生产公司采购管理制度

PAGE生产公司采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，满足公司生产经营需求，降低采购成本，提高采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及生产所需物资、设备、服务等的采购活动，包括原材料采购、零部件采购、办公用品采购、设备采购、外包服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商，确保采购物资和服务的性价比最优。5.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行合同约定，维护公司利益。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和执行采购计划，根据公司生产经营需求，及时采购所需物资和服务。开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。负责采购物资的验收工作，对不合格物资及时处理，保障公司生产顺利进行。收集、整理采购相关信息，分析采购数据，为公司采购决策提供支持。2.采购人员岗位职责采购经理全面负责采购部门的日常管理工作，制定采购工作计划和目标，并组织实施。领导采购团队，培养和提升团队成员的业务能力和综合素质。协调与其他部门的工作关系，确保采购工作与公司整体运营相衔接。审核采购合同，把控采购风险，确保采购活动合法合规。参与公司重大采购项目的决策，提供专业的采购建议和方案。采购专员根据采购计划，负责具体的采购操作，包括寻找供应商、询价、比价、议价等。协助采购经理进行供应商开发、评估和管理工作，收集供应商信息，建立供应商数据库。起草采购合同，跟进合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中的问题。负责采购物资的到货验收工作，填写验收报告，对不合格物资提出处理意见。整理采购文件和资料，做好采购记录和档案管理工作。（二）需求部门1.需求部门职责根据公司生产经营计划，提出准确、合理的物资和服务需求申请。协助采购部门进行供应商选择和采购合同评审，提供技术规格、质量标准等相关要求。参与采购物资的验收工作，对验收结果进行确认。反馈采购物资的使用情况，对采购工作提出改进建议。2.需求部门负责人岗位职责负责本部门物资和服务需求的审核和汇总，确保需求信息准确无误。协调本部门与采购部门的工作关系，及时沟通需求变更情况，保证采购工作顺利进行。对采购物资的质量、交付期等进行跟踪和监督，确保满足本部门生产经营需求。根据本部门实际情况，对采购工作提出合理的意见和建议，促进采购管理水平的提升。（三）质量管理部门1.质量管理部门职责制定采购物资的质量标准和检验规范，参与采购合同中质量条款的评审。负责对采购物资进行质量检验和验收，出具检验报告，判定物资是否合格。对不合格采购物资进行原因分析，提出处理意见，并跟踪整改情况。定期对采购物资的质量情况进行统计分析，向采购部门反馈质量信息，协助采购部门改进采购工作。2.质量检验人员岗位职责按照质量标准和检验规范，对采购物资进行严格检验，确保物资质量符合要求。如实记录检验结果，填写检验报告，对检验数据的准确性和可靠性负责。对不合格物资进行标识和隔离，及时通知采购部门和相关部门处理。参与质量问题的调查和分析，提出改进措施和建议，防止类似问题再次发生。（四）财务部门1.财务部门职责参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见和建议。负责采购资金的安排和支付管理，审核采购合同付款条款，确保资金支付安全、合规。对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况，控制采购费用支出。协助采购部门进行供应商付款信用管理，防范财务风险。2.财务人员岗位职责审核采购预算，确保预算编制合理、准确，符合公司财务管理制度要求。根据采购合同和验收报告，及时办理采购付款手续，严格把关付款流程，防止不合理支出。定期对采购成本进行核算和分析，为公司采购决策提供财务数据支持，提出成本控制建议。监控供应商付款信用情况，对逾期付款的供应商采取相应措施，维护公司资金安全。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求、质量标准等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，进行汇总和分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并报采购经理审核。3.采购经理根据公司整体战略和实际情况，对采购计划进行审批，确保采购计划符合公司利益和生产经营需求。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门根据采购计划和物资需求特点，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等相关资料，建立供应商信息库。2.供应商评估采购部门组织相关人员（如质量、技术、采购等）对供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行打分，确定合格供应商名单。3.供应商管理采购部门与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购物资的规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、服务水平、价格变动等方面。根据考核结果，对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不合格供应商及时进行淘汰或整改。（四）采购实施1.询价与比价采购专员根据采购计划，向多家合格供应商发出询价函，要求供应商提供物资或服务的报价、交货期、付款方式等信息。采购专员对供应商的报价进行整理和分析，进行比价，选择性价比最优的供应商。2.采购谈判采购专员与选定的供应商进行采购谈判，进一步协商采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款，争取更有利的采购条件。采购谈判过程中，采购专员应充分了解供应商的成本构成和市场行情，灵活运用谈判技巧，维护公司利益。3.合同签订采购谈判达成一致后，采购专员起草采购合同，合同内容应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经采购部门负责人审核、公司法律顾问审查后，报公司主管领导审批。审批通过后，由采购部门与供应商签订采购合同。（五）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量管理部门做好验收准备工作。2.采购物资到货时，采购专员、需求部门人员和质量检验人员共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术参数、质量证明文件等是否符合采购合同要求。3.质量检验人员按照质量标准和检验规范对采购物资进行抽样检验，出具检验报告。如检验合格，验收人员在《采购验收单》上签字确认；如检验不合格，质量检验人员应及时通知采购部门和供应商，采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。（六）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门应及时将《采购验收单》、采购合同、发票等相关资料提交至财务部门。2.财务部门审核相关资料无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款时，财务部门应严格把关，确保资金支付安全、合规。3.对于预付款项的采购业务，财务部门应在付款前对供应商的信誉和履约能力进行再次评估，防范预付款风险。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括原材料价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险，可能导致采购成本上升、物资供应中断等问题。2.质量风险：采购物资质量不符合要求，可能影响公司产品质量和生产进度，增加生产成本和客户投诉风险。3.供应商风险：供应商违约、破产、停产等情况，可能导致采购合同无法履行，物资供应中断，影响公司正常生产经营。4.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致合同纠纷，给公司带来经济损失和法律风险。5.内部管理风险：采购流程不规范、审批不严、信息沟通不畅等内部管理问题，可能导致采购效率低下、成本增加、腐败等风险。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分级管理，确定重点风险领域和风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握原材料价格波动情况，通过套期保值、签订长期合同、与供应商协商价格调整等方式，降低价格波动风险。拓展供应商渠道，避免过度依赖单一供应商，降低供应商垄断风险。加强市场调研和预测，提前储备关键物资，应对市场供应短缺风险。2.质量风险应对严格供应商质量管理，加强对供应商的质量控制和监督，要求供应商提供质量保证文件和样品，定期进行质量抽检。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节管理，确保采购物资质量符合要求。对于质量问题严重的供应商，及时采取更换供应商、终止合作等措施，防范质量风险。3.供应商风险应对加强供应商信用管理，建立供应商信用档案，定期对供应商进行信用评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。在采购合同中约定违约责任和赔偿条款，对供应商违约行为进行约束。与供应商保持密切沟通，及时了解供应商经营状况和财务状况，发现问题及时采取措施，防范供应商风险。4.合同风险应对加强采购合同管理，合同条款应明确、具体、合理，避免模糊不清和歧义条款。采购合同签订前，应组织相关部门和人员进行评审，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时协商解决，防范合同纠纷风险。5.内部管理风险应对完善采购管理制度和流程，明确各部门和人员的职责权限，加强采购过程的规范化管理。加强采购审批管理，严格执行采购审批程序，确保采购活动合法合规。建立采购信息沟通平台，加强采购部门与需求部门、质量部门、财务部门等之间的信息共享和沟通协调，提高采购效率和管理水平。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。2.采购部门应