单应明确采购物料的详细信息、交货要求等内容。（五）物料跟踪与催交1.采购部门建立采购订单跟踪台账，实时跟踪采购订单的执行情况，及时掌握物料的生产进度、运输情况等信息。2.如发现供应商可能无法按时交货，采购部门应及时与供应商沟通，了解原因，并要求供应商采取措施确保按时交货。3.对于重要物料或紧急采购订单，采购部门应安排专人进行催交，确保物料按时供应。（六）物料验收1.物料到货前，采购部门应通知质量部门和生产部门做好验收准备工作。2.质量部门按照制定的质量检验标准和验收流程，对代采物料进行质量检验，包括外观检查、尺寸测量、性能测试等。3.生产部门对物料的数量、规格进行核对，确保与采购订单一致。4.验收合格的物料，由质量部门出具《物料验收报告》，验收人员签字确认后，办理入库手续。5.验收不合格的物料，采购部门应及时与供应商联系，协商解决退货、换货或补货等问题，并跟踪处理结果。（七）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请单》，附上发票、验收报告等相关资料，提交给财务部门审核。2.财务部门对《付款申请单》及相关资料进行审核，核对发票金额、采购合同条款、验收情况等信息，确保付款准确无误。3.审核通过后，财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式，办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门根据公司生产物料需求和市场情况，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、方法和时间进度。2.通过多种渠道收集潜在供应商信息，如行业展会、供应商推荐、网络搜索等，对潜在供应商进行初步筛选和评估。3.组织相关部门对符合基本条件的潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务等方面的情况，填写《供应商考察报告》。4.根据考察结果，选择合适的供应商进行合作，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。2.制定供应商评估指标体系，明确各项评估指标的权重和评分标准。评估指标体系应根据公司实际情况和采购需求进行设定，确保评估结果客观、公正。3.采购部门收集供应商的相关数据和信息，如质量检验报告、交货记录、价格变动情况、客户反馈等，组织相关部门对供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》。4.根据评估结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款、提供技术支持等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.对供应商的违约行为进行约束，如在采购合同中明确违约责任和赔偿条款，对违反合同约定的供应商采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消合格供应商资格等。3.定期与供应商进行沟通和交流，及时反馈公司的需求和意见，共同解决合作过程中出现的问题，建立良好的合作关系。五、风险管理（一）市场风险1.关注市场动态，及时了解物料价格波动、供应短缺等市场信息，分析市场风险对公司生产物料代采的影响。2.制定应对市场风险的策略，如与供应商签订长期合同、建立战略合作伙伴关系、优化采购计划、增加安全库存等，以降低市场风险对公司生产的影响。（二）质量风险1.加强对代采物料质量的控制，严格按照质量检验标准和验收流程进行检验，确保物料质量符合公司生产要求和产品质量标准。2.要求供应商提供质量保证文件和检测报告，对供应商的质量管理体系进行定期审核，督促供应商不断提高产品质量。3.建立质量风险预警机制，及时发现和处理质量问题，如出现质量事故，应立即采取措施进行整改，减少损失，并追究相关责任人的责任。（三）供应商风险1.对供应商进行全面评估和管理，选择实力雄厚、信誉良好的供应商合作，降低供应商违约风险。2.在采购合同中明确双方的权利和义务，加强对供应商的监督和约束，确保供应商严格履行合同约定。3.建立供应商风险预警机制，及时掌握供应商的经营状况、财务状况、生产能力等信息，如发现供应商存在风险隐患，应及时采取措施进行调整，如更换供应商、增加备用供应商等。（四）合同风险1.加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款符合法律法规要求和公司利益，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷。2.建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，如发现合同执行过程中出现问题，应及时与供应商沟通协商解决，确保合同顺利履行。3.定期对采购合同进行总结和分析，评估合同风险，不断完善合同管理制度，提高合同管理水平。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对生产物料代采活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等情况。2.财务部门对采购资金使用情况进行监督，确保资金安全，防止出现贪污、挪用等违法违规行为。3.质量部门对代采物料质量进行监督，确保物料质量符合公司要求，对不合格物料及时进行处理。（二）考核机制1.建立生产物料代采工作考核机