管理文秘学山大本科考试题库及答案

管理文秘学山大本科考试题库及答案一、单项选择题1.下列哪一项不属于秘书工作的基本原则？（）A.准确原则B.及时原则C.保密原则D.自主原则答案：D。秘书工作需遵循准确、及时、保密等原则，工作具有辅助性，不能自主行事，要围绕领导工作展开，所以自主原则不属于秘书工作基本原则。2.会议文件分发传递的正确步骤是（）。A.登记—装封—发出B.装封—登记—发出C.发出—登记—装封D.登记—发出—装封答案：A。会议文件分发传递应先进行登记，明确文件信息，然后装封保证文件安全，最后发出，所以顺序是登记—装封—发出。3.秘书在处理与上级关系时，以下做法正确的是（）。A.完全听从上级安排，不提出任何意见B.对上级的错误坚决当面指出，不留情面C.维护上级的威信，积极辅助上级工作D.与上级保持距离，避免产生矛盾答案：C。秘书要维护上级威信，积极辅助上级工作。完全听从上级安排不提出意见不利于工作改进；当面坚决指出上级错误不留情面可能会影响关系；与上级保持距离不利于工作开展，所以选C。4.信息分类的基本要求不包括（）。A.科学性B.完整性C.随意性D.系统性答案：C。信息分类要具有科学性、完整性和系统性，随意性不能保证信息分类的质量和有效性，所以选C。5.下列哪种文书不属于行政公文？（）A.通知B.合同C.报告D.请示答案：B。通知、报告、请示都属于行政公文的范畴，而合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，不属于行政公文，所以选B。6.秘书安排领导的公务活动时，首先要考虑（）。A.领导的兴趣爱好B.工作的轻重缓急C.自己的时间安排D.同事的意见答案：B。秘书安排领导公务活动时，要以工作的轻重缓急为首要考虑因素，确保领导能合理安排时间处理重要工作，而不是以领导兴趣爱好、自己时间安排或同事意见为主，所以选B。7.档案整理工作的基本内容包括（）。A.分类、编号、编目B.收集、鉴定、保管C.撰写、审核、归档D.装订、装盒、上架答案：A。档案整理工作主要包括分类、编号、编目等内容，收集、鉴定、保管是档案工作的其他环节；撰写、审核不属于档案整理范畴；装订、装盒、上架是档案整理后的操作，所以选A。8.秘书在接听电话时，应在电话铃声响（）之内接听。A.一声B.三声C.五声D.七声答案：B。秘书接听电话一般应在铃声响三声之内接听，这样既能体现及时响应，又不会让对方等待过久，所以选B。9.下列不属于秘书信息工作特点的是（）。A.综合性B.时效性C.独立性D.服务性答案：C。秘书信息工作具有综合性、时效性和服务性等特点，它是围绕领导工作和组织需求展开的，不具有独立性，所以选C。10.会议记录的要求不包括（）。A.准确B.完整C.详细D.随意答案：D。会议记录要求准确、完整、详细，如实记录会议内容，随意记录不能保证会议记录的质量和价值，所以选D。二、多项选择题1.秘书的职业素养包括（）。A.政治素养B.道德素养C.知识素养D.能力素养答案：ABCD。秘书应具备政治素养，以正确把握工作方向；要有良好的道德素养，保证工作的公正性和诚信度；具备扎实的知识素养，为工作提供知识支撑；还需有较强的能力素养，如沟通、协调、组织等能力，所以ABCD都正确。2.会议的功能有（）。A.决策功能B.沟通功能C.协调功能D.动员功能答案：ABCD。会议可以通过集体讨论做出决策，具有决策功能；参会人员之间可以进行信息交流和沟通，具有沟通功能；能协调各方利益和工作安排，具有协调功能；还可以动员相关人员积极投入工作，具有动员功能，所以ABCD都选。3.秘书工作的主要内容包括（）。A.文书工作B.会务工作C.信息工作D.档案工作答案：ABCD。秘书工作涵盖文书工作，如文件的起草、审核、收发等；会务工作，包括会议的组织、安排等；信息工作，收集、整理、传递信息；档案工作，档案的整理、保管等，所以ABCD都属于秘书工作主要内容。4.下列属于秘书沟通协调方法的有（）。A.说服协调法B.沟通协调法C.利益协调法D.行政协调法答案：ABCD。说服协调法是通过讲道理等方式说服相关人员达成一致；沟通协调法强调信息的交流和传递；利益协调法从利益分配角度进行协调；行政协调法利用行政手段进行协调，这些都是秘书常用的沟通协调方法，所以ABCD都选。5.文书的特点有（）。A.政治性B.规范性C.实用性D.