员工违规处理流程及纪律处分条例

员工违规处理流程及纪律处分条例为规范员工职业行为，维护企业运营秩序与公平公正的管理环境，保障企业与员工双方合法权益，依据《中华人民共和国劳动法》《劳动合同法》及企业章程，结合实际管理需求，特制定本流程及条例。本制度适用于企业全体在职员工（含试用期、劳务派遣人员），旨在通过明确违规处理标准与流程，引导员工恪守职业规范，同时确保惩戒措施合法合规、程序正当。一、员工违规处理流程（一）违规行为发现与初步核实企业通过日常管理监督、内部举报（鼓励实名举报，对举报人信息严格保密）、外部反馈（如客户投诉、合作方反映）等渠道发现员工可能存在违规行为时，由人力资源部（或指定的合规管理部门）牵头，联合涉事部门成立临时调查小组，于3个工作日内启动初步核实。初步核实需收集相关线索（如工作记录、监控视频、当事人陈述等），判断是否存在违规事实及严重程度，形成《初步核实报告》。（二）正式调查与证据固定若初步核实确认存在违规嫌疑，调查小组需在5个工作日内（复杂案件可延长至10个工作日，需经分管领导审批）开展正式调查。调查过程中，应：1.通知当事人：以书面形式告知员工涉嫌违规的事实、依据及调查安排，要求其在3个工作日内提交书面说明或证据（特殊情况可申请延期，最长不超过5个工作日）；2.全面取证：通过询问涉事人员、调取电子数据（如邮件、聊天记录）、查阅纸质文件等方式，固定客观证据；3.禁止干扰：调查期间，涉事员工应配合工作，不得销毁证据、干扰证人或擅自离岗（确需离岗的，需经调查小组同意）。调查结束后，形成《违规调查终结报告》，包含事实经过、证据清单、责任认定及初步处理建议。（三）沟通反馈与处理意见形成调查小组需与涉事员工进行当面沟通（或视频沟通，保留记录），就调查结论、证据及处理建议听取员工陈述与申辩。员工的合理意见应被纳入考量，调查小组据此修订处理建议后，提交至企业纪律审查委员会（或由总经理、董事会授权的决策机构）审议。（四）处理决定与告知纪律审查委员会应在收到报告后5个工作日内作出处理决定，处理类型包括：免于处分（违规情节显著轻微，或员工主动纠正且未造成损失）；纪律处分（警告、记过、降级、解除劳动合同等，详见“纪律处分条例”）；其他处理（如责令赔偿损失、调岗培训、扣减绩效奖金等）。处理决定以书面形式送达员工本人（可通过直接签收、EMS邮寄（保留回执）、企业OA系统公示等方式），并同步抄送人力资源部、涉事部门备案。二、纪律处分条例（一）处分类型及适用范围企业纪律处分分为四个层级，由轻至重依次为：警告、记过、降级（含降职、调岗）、解除劳动合同。处分决定需与违规行为的性质、情节、后果及员工认错态度相匹配，具体适用如下：1.警告处分适用于轻微违规行为，即首次发生、未造成经济损失或不良影响，且员工能及时改正的行为。例如：月度内迟到/早退累计3次（含）以内；工作失误导致单次损失低于[X]元（或无直接损失）；未按规定佩戴工牌、着装不规范等仪容仪表违规。处分影响：6个月内不得评优评先，绩效奖金按标准的90%发放（具体比例可结合企业薪酬制度调整）。2.记过处分适用于一般违规行为，即违规情节较重、造成一定经济损失（单次损失[X]-[XX]元）或不良影响，或一年内累计两次警告处分的行为。例如：擅自泄露非涉密但需内部保密的信息（如部门预算、客户名单）；违规操作办公系统导致数据错误，影响团队工作进度；无正当理由拒不执行上级合法合理的工作安排。处分影响：12个月内不得评优评先、晋升，绩效奖金按标准的80%发放。3.降级（降职、调岗）处分适用于较严重违规行为，即违规情节严重、造成较大经济损失（单次损失[XX]-[XXX]元）或不良影响，或一年内累计两次记过处分的行为。例如：因失职导致重要合同违约，给企业造成声誉或经济损失；伪造、篡改工作数据或报销凭证（金额低于[XXX]元）；与客户、供应商发生非必要争执，严重影响企业形象。处分影响：24个月内不得晋升，岗位薪资按新岗位标准执行，绩效奖金按标准的70%发放（处分期满后，经考核合格可申请恢复原职级薪资）。4.解除劳动合同适用于严重违规行为，即违规情节特别严重、造成重大经济损失（单次损失[XXX]元以上）或触犯法律，或符合《劳动合同法》第三十九条规定的行为。例如：营私舞弊，收受商业贿赂（无论金额大小）；故意泄露企业商业秘密、核心技术，给企业造成重大损失；因醉酒或吸毒后上岗，导致安全事故或严重影响工作秩序；被依法追究刑事责任（含刑事拘留、取保候审期间经审查确有犯罪事实的）。处分影响：立即解除劳动合同，无需支付经济补偿金；如涉及违法犯罪，企业保留追究法律责任的权利。三、申诉与救济机制（一）申诉权利与期限员工对处理决定不服的，可在收到决定之日起5个工作日内，向企业工会（或职工代表大会）或上一级管理部门提交书面申诉材料（含申诉理由、证据清单）。申诉期间，原处理决定不停止执行，但企业应暂缓涉及薪资、岗位调整的执行，待申诉结果出具后再行处理。（二）申诉处理流程1.受理与审查：受理部门需在3个工作日内审查申诉材料是否符合要求（如理由是否充分、证据是否关联），不符合的应一次性告知员工补充；2.重新调查：受理部门可组建独立调查组（成员需与原调查小组无利益关联），对违规事实、证据、处理依据进行复核，必要时可要求原调查小组、涉事员工补充说明；3.申诉结论：调查组应在10个工作日内（复杂案件可延长至15个工作日）出具《申诉处理意见书》，明确维持、变更或撤销原处理决定的意见，并反馈至员工及原处理部门。四、执行与监督（一）处分执行人力资源部需在处理决定生效后3个工作日内，将处分信息录入员工档案（电子/纸质），并同步调整薪资、岗位、绩效等相关待遇。涉及解除劳动合同的，需在1个工作日内完成离职手续办理（含社保停缴、离职证明出具等）。（二）监督与跟踪1.内部监督：企业审计部门每年度需对违规处理案件进行抽样复查（比例不低于20%），核查流程合规性、证据充分性及处分合理性，发现问题及时责令整改；2.处分跟踪：对受警告、记过、降级处分的员工，人力资源部需在处分期满前1个月，组织涉事部门对其工作表现进行考核。考核合格的，可按规定恢复相关权益（如绩效奖金比例、晋升资格）；考核不合格的，可延长处分期（最长不超过原处分期的50%）或加重处分。五、附则1.本条例自[发布日期]起施行，原有相关制度与本条例冲突的，以本条例为准；2.本条例由人力资源部负责解释，未尽事宜可依据国家法律法规及企业章程补充制定实施细则；3.劳务派遣人员