2026年跨境营销策划公司采购台账建立与归档管理制度

2026年跨境营销策划公司采购台账建立与归档管理制度1.总则1.1制定目的为规范公司采购台账的建立、维护、管理及归档工作，确保采购信息完整可追溯，强化采购活动的全流程管控，降低采购风险，保障公司资产安全与经营合规，同时为采购成本分析、供应商管理及内部审计提供可靠数据支撑，依据国家相关法律法规及公司采购管理相关规定，结合跨境营销策划业务实际需求，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司各部门开展跨境营销策划相关采购活动所涉及的全部台账建立、维护、更新、查阅、借阅及归档工作，涵盖小额采购、大额采购、集中采购、分散采购等各类采购形式，包括但不限于营销物料采购、媒体投放资源采购、技术服务采购、第三方协作服务采购等对应的台账管理。公司下属各业务单元的采购台账建立与归档工作，统一遵循本制度执行。1.3核心原则1.3.1全面完整原则：采购台账需覆盖采购全流程关键信息，确保信息无遗漏、无缺失，完整反映采购活动全貌。1.3.2真实准确原则：台账记录的所有信息必须真实、客观、准确，与采购实际情况及相关凭证保持一致，严禁虚构、篡改信息。1.3.3及时规范原则：采购台账需在采购活动开展过程中同步建立并实时更新，记录格式、内容规范统一，符合管理制度要求。1.3.4安全可追溯原则：加强台账的安全保管与规范管理，确保台账信息可追溯、不丢失、不泄露，保障采购数据安全。1.3.5依法合规原则：台账建立与归档工作需严格遵守国家档案管理相关法律法规及公司内部管理规定，确保合规有序。2.核心定义与职责分工2.1核心定义采购台账：指记录公司采购活动从需求提报、申请审批、供应商选择、采购实施、验收确认、费用结算到资源使用等全流程关键信息的系统性记录载体，包括电子台账和纸质台账两种形式。电子台账：通过公司指定办公系统、表格软件等电子载体建立的采购记录；纸质台账：通过纸质凭证、登记册等实物载体建立的采购记录。归档：指将已完成使用周期或达到归档标准的采购台账及相关凭证，按规定流程整理、移交、保管的工作过程。2.2采购执行部门职责采购执行部门作为采购台账建立与归档的牵头责任部门，主要职责包括：（1）负责制定采购台账的统一记录规范、格式模板及更新要求，确保全公司台账建立标准一致。（2）统筹负责公司各类采购台账的建立、初始录入、实时更新与日常维护工作，确保台账信息完整、准确、及时。（3）负责收集、整理采购活动相关的各类凭证资料（包括采购申请单、审批单、采购协议/合同、询价记录、验收单、发票复印件、结算凭证等），并与台账信息对应匹配。（4）按照本制度规定的归档要求，完成采购台账及相关凭证的整理、装订、移交归档工作。（5）负责电子台账的安全管控，定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏；负责纸质台账的临时保管，确保保管期间安全完整。（6）配合内部审计、监督检查及其他相关部门对采购台账的查阅、核实工作。2.3需求部门职责（1）配合采购执行部门提供采购台账所需的本部门采购需求相关信息，包括需求提报时间、采购项目名称、规格要求、使用时间、预算金额等，确保信息真实准确。（2）及时向采购执行部门反馈采购资源验收、使用过程中的相关信息，协助采购执行部门完善台账记录。（3）负责本部门使用采购资源相关信息的内部记录与留存，配合采购执行部门核对台账信息。2.4财务部门职责（1）提供采购费用结算相关信息，包括付款金额、付款时间、付款方式、发票信息等，协助采购执行部门完善台账记录。（2）对采购台账中涉及的财务信息进行核对，确保台账信息与财务凭证、结算数据一致。（3）配合采购执行部门做好采购台账归档过程中财务相关凭证的整理与移交工作。2.5档案管理部门（或指定归档保管部门）职责（1）负责接收采购执行部门移交的归档台账及相关凭证，对归档资料的完整性、规范性进行审核。（2）按照公司档案管理相关规定，对归档的采购台账及凭证进行分类、编号、登记、保管，确保归档资料安全完整。（3）负责制定采购台账归档后的查阅、借阅流程，规范管理归档资料的使用权限，保障信息安全。（4）按照规定的保管期限，对采购台账及归档资料进行管理，到期后按流程办理销毁手续。2.6监督审计部门职责（1）对采购台账的建立、更新、维护及归档工作的合规性、完整性、准确性进行监督检查。