时效性答案：ABCD。文书具有政治性，体现一定的政治立场和要求；有规范性，格式和内容有严格规定；具有实用性，用于解决实际问题；还有时效性，在一定时间内发挥作用，所以ABCD都正确。6.秘书在接待工作中应遵循的原则有（）。A.热情周到B.平等相待C.节约高效D.保守秘密答案：ABCD。接待工作中要热情周到，让来访者感受到尊重；平等对待每一位来访者，不厚此薄彼；要注重节约高效，合理安排资源和时间；同时要保守相关秘密，保护组织和来访者的信息安全，所以ABCD都选。7.信息筛选的方法有（）。A.查重法B.时序法C.类比法D.评估法答案：ABCD。查重法是去除重复信息；时序法根据信息的时间顺序筛选；类比法通过与已知信息对比筛选；评估法对信息的价值等进行评估筛选，所以ABCD都是信息筛选的方法。8.档案鉴定工作的内容包括（）。A.确定档案的价值B.确定档案的保管期限C.剔除无保存价值的档案D.对档案进行分类答案：ABC。档案鉴定工作主要是确定档案的价值，根据价值确定保管期限，剔除无保存价值的档案，而对档案进行分类属于档案整理工作，不属于鉴定工作内容，所以选ABC。9.秘书在安排领导日程时，应注意（）。A.合理安排时间B.考虑领导的休息C.预留弹性时间D.与其他部门协调答案：ABCD。安排领导日程要合理安排时间，确保各项工作有序进行；要考虑领导的休息，保证领导有良好的工作状态；预留弹性时间，以应对突发情况；还需与其他部门协调，避免日程冲突，所以ABCD都要注意。10.下列属于秘书常用办公软件的有（）。A.WordB.ExcelC.PowerPointD.Photoshop答案：ABC。Word用于文字处理，Excel用于数据处理和分析，PowerPoint用于制作演示文稿，这些都是秘书常用的办公软件，而Photoshop主要用于图像处理，不是秘书办公的常用软件，所以选ABC。三、判断题1.秘书工作具有鲜明的辅助性特点。（）答案：正确。秘书工作是辅助领导开展工作的，不具有决策等主导性权力，主要是为领导提供信息、协调事务等方面的支持，所以具有鲜明的辅助性特点。2.会议纪要和会议记录是同一个概念。（）答案：错误。会议记录是对会议过程的原始记录，较为详细、具体；而会议纪要是对会议主要内容和决议的概括和提炼，具有更强的指导性和规范性，二者不是同一个概念。3.秘书可以自行决定重大事项。（）答案：错误。秘书工作具有辅助性，重大事项的决定权在领导，秘书不能自行决定重大事项，只能为领导决策提供信息和建议等。4.信息传递只需要保证速度，不需要考虑准确性。（）答案：错误。信息传递既需要保证速度，及时将信息传递出去，又要保证准确性，不准确的信息可能会导致决策失误等不良后果，所以速度和准确性都要兼顾。5.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。（）答案：正确。档案保管期限一般分为永久、长期（1650年左右）和短期（15年以下）三种，根据档案的价值和重要性来确定保管期限。6.秘书在接待来访者时，可以根据自己的喜好来决定接待的态度。（）答案：错误。秘书接待来访者要遵循热情周到、平等相待等原则，不能根据自己的喜好决定接待态度，要以专业的态度对待每一位来访者。7.文书的格式可以随意改变。（）答案：错误。文书具有规范性，格式有严格的规定，不能随意改变，否则可能影响文书的效力和严肃性。8.秘书在协调工作时，只需要考虑上级的意见。（）答案：错误。秘书协调工作要综合考虑各方面的意见和利益，包括上级、下级、平级等，不能只考虑上级意见，以达到各方利益的平衡和工作的顺利开展。9.会议的规模越大越好。（）答案：错误。会议规模应根据会议的目的、内容等因素合理确定，并非越大越好。规模过大可能导致效率低下、组织困难等问题，所以要适度控制会议规模。10.秘书不需要具备创新能力。（）答案：错误。在当今社会发展变化迅速的情况下，秘书也需要具备创新能力，以更好地适应工作的新要求，为领导提供更有价值的服务和建议，所以秘书需要具备创新能力。四、简答题1.简述秘书工作的作用。秘书工作具有以下重要作用：辅助决策作用：秘书为领导收集、整理和分析信息，提供决策依据和建议，帮助领导做出科学合理的决策。沟通协调作用：秘书作为组织内部各部门之间、组织与外部之间的桥梁，负责信息的传递和沟通，协调各方关系，确保工作的顺利开展。