劳保用品供应与发放管理流程规范

劳保用品供应与发放管理流程规范为规范劳动保护用品（以下简称“劳保用品”）的供应、发放及使用管理，切实保障员工在生产作业过程中的职业健康与安全，提升企业安全管理水平，结合企业实际生产需求及国家相关法律法规要求，特制定本管理流程规范。一、适用范围本规范适用于企业各部门、各生产作业岗位的劳保用品供应、发放、使用及监督管理工作，涵盖从需求计划制定、采购供应到最终使用维护的全流程管理。二、职责分工（一）采购管理部门负责劳保用品的供应商筛选、采购计划执行及采购合同管理，确保采购的劳保用品符合质量标准、价格合理且供应及时。需建立合格供应商名录，定期对供应商进行资质审核与履约评估。（二）仓储管理部门1.负责劳保用品的到货验收、入库存储、发放登记及库存管理，确保物资账实相符、存储环境安全合规（如防潮、防火、防积压）。2.验收时需核对物资的品牌、规格、数量及质量证明文件，对不合格品及时启动退换货流程。（三）使用部门1.根据岗位作业风险及员工配置情况，提报劳保用品需求计划，明确用品类型、数量及发放周期。2.组织员工正确使用、维护劳保用品，定期反馈使用效果及异常情况（如用品损坏、防护性能下降等），并配合开展监督检查工作。（四）安全管理部门1.依据国家法规、行业标准及岗位危害因素，制定或修订劳保用品发放标准，指导各部门开展需求提报与发放工作。2.监督劳保用品的供应、发放及使用全过程，对违规行为提出整改要求并跟踪落实，参与供应商资质审核及验收工作。三、供应管理流程（一）需求计划制定各使用部门需结合岗位风险评估结果、员工数量变化（如新入职、岗位调整）及用品使用周期（如口罩、手套的更换频率），每年（或每季度）汇总编制《劳保用品需求计划表》，经部门负责人审核后提交至采购管理部门。安全管理部门需对需求计划的合规性（如用品类型是否匹配岗位风险）进行复核。（二）供应商选择与管理1.采购管理部门联合安全管理部门，从资质（营业执照、生产/经营许可证）、产品质量（检验报告、认证证书）、供应能力（交货周期、应急补货响应）、售后服务（退换货政策、技术支持）等维度筛选供应商，建立《合格供应商名录》。2.每年度对供应商进行履约评估，淘汰质量不稳定、服务不达标的供应商，补充优质合作方。（三）采购实施采购管理部门根据审批后的需求计划，与合格供应商签订采购合同，明确物资规格、数量、质量标准、交货期及违约责任。若遇突发需求（如疫情期间口罩需求激增），可启动应急采购流程，优先从合格名录中选择供应商，事后补充审批手续。（四）到货验收与仓储1.仓储管理部门收到物资后，需在3个工作日内完成验收：核对送货单与采购合同的一致性，检查物资外观（如是否破损、过期）、质量证明文件（如检验报告、合格证），抽样检测（如安全帽的抗冲击性能）。2.验收合格的物资分类存放（如将呼吸防护用品与普通手套分区存储），建立库存台账；不合格品隔离存放并通知采购部门办理退换货。3.仓储管理部门每月开展库存盘点，确保账实相符，对临近保质期或库存积压的物资及时预警，协调使用部门提前领用或调整采购计划。四、发放管理流程（一）发放标准制定安全管理部门依据《用人单位劳动防护用品管理规范》（安监总厅安健〔2018〕3号）及企业岗位风险清单，制定《劳保用品发放标准表》，明确各岗位（如焊工、粉尘作业工、电工）的用品类型、发放数量、更换周期（示例：焊工每季度发放1副焊接手套、每年1个防护面罩；粉尘作业工每月2个KN95口罩）。发放标准需每年评审修订，确保与岗位风险变化及法规更新同步。（二）申请与审批使用部门每月末提报《劳保用品发放申请单》，注明岗位、人员名单、用品类型及数量，经部门负责人审核后提交至仓储管理部门。安全管理部门对申请单的合规性进行抽查，重点核查新入职员工、转岗员工的用品配置是否符合标准。（三）发放执行1.仓储管理部门根据审批后的申请单，按“先进先出”原则发放物资，要求领用人签字确认（个人领用需本人签字，部门集中领用需指定专人签字并备注领用用途）。2.对于特殊用品（如正压式呼吸器、绝缘鞋），发放时需同步提供使用说明书及操作培训记录，确保员工掌握正确使用方法。（四）发放记录管理仓储管理部门需建立《劳保用品发放台账》，详细记录发放日期、岗位、领用人、用品名称、规格、数量及发放人，台账保存期限不少于3年，便于追溯与合规审计。五、使用与维护要求（一）使用培训使用部门需在员工入职、转岗或用品更新时，开展劳保用品使用培训，内容包括：用品的防护原理、正确佩戴/操作方法、维护要点及异常情况处置（如呼吸器报警时的撤离流程）。培训需留存记录（如签到表、培训课件）。（二）日常维护与更换1.员工需妥善保管个人领用的劳保用品（如安全帽、工作服），定期清洁、检查（如每月检查安全帽的帽衬、系带是否完好）；公用用品（如应急救援用防护装备）由部门指定专人维护，确保随时可用。2.当用品出现损坏、失效（如口罩过滤效率下降、手套破损）时，员工应立即停止使用并申请更换，禁止“凑合用”或使用非合规替代品。（三）异常反馈员工发现劳保用品质量问题（如新领的防护鞋不防滑）或发放标准不合理（如高温岗位防暑用品不足）时，可通过部门反馈或企业内部投诉渠道向安全管理部门反映，安全管理部门需在5个工作日内调查处理并反馈结果。六、监督与考核（一）日常监督安全管理部门联合仓储、使用部门，每季度开展劳保用品管理专项检查，内容包括：供应环节：供应商资质是否有效、采购合同是否合规、到货验收记录是否完整；发放环节：申请审批流程是否规范、发放台账是否准确、特殊用品培训是否到位；使用环节：员工是否正确佩戴、用品维护是否到位、异常反馈是否及时处理。（二）考核与整改1.对未按标准发放用品、使用不合格/过期用品、隐瞒质量问题的部门或个人，安全管理部门可根据企业《安全生产考核制度》给予通报批评、绩效扣分或经济处罚。2.检查中发现的问题需下达《整改通知书》，明确整改要求、责任人及期限，整改完成后需提交复查申请，确保问题闭环解决。（三）持续改进安全管理部门每年度汇总分析劳保用品管理数据（如发放量、投诉率、事故关联分析）