超市采购管理流程规范文档

一、目的为规范超市采购作业流程，确保商品供应的及时性、质量稳定性与成本合理性，提升供应链效率，保障超市经营活动有序开展，特制定本管理流程规范。二、适用范围本规范适用于超市（含连锁门店、生鲜卖场、社区便利店等业态）的商品采购、设备采购、耗材采购及服务类采购活动，涵盖从需求提报至付款结算的全流程管理。三、职责分工（一）需求部门各业务部门（如生鲜部、食品部、非食品部、门店运营部等）结合销售数据、库存水平、促销计划及市场趋势，提报采购需求，明确商品规格、数量、到货时间等要求；参与到货验收，对商品质量、规格与需求的匹配度进行确认。（二）采购部门统筹采购全流程，汇总需求并制定采购计划；开展供应商开发、评估与维护，执行询价、议价、合同签订等采购作业；跟踪订单执行，协调到货、退换货等问题；分析采购数据，优化采购策略。（三）财务部门审核采购预算的合规性，监控采购成本；根据验收结果与合同约定，办理付款结算；对采购票据、合同进行财务合规性审查，保障资金安全与税务合规。（四）质检部门（或岗位）制定商品验收标准，开展到货质检，检查商品质量、包装、标识及相关资质文件；对不合格商品提出处理意见（退换货、索赔等），建立质量追溯档案。四、采购流程管理（一）需求提报与计划制定1.需求提报需求部门需在每月固定时间前，结合历史销售数据（近3个月销售趋势）、当前库存（安全库存预警线内）、促销活动（如节假日、店庆）及市场需求变化，填写《采购需求单》，明确商品名称、规格、预计销量、到货周期等信息。生鲜类商品需额外标注保鲜要求、产地偏好；设备/耗材类需明确技术参数、使用场景。2.采购计划编制采购部门汇总各需求后，结合供应商供货周期、库存周转率（目标≥[X]次/月）、预算额度（年度/季度采购预算），编制《采购计划》。计划需区分“常规采购”（如畅销品补货）与“特殊采购”（新品引进、应季商品），并经部门负责人审核后提交分管领导审批。（二）供应商管理1.供应商准入新供应商需提供营业执照、生产许可证（或流通许可证）、质检报告等资质文件；采购部门实地考察（或委托第三方）其生产能力、质量管控体系、物流配送能力，填写《供应商评估表》（含质量、价格、服务、交付能力四项评分，总分≥[X]分方可准入）。准入后签订《合作协议》，明确质量标准、付款方式、退换货条款等。2.供应商考核每季度对合作供应商进行考核，从“供货及时率”（目标≥98%）、“质量合格率”（目标≥99%）、“价格竞争力”（同品类市场均价对比）、“服务响应速度”（售后问题24小时内反馈）四维度评分。连续两个季度评分低于[X]分的供应商，启动整改或淘汰流程。（三）采购执行1.询价与议价采购人员针对同品类商品，至少向[X]家供应商询价（新供应商需占比≥30%以引入竞争）。议价时需结合市场行情、批量采购折扣、账期优惠等因素，争取最优采购成本。生鲜类商品可采用“每日竞价”模式，根据当日产地行情调整采购价。2.合同签订与订单下达采购合同需明确商品规格、数量、单价、到货时间、质量标准、违约责任等条款，经法务审核后签订。合同生效后，通过ERP系统下达《采购订单》，同步发送供应商与需求部门、仓储部门。订单需标注“紧急订单”（到货周期＜3天）或“常规订单”，便于优先处理。3.订单跟踪与到货协调采购人员需在订单下达后，每日跟踪供应商生产、物流进度，通过电话、企业微信或物流平台获取运输信息。若遇供应商缺货、物流延误等问题，需在2小时内启动预案（如协调备用供应商、调整到货时间），并同步通知需求部门与仓储部门。（四）到货验收1.验收流程商品到货后，仓储部门通知质检、需求部门联合验收。质检人员对照《采购订单》与验收标准，检查商品数量（称重/点数）、质量（外观、口感、保质期等）、包装（破损、标识清晰度）及随货资质（质检报告、检疫证明等）。验收合格后，填写《验收单》，三方签字确认；不合格商品需拍照留证，填写《不合格商品处理单》，由采购部门协调退换货或索赔。2.特殊商品验收生鲜商品需“到货即检”，重点检查新鲜度、损耗率（如蔬果损耗≤5%）；进口商品需核查报关单、检验检疫证明；易燃易爆品需检查运输合规性（如是否配载危险品标识）。（五）付款结算1.结算依据财务部门凭《验收单》《采购订单》《发票》（三流合一）办理结算。预付款需提供合同约定的付款条件证明（如供应商资质审核通过、生产进度确认单）；货到付款需在验收合格后[X]个工作日内完成付款。2.付款方式根据供应商合作等级，采用“账期付款”（A级供应商账期≤60天）、“货到付款”（新供应商或小金额采购）或“预付款”（独家供应、定制商品）。付款前需经采购部门、财务部门、分管领导三级审批。（六）库存与补货管理1.库存监控仓储部门通过ERP系统实时更新库存数据，当商品库存低于“安全库存线”（如日均销量×3天）时，自动触发补货预警，推送至采购部门与需求部门。采购部门需在24小时内启动补货流程。2.滞销品处理每月由采购、销售、财务联合盘点滞销品（连续30天销量为0或月销量＜[X]件），制定清仓计划（如降价促销、供应商退换货、内部消化），避免库存积压。五、管理要求（一）成本控制1.推行“集中采购”模式，对销量大、通用性强的商品（如矿泉水、纸巾），由总部统一谈判采购，降低单位成本。2.每季度开展“供应商比价”，引入新供应商参与竞价，对同品类商品成本压降率≥[X]%。3.优化库存结构，将库存周转率纳入采购人员KPI（目标：生鲜类≥[X]次/月，非食类≥[X]次/月）。（二）质量管控1.建立“一品一码”追溯体系，通过商品条码关联供应商、批次、质检报告，实现质量问题可追溯。2.对生鲜、食品类商品，每半年开展“飞行检查”，随机抽检在架商品，确保质量合规。3.与供应商签订《质量保证协议》，明确质量问题的赔偿条款（如批次不合格需全额退款并赔偿损失）。（三）合规管理1.采购人员需遵守《反商业贿赂规定》，禁止收受供应商回扣、礼品，违者按公司制度严肃处理。2.所有采购合同需经法务审核，确保条款合法合规；发票需通过税务系统查验，杜绝假票。3.定期开展“采购合规审计”，检查需求提报、供应商准入、付款流程的合规性，形成审计报告。（四）信息化管理1.上线“采购管理系统”，实现需求提报、计划编制、订单跟踪、验收付款的全流程线上化，自动生成采购报表（如成本分析、供应商考核表）。2.利用大数据分析销售趋势，预测采购需