参谋助手作用：在领导日常工作中，秘书协助领导处理各种事务，如安排日程、组织会议、起草文件等，为领导分担工作压力。督促检查作用：秘书负责对领导决策和工作部署的执行情况进行督促检查，及时反馈执行过程中的问题和进展，确保决策的有效落实。信息枢纽作用：秘书是组织信息的集中地，负责收集、筛选、整理和传递各类信息，使领导能够及时了解组织内外的情况。2.简述会议组织的基本程序。会议组织的基本程序如下：会议准备阶段：确定会议主题和目的，明确会议要解决的问题。确定会议时间、地点和参会人员。发出会议通知，告知参会人员会议的相关信息。准备会议资料，如文件、报告等。布置会议场地，安排座位、设备等。会议进行阶段：签到和入场组织，确保参会人员按时进入会场。按照会议议程进行会议，组织发言、讨论等环节。做好会议记录，准确记录会议内容和决议。维持会议秩序，确保会议顺利进行。会议结束阶段：总结会议内容，强调会议决议和重点事项。整理会议记录，形成会议纪要并及时分发。清理会议场地，归还借用的设备等。对会议进行评估，总结经验教训，为今后的会议组织提供参考。3.简述秘书信息工作的基本要求。秘书信息工作的基本要求包括：准确：信息要真实可靠，来源准确，数据准确，避免虚假信息和错误信息。及时：及时收集、整理和传递信息，确保信息能够在第一时间为领导决策提供支持，避免因信息滞后导致决策失误。全面：信息要涵盖组织内外的各个方面，包括政治、经济、社会等，不能有遗漏，以提供全面的决策依据。适用：信息要符合领导的需求和决策的实际需要，具有针对性和实用性，避免提供无关或无用的信息。经济：在信息工作中要考虑成本效益，合理利用资源，以最小的投入获取最大的信息效益。4.简述文书处理的基本原则。文书处理应遵循以下基本原则：准确原则：文书的内容、格式、语言等都要准确无误，避免出现错误和歧义，确保文书的质量和效力。及时原则：及时处理文书，提高工作效率，避免文书积压，确保工作的顺利进行。安全原则：确保文书的安全，包括内容安全和载体安全，防止文书丢失、损坏、泄密等情况发生。统一原则：文书处理要有统一的制度、规范和流程，确保处理的一致性和规范性，便于管理和查询。精简原则：精简文书数量，避免不必要的文书往来，提高工作效率，同时文书内容要简洁明了，突出重点。5.简述秘书沟通协调的重要性。秘书沟通协调具有重要意义：保证工作顺利开展：通过沟通协调，秘书可以使组织内部各部门之间、人员之间的工作相互配合，避免工作冲突和推诿，确保各项工作有序进行。提高工作效率：有效的沟通协调能够及时解决工作中的问题和矛盾，减少不必要的时间和资源浪费，提高工作效率。促进信息流通：沟通协调为信息的传递和交流提供了渠道，使组织内外的信息能够及时、准确地传递，为领导决策提供充分的信息支持。维护组织形象：良好的沟通协调可以营造和谐的工作氛围，提升组织的凝聚力和向心力，同时也能在与外部交往中展示组织的良好形象。辅助领导决策：秘书在沟通协调过程中可以收集各方面的意见和建议，为领导决策提供参考，帮助领导做出更科学合理的决策。五、论述题1.论述秘书如何做好参谋助手工作。秘书要做好参谋助手工作，需要从以下几个方面入手：信息收集与分析：广泛收集信息：秘书要通过多种渠道，如网络、报刊、会议、调研等，收集与组织相关的政治、经济、社会等方面的信息，为领导决策提供全面的信息支持。准确分析信息：对收集到的信息进行筛选、整理和分析，去粗取精、去伪存真，提炼出有价值的信息，并分析信息背后的趋势和问题，为领导提供有深度的信息分析报告。提供决策建议：了解领导需求：秘书要深入了解领导的工作目标、决策思路和关注点，以便提供符合领导需求的决策建议。提出多种方案：针对决策问题，秘书要运用自己的知识和经验，提出多种可行的方案，并分析各方案的优缺点，供领导选择。参与决策过程：在领导决策过程中，秘书要积极参与讨论，为领导提供专业的意见和建议，协助领导做出科学合理的决策。协调工作关系：协调内部关系：秘书要协调组织内部各部门之间的工作关系，促进部门之间的沟通与合作，解决部门之间的矛盾和问题，确保工作的顺利进行。协调外部关系：与组织外部的单位、部门保持良好的沟通与合作，为组织的发展创造有利的外部环境。督促检查决策落实：制定督查计划：根据领导决策和工作部署，制定详细的督查计划，明确督查的内容、时间和责任人。跟踪督查进度：定期对决策落实情况进行跟踪检查，及时了解工作进展和存在的问题，并向领导反馈。