档案管理制度职责守则汇编

档案管理制度职责守则汇编一、总则为了加强档案管理，有效地保护和利用档案，为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本档案管理制度职责守则汇编。本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的相关行为。档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是公司的重要资产和信息资源。档案管理工作应遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成，组长由公司总经理担任。2.职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案工作的发展规划和年度计划。研究决定档案工作中的重大问题，协调各部门之间在档案管理工作中的关系。监督、检查档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行考核和评估。（二）档案管理部门1.设置：公司设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员。2.职责负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。指导各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。对公司档案的安全进行检查和维护，采取必要的措施确保档案的安全。按照规定向有关部门移交档案，做好档案的保密工作。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定一名兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并定期向档案管理部门移交档案。2.各部门应按照档案管理部门的要求，做好本部门文件材料的形成、积累和归档工作，确保文件材料的完整、准确和系统。3.各部门在工作中需要利用档案时，应按照规定的程序向档案管理部门提出申请，经批准后办理借阅手续。三、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责档案管理部门的工作，制定档案管理部门的工作计划和规章制度，并组织实施。2.组织档案管理人员开展档案业务学习和培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。3.定期向档案管理领导小组汇报档案管理工作情况，提出改进工作的建议和措施。4.加强与各部门的沟通和协调，做好档案的收集、整理和保管工作。5.负责档案管理部门的安全管理工作，确保档案的安全和保密。（二）专职档案管理人员职责1.按照档案管理的要求，做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化和标准化。2.对收集到的档案进行严格的审核和鉴定，剔除无保存价值的文件材料，确保档案的质量。3.负责档案的保管工作，建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。4.做好档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理工作提供数据支持。5.积极开展档案的开发利用工作，编制档案检索工具，为公司各部门提供档案信息服务。6.严格遵守档案保密制度，做好档案的保密工作，防止档案信息的泄露。（三）兼职档案管理人员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和保管工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门的档案移交档案管理部门。2.对本部门形成的文件材料进行初步的分类和整理，确保文件材料的有序存放。3.协助档案管理部门做好本部门档案的鉴定和销毁工作。4.及时向档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议。四、档案收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案：公司在行政管理、经营管理等活动中形成的各种文件材料，包括请示、报告、批复、通知、会议纪要等。2.科技档案：公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的各种文件材料，包括科研报告、设计图纸、技术标准等。3.会计档案：公司在财务管理活动中形成的各种会计凭证、会计账簿、财务报表等。4.人事档案：公司员工的个人档案，包括履历表、自传、考核材料、奖惩材料等。5.声像档案：公司在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。6.电子档案：公司在信息化建设过程中形成的各种电子文件和数据。（二）档案收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，并进行初步的整理。2.档案收集应遵循完整性、准确性和系统性的原则，确保档案能够全面、真实地反映公司的各项活动。3.对于重要的文件材料，应在形成后及时归档，避免文件材料的散失和损坏。4.档案收集过程中，应注意文件材料的质量，对于字迹模糊、破损的文件材料，应及时进行修复和复制。（三）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别。2.编号：对分类后的档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.装订：对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。4.编目：编制档案目录，包括档案的名称、编号、日期、保管期限等信息，以便于查询和检索。五、档案保管与保护（一）档案保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全和完整。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。（二）档案保管要求1.档案应按照类别、年度等进行有序存放，排列整齐，便于查找和管理。2.对于珍贵的档案和重要的文件材料，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。（三）档案保护措施1.对档案进行定期的消毒和防虫处理，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。2.对于破损的档案，应及时进行修复和裱糊，延长档案的使用寿命。3.采用现代化的技术手段，对档案进行数字化处理，实现档案的长期保存和有效利用。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定工作1.档案鉴定工作由档案管理部门会同有关部门组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行全面的审查和评估，确定档案的存毁。3.对于失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（二）档案销毁程序1.档案管理部门应编制档案销毁清册，详细记录销毁档案的名称、编号、日期、数量等信息。2.档案销毁清册应经档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁的安全和彻底。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期和销毁方式，并由监销人员签字确认。七、档案利用与服务（一）档案利用方式1.查阅：公司各部门及员工因工作需要可以查阅档案，查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.借阅：对于确因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅档案应按时归还，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应按照规定的收费标准收取费用。（二）档案服务要求1.档案管理部门应建立健全档案利用制度，为公司各部门及员工提供优质、高效的档案服务。2.档案管理人员应熟悉档案业务，热情接待档案利用者，及时准确地提供档案信息。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用需求，不断改进档案服务工作。八、档案保密与安全（一）档案保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密制度，确保档案信息的安全和保密。2.对于涉及公司机密的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制访问等。3.档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案信息。（二）档案安全制度1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强档案安全管理工作。2.档案库房应安装监控设备和报警装置，确保档案库房的安全。3.档案管理人员应定期对档案安全情况进行检查，发现问题及时处理。九、档案信息化建设（一）档案信息化规划1.公司应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务和措施。2.档案信息化建设应与公司的信息化建设同步进行，实现档案信息的数字化、网络化和智能化管理。（二）档案数字化处理1.档案管理部门应采用先进的技术手段，对档案进行数字化处理，建立档案数据库。2.档案数字化处理应遵循相关的标准和规范，确保档案数字化的质量和安全。（三）档案信息系统建设1.公司应建立档案信息系统，实现档案的在线管理和利用。2.档案信息系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等功能，为公司各部门及员工提供便捷的档案信息服务。十、档案工作考核与奖惩（一）档案工作考核1.公司应建立档案工作考核制度，对各部门及档案管理人员的档案工作进行考核。2.考核内容包括档案管理工作的组织领导、制度建设、档案收集、整理、保管、利用等方面。3