生产订单印章管理制度

PAGE生产订单印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产订单印章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及生产订单相关印章的使用、保管、审批等管理活动。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的使用必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.专人专管原则：明确专人负责印章的保管和使用，严格履行保管和使用职责。3.审批授权原则：所有印章的使用均需经过规定的审批流程，获得相应授权后方可使用。4.风险防控原则：加强印章使用过程中的风险防控，防止印章被盗用、冒用等情况发生。二、印章种类及用途（一）生产订单专用章1.用于在生产订单、生产合同、生产协议等文件上加盖，以确认公司对相关生产业务的认可和承诺。2.仅适用于与生产订单直接相关的业务往来，不得用于其他无关事项。（二）生产订单审核章1.用于对生产订单的审核意见进行加盖，表明审核通过或提出相关审核意见。2.由负责生产订单审核的部门或人员在完成审核后加盖。三、印章的保管（一）保管人员1.生产订单专用章由[具体保管部门或人员]负责保管。2.生产订单审核章由[具体保管部门或人员]负责保管。（二）保管要求1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.保管人员不得将印章随意放置或交予他人代管，因特殊情况需要临时交接时，必须办理交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。3.如发现印章丢失或被盗，保管人员应立即向公司报告，并采取必要措施防止损失扩大，如登报声明作废等。同时，配合公司进行调查处理，追究相关责任。四、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用部门或人员填写《生产订单印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并签字确认。2.审批：申请表提交至相关审批人进行审批。审批人应根据公司规定和业务实际情况，对用印申请进行严格审核，确保用印事项合法合规、真实有效。审批通过后，在申请表上签字批准。3.用印：保管人员根据审批通过的申请表，在用印文件上加盖相应印章，并对用印情况进行登记，记录用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人等信息。4.文件存档：用印后的文件由申请部门或人员负责按照公司档案管理规定进行存档，确保文件资料的完整性和可追溯性。（二）审批权限1.一般生产订单相关文件的用印，由[具体审批层级1]审批。2.涉及金额较大、重要合同或协议等生产订单文件的用印，需经[具体审批层级2]审批。3.如遇特殊情况或紧急用印需求，可由公司高层领导特批，但事后需补办相关审批手续。（三）禁止使用情况1.未经审批的文件不得加盖印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。3.与公司生产订单业务无关的文件不得使用生产订单印章加盖。五、印章使用登记与记录（一）登记要求保管人员应建立《生产订单印章使用登记簿》，对每一次印章使用情况进行详细登记。登记内容应包括用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人、审批人、用印事项说明等信息，确保登记信息准确、完整。（二）记录保存《生产订单印章使用登记簿》应妥善保存，保存期限为[具体期限]年。保存期满后，经公司相关部门审核批准后，方可进行销毁处理。同时，应将相关记录以电子文档形式备份保存，以便查询和追溯。六、印章的更换与废止（一）更换1.当印章出现磨损、损坏或其他需要更换的情况时，保管人员应及时向公司提出印章更换申请。2.申请应说明印章更换的原因、新印章的规格、样式等信息，并提交公司相关部门审核。3.审核通过后，由公司指定部门负责刻制新印章，并按照本制度规定进行启用和交接。同时，原印章应及时废止，并办理相关销毁手续。（二）废止1.印章因使用期满、业务变更不再使用或其他原因需要废止时，保管人员应填写《生产订单印章废止申请表》，详细说明废止原因和废止时间。2.申请表提交至公司相关部门进行审核，审核通过后，由保管人员负责将废止印章交回公司统一保管，并按照公司规定进行销毁处理。3.废止印章的销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，确保销毁过程可追溯。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对生产订单印章的管理情况进行审计检查，重点检查印章的保管、使用、登记等环节是否符合本制度规定。2.如发现问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。整改情况应进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。八、附则