推动问题解决：对于决策落实过程中出现的问题，秘书要协助领导分析原因，提出解决方案，并推动问题的解决，确保决策得到有效落实。不断提升自身素质：提高知识水平：不断学习政治、经济、管理等方面的知识，拓宽知识面，为做好参谋助手工作提供知识支撑。增强能力素养：提升沟通、协调、组织、分析等能力，提高工作效率和质量。培养职业道德：树立良好的职业道德，如忠诚、保密、敬业等，赢得领导的信任和支持。2.论述会议管理的重要性及如何提高会议管理水平。会议管理具有重要意义：重要性：决策功能：会议是组织进行决策的重要方式，通过集体讨论和交流，能够充分发挥集体智慧，做出科学合理的决策。沟通功能：会议为组织内部各部门之间、人员之间提供了沟通的平台，促进信息的流通和共享，增强团队的凝聚力和协作能力。协调功能：可以协调组织内部的工作关系，解决工作中的矛盾和问题，确保各项工作的顺利进行。动员功能：通过会议可以动员组织成员积极投入工作，明确工作目标和任务，激发工作积极性和主动性。提高会议管理水平的方法：会前充分准备：明确会议目的：在召开会议之前，要明确会议要解决的问题和达到的目标，避免会议主题不明确，浪费时间和资源。合理安排时间和地点：根据会议的内容和参会人员的情况，合理安排会议时间和地点，确保参会人员能够按时参加会议。准备会议资料：提前准备好会议所需的文件、报告等资料，并分发给参会人员，让参会人员有足够的时间进行准备。会中有效组织：严格控制时间：按照会议议程的安排，严格控制会议时间，避免会议拖延，提高会议效率。引导会议讨论：在会议讨论过程中，秘书要引导参会人员围绕会议主题进行讨论，避免跑题和争论不休。做好会议记录：准确记录会议内容和决议，确保会议记录的完整性和准确性，为后续工作提供依据。会后跟踪落实：整理会议纪要：及时整理会议纪要，明确会议决议和任务分配，并分发给相关人员。跟踪决议落实：对会议决议的落实情况进行跟踪检查，及时了解工作进展和存在的问题，并向领导反馈。评估会议效果：定期对会议进行评估，总结经验教训，不断改进会议管理水平。3.论述秘书在文书处理中应注意的问题。秘书在文书处理中应注意以下问题：文书起草方面：内容准确：文书内容要真实、准确，符合实际情况，避免虚假信息和错误表述。格式规范：严格按照文书的格式要求进行起草，包括字体、字号、排版、标点等，确保文书格式规范统一。语言恰当：文书语言要简洁明了、通俗易懂，避免使用生僻、晦涩的词汇和复杂的句子结构，同时要注意语言的规范性和礼貌性。文书审核方面：审核内容：对文书内容进行全面审核，检查是否存在政治错误、事实错误、逻辑错误等，确保文书内容的准确性和合法性。审核格式：再次检查文书格式是否符合要求，如标题、文号、主送单位、落款等是否正确。审核语言：审核文书语言是否通顺、恰当，是否存在语病和歧义，对语言进行进一步的润色和优化。文书收发方面：及时登记：对收到和发出的文书进行及时登记，记录文书的文号、标题、时间、来源、去向等信息，便于查询和管理。安全传递：在文书传递过程中，要确保文书的安全，防止文书丢失、损坏和泄密，必要时可以采用加密等措施。严格签收：收发文书时要严格履行签收手续，确保文书的收发责任明确。文书归档方面：及时归档：按照档案管理的要求，及时将处理完毕的文书进行归档，避免文书积压。分类准确：对归档文书进行科学分类，如按照年度、类别、保管期限等进行分类，便于档案的查询和利用。保管妥善：将归档文书存放在安全、干燥、通风的地方，采取必要的防火、防潮、防虫等措施，确保档案的安全和完整。4.论述秘书如何进行有效的信息工作。秘书要进行有效的信息工作，需要做好以下几点：建立信息网络：内部信息网络：与组织内部各部门建立良好的沟通渠道，及时获取内部的工作动态、业务数据等信息。外部信息网络：与政府部门、行业协会、媒体等建立联系，获取外部的政策法规、行业动态、市场信息等。收集信息：明确收集目标：根据领导的需求和组织的工作重点，明确信息收集的目标和范围，有针对性地进行信息收集。采用多种方法：可以通过网络搜索、报刊杂志、会议调研、人际关系等多种方法收集信息，确保信息的全面性和多样性。整理信息：筛选信息：对收集到的信息进行筛选，去除重复、无用和虚假的信息，保留有价值的信息。分类信息：按照信息的主题、性质、时间等进行分类，便于信息的管理和查询。编辑信息：对筛选和分类后的信息进行编辑，使其