（2）在内部审计过程中，查阅采购台账及相关归档资料，核实采购活动的真实性与合规性。（3）对监督检查中发现的台账管理问题提出整改要求，跟踪整改落实情况。3.采购台账建立规范3.1建立主体与时机采购台账由采购执行部门指定专人负责建立，实行“一采购一登记”制度。对于单次采购活动，需在采购申请审批通过后3个工作日内启动台账建立工作；对于批量采购、长期合作采购等连续性采购活动，需按采购批次或月度建立专项台账，确保每笔采购业务均能对应完整台账记录。3.2台账核心记录内容采购台账需全面记录采购全流程关键信息，核心内容包括但不限于：（1）采购基础信息：采购编号、采购项目名称、需求部门、需求提报时间、采购类型（小额/大额、集中/分散）、采购预算金额、实际采购金额、资金来源。（2）采购需求信息：采购资源规格型号、技术参数、质量要求、数量、使用场景、预计交付时间、实际交付时间。（3）审批流程信息：申请审批人、审批时间、审批意见、分级审批节点及审批结果。（4）供应商信息：供应商名称、统一社会信用代码、联系方式、合作类型（首次/长期）、供应商评价等级。（5）采购实施信息：采购方式（询价/招标/单一来源等）、询价记录要点、中标/成交确认情况、采购协议/合同编号及签订时间、合同主要条款摘要。（6）验收确认信息：验收时间、验收负责人、验收方式、验收结果（合格/不合格）、不合格处理措施及结果、验收单编号。（7）费用结算信息：发票编号、发票金额、发票开具时间、付款时间、付款金额、付款方式、结算负责人。（8）资源使用与后续信息：资源使用部门、使用情况、剩余资源处置方式、供应商合作反馈、台账更新记录、相关凭证附件清单。3.3台账建立形式与规范3.3.1电子台账：采用公司指定的统一电子表格模板或专业台账管理系统建立，表格列项清晰，信息录入规范，每个采购项目对应唯一的台账条目，便于检索与更新。电子台账需设置访问权限，明确操作责任人，防止非授权人员修改。3.3.2纸质台账：对于确需纸质记录的采购业务，采用公司统一印制的台账登记册填写，填写需字迹清晰、内容完整，不得涂改、刮擦；若确需修改，需由修改人签字确认，并注明修改时间及原因。3.3.3台账编号规范：采用“年份-采购类型-部门-序号”的编码规则生成唯一采购编号，作为台账检索的核心标识，确保每笔采购业务可精准定位。3.4台账更新要求采购执行部门需在采购活动各环节完成后3个工作日内更新台账对应信息，确保台账信息与采购实际进度同步。具体更新节点包括：采购申请审批完成后、确定供应商后、签订采购合同后、完成资源验收后、办理费用结算后、资源使用完毕或处置完成后。若采购过程中出现信息变更（如预算调整、交付时间变更、供应商变更等），需及时更新台账，并在台账中注明变更原因、变更时间及审批意见。4.采购台账归档流程4.1归档范围归档范围包括：电子采购台账、纸质采购台账、采购活动相关的各类凭证附件（采购申请单、审批单、询价记录、采购协议/合同复印件、验收单、发票复印件、付款凭证、供应商资质证明复印件、资源处置记录等）、台账更新记录、供应商评价资料等与采购业务相关的全部记录资料。4.2归档时限单次采购业务完成全部流程（包括验收、结算、资源使用完毕）后15个工作日内，采购执行部门需完成该笔采购台账及相关凭证的整理工作，并移交至档案管理部门归档；对于月度、季度批量采购台账，需在月度或季度结束后30个工作日内完成整理与移交归档；对于长期合作采购业务，按年度完成台账整理与归档工作。4.3归档整理要求采购执行部门在移交归档前，需对台账及相关凭证进行规范整理：（1）电子台账：按年度、采购类型分类汇总，形成完整的电子档案包，命名规范为“年份-采购类型-采购台账”，确保电子文件可正常打开，无损坏、无缺失。（2）纸质资料：按采购编号顺序整理装订，每份资料需注明对应的采购编号，装订成册后填写封面，封面需包含归档名称、年度、采购类型、部门、装订人、装订时间等信息；纸质凭证需与电子台账信息一一对应，确保可追溯。（3）整理完成后，编制《采购台账归档清单》，清单需列明归档资料的名称、数量、采购编号范围、归档人、归档时间等信息，作为移交与验收的依据。4.4移交与验收采购执行部门将整理完成的归档资料及《采购台账归档清单》一并移交至档案管理部门，档案管理部门需在5个工作日内完成验收工作。验收重点包括：归档资料是否完整、规范，电子台账是否可正常使用，纸质资料装订是否整齐，《采购台账归档清单》与实际归档资料是否一致。