医疗机构档案管理制度范本

医疗机构档案管理制度范本为规范医疗机构档案管理工作，保障档案的完整、安全与有效利用，充分发挥档案在医疗服务、行政管理、科研创新等活动中的凭证与参考作用，依据《中华人民共和国档案法》《医疗机构管理条例》《医疗机构病历管理规定》等法律法规，结合本机构实际运营需求，制定本档案管理制度。一、总则1.适用范围：本制度适用于本医疗机构（含所属分支机构、科室）在医疗服务、行政管理、教学科研、基建工程、设备管理、财务管理等各项活动中形成的档案管理工作，覆盖全体工作人员及涉及档案形成、使用、保管的相关主体。2.档案定义：本制度所指档案，是机构在运营过程中直接形成的，对国家、社会、机构及个人具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同载体的历史记录，包括但不限于文书档案、医疗档案、设备档案、基建档案、科研档案、会计档案等类别。3.管理原则：档案管理遵循“统一领导、分级管理、集中保管、方便利用”的原则，确保档案收集齐全、整理规范、保管安全、利用合法，维护档案的真实性、完整性、可用性与安全性。二、档案分类与归档范围（一）文书档案主要包括机构在行政管理、党务工作、群团活动中形成的文件材料，具体范围：上级机关及主管部门制发的与本机构相关的政策法规、批复、通知等；本机构制发的各类公文（请示、报告、决定、通知等）、工作计划、总结、会议纪要、规章制度；机构人事管理材料（人员任免、考核、职称评审、培训记录等，不含个人隐私档案）；对外交往文件（合作协议、交流记录、荣誉证书等）。（二）医疗档案以患者诊疗活动为核心形成的档案，是医疗质量与安全管理的核心凭证，具体范围：住院病历（含入院记录、病程记录、医嘱单、检验/检查报告、手术记录、出院小结等），保管期限按规定不少于30年；门诊病历（含初诊记录、复诊记录、处方、检验单等），保管期限不少于15年；医疗质量管理材料（病例讨论记录、死亡病例分析、医疗事故/纠纷处理材料等）；传染病报告、职业病诊疗、预防保健等公共卫生相关记录。（三）设备档案围绕医疗设备全生命周期管理形成的材料，具体范围：设备采购文件（招标书、合同、验收报告、技术参数说明）；设备安装、调试、维修、保养记录，校准证书、报废处置材料；大型设备的使用登记、人员操作资质、质控报告等。（四）基建档案机构新建、改建、扩建工程形成的档案，具体范围：工程立项审批、规划许可、设计图纸（含竣工图）、地质勘察报告；施工文件（施工日志、隐蔽工程记录、材料检验报告）、监理文件、竣工验收报告；工程维护、改造、拆除的相关记录。（五）科研档案机构科研项目及学术活动形成的档案，具体范围：科研项目立项申报、中期检查、结题验收材料；学术论文、著作、专利、成果鉴定及转化材料；学术会议、继续教育、人才培养相关记录。（六）会计档案财务管理活动中形成的档案，具体范围：会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账）；财务会计报告（月度、年度报表）、审计报告、财务分析材料；银行对账单、存款余额调节表、会计档案移交清册等。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.部门职责：各部门指定1-2名兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、初步整理，按季度/年度向档案管理部门移交；医疗档案由病案管理部门（或指定科室）专人负责，按《病历书写规范》要求实时整理。2.收集范围：凡属本制度“归档范围”的材料，无论载体形式（纸质、电子、声像），均须完整收集，不得遗漏或擅自销毁。电子档案需同步收集元数据（如创建时间、责任人、修改记录），声像档案需附文字说明（时间、地点、事件、人物）。3.移交要求：移交前需核对档案数量、内容，填写《档案移交清单》，双方签字确认；电子档案需通过安全传输方式移交，确保数据完整、可读。（二）整理规范1.分类组卷：按“年度—类别—保管期限”或“类别—年度—保管期限”原则组卷，同一项目、事件的材料集中整理，保持文件间的有机联系。2.编目编号：对案卷（或文件）进行编号，编制《案卷目录》《文件目录》，注明档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等要素；电子档案需建立数据库，实现检索功能。3.载体处理：纸质档案需去除金属物，装订整齐，字迹模糊或易褪色的材料需复制后归档；电子档案采用通用格式（如PDF、TIFF、XML），定期转换格式以适应技术发展；声像档案需标注存储格式、分辨率、时长等信息。四、档案的保管与利用（一）保管要求1.库房管理：设立专用档案库房，配备防盗门窗、消防设施、温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45%-60%），定期检查维护；库房与办公区分离，避免无关人员进入。2.柜具管理：档案柜具需符合防虫、防潮、防光要求，不同载体档案分类存放（如电子档案单独存放于防磁柜，声像档案存于恒温恒湿柜）。3.安全检查：每月检查档案保管状况，记录温湿度、设备运行情况，发现霉变、虫蛀、破损等问题及时处理；电子档案需定期备份（至少双份，异地存放一份），测试恢复功能。（二）利用规定1.内部利用：机构工作人员因工作需要查阅档案，需填写《档案利用申请表》，经部门负责人批准后，在档案阅览室查阅；如需复制，需注明用途，由档案管理人员操作。2.外部利用：外单位（如司法机关、医保部门、患者家属）需查阅档案，须持有效证明（介绍信、身份证、授权委托书等），经机构分管领导批准，在指定场所查阅，原则上不提供原始档案。3.保密要求：利用过程中严禁涂改、圈划、抽取档案，不得泄露档案中的隐私信息（如患者个人信息、机构商业秘密）；电子档案利用需通过授权账号登录，记录操作日志。4.利用反馈：档案管理人员需跟踪利用效果，收集反馈意见，优化档案管理与服务。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门（如医务科、财务科）、法律事务人员组成，负责定期鉴定档案的保存价值。（二）鉴定流程1.定期鉴定：每10年对到期档案（如短期保管的文书档案、超过保管期限的会计档案）进行一次鉴定，重点审查内容的时效性、利用价值。2.鉴定标准：依据国家档案行政管理部门的保管期限表，结合机构实际需求，区分“永久保存”“长期保存（16-50年）”“短期保存（15年以下）”三类，无保存价值的列入销毁范围。（三）销毁程序1.审批：鉴定小组形成《档案鉴定报告》，提出销毁建议，报机构领导班子审批。2.销毁清单：编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、档号、数量、形成时间、销毁原因，经审批后存档。3.销毁执行：由档案管理部门、监销人（机构纪检或审计人员）共同监督销毁，纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子档案彻底删除并记录销毁过程，监销人签字确认。六、人员职责（一）档案管理部门职责1.统筹机构档案管理工作，制定完善管理制度、业务规范；2.指导各部门档案收集、整理工作，开展业务培训；3.负责档案的接收、保管、鉴定、统计，维护档案安全；4.提供档案利用服务，编制检索工具、参考资料；5.推进档案信息化建设，实现电子档案与纸质档案的一体化管理。（二）部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的日常收集、初步整理，确保材料完整、及时移交；2.协助档案管理部门开展档案利用、鉴定工作；3.宣传档案管理制度，提高部门人员的档案意识。（三）人员要求档案工作人员