验收合格的，由档案管理部门接收人在《采购台账归档清单》上签字确认，双方各留存一份清单；验收不合格的，档案管理部门需明确告知采购执行部门整改要求，采购执行部门需在10个工作日内完成整改并重新移交验收。4.5归档保管要求档案管理部门需按照公司档案管理相关规定，对归档的采购台账及资料进行分类存放、规范保管：（1）电子归档资料：存储在公司指定的安全服务器或存储设备中，定期进行数据备份，备份频率不少于每月一次，备份数据需异地存放，防止数据丢失。（2）纸质归档资料：存放在符合档案保管条件的库房或档案柜中，做好防潮、防火、防虫、防盗等措施，确保资料完好无损。（3）归档资料保管期限：采购台账及相关归档资料的最低保管期限为5年；涉及大额采购、重要合作项目、存在法律风险或审计重点关注的采购业务，保管期限延长至10年。保管期限自归档完成年度的12月31日起计算。5.采购台账管理与使用规范5.1台账日常管理采购执行部门需建立台账日常检查机制，每月对电子台账和纸质台账进行一次全面核查，核查内容包括信息完整性、准确性、更新及时性，发现问题及时整改。档案管理部门需每季度对归档台账的保管情况进行检查，确保归档资料安全完整，对检查中发现的问题及时处理并记录。5.2台账查阅与借阅5.2.1内部查阅：公司内部部门因工作需要查阅采购台账的，需填写《采购台账查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅人员，经部门负责人签字同意后，报采购执行部门或档案管理部门审批；审批通过后，在指定地点查阅，不得带出查阅地点，查阅过程中严禁涂改、复制、摘抄台账信息。5.2.2外部查阅：因审计、监管、诉讼等外部需求需查阅采购台账的，需提供相关法律文书或官方证明文件，经公司分管领导审批同意后，由采购执行部门或档案管理部门指定专人陪同查阅，严格控制查阅范围，并做好查阅记录。5.2.3台账借阅：确需借阅纸质台账或拷贝电子台账的，需填写《采购台账借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途、借阅人，经部门负责人及档案管理部门负责人签字同意后办理借阅手续；借阅期限一般不超过15个工作日，逾期需办理续借手续；借阅资料需妥善保管，严禁转借、复制、篡改，归还时需经档案管理部门核查无误后办理归还手续。5.3台账销毁流程采购台账及归档资料达到规定保管期限后，由档案管理部门牵头，联合采购执行部门、财务部门、监督审计部门进行核查，确认无保留价值的，编制《采购台账销毁清单》，列明销毁资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，报公司总经理办公会审批；审批通过后，由档案管理部门组织销毁工作，销毁过程需有2名及以上监销人员在场，监销人员需在《采购台账销毁清单》上签字确认，销毁清单及相关审批资料需留存归档。涉及涉密信息的台账资料，需采用符合安全要求的销毁方式，确保信息不泄露。6.监督考核与责任追究6.1监督检查机制监督审计部门每季度开展一次采购台账建立与归档专项监督检查，重点检查台账建立的及时性、信息的完整性与准确性、更新的规范性、归档的及时性与合规性、借阅管理的规范性等；每年开展一次全面核查，形成监督检查报告，上报公司管理层，并向相关部门反馈整改要求。采购执行部门需定期开展自查工作，及时发现并纠正台账管理中的问题。6.2考核评价公司将采购台账建立与归档工作纳入采购执行部门、需求部门及相关岗位的绩效考核范围。考核指标包括：台账建立及时率、信息完整准确率、归档及时率、资料整理规范率、借阅管理合规率等。考核结果与绩效工资、评优评先直接挂钩；对台账管理工作成效突出的部门或个人，给予表彰奖励；对未达到考核要求的，责令限期整改，并扣减相应绩效分数。6.3责任追究在采购台账建立与归档工作中，对存在以下行为的部门或个人，公司将视情节轻重给予通报批评、经济处罚、岗位调整等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任：（1）未按规定及时建立采购台账，或台账信息缺失、不完整，导致采购信息无法追溯的；（2）虚构、篡改台账信息，或台账信息与采购实际情况、相关凭证不一致的；（3）未按规定更新台账信息，或信息变更后未及时记录说明的；（4）未按规定时限和要求完成台账归档，或归档资料不规范、不完整的；（5）擅自借阅、复制、摘抄、篡改归档台账资料，或泄露台账涉密信息的；（