培训机构保管制度

PAGE培训机构保管制度一、总则1.目的本保管制度旨在规范培训机构各类资产及教学资料的保管行为，确保资产安全完整，教学资料有序存放、易于查询与使用，保障培训机构教学活动的正常开展，维护机构的合法权益。2.适用范围本制度适用于本培训机构内所有部门及员工，包括教学部门、行政部门、财务部门等，涉及的保管对象涵盖教学设备、办公用品、教材教具、学员档案、财务票据等各类资产与资料。3.基本原则安全第一原则：确保所保管的各类物品安全，防止丢失、损坏、被盗等情况发生。分类管理原则：按照物品的性质、用途、类别等进行科学分类，便于管理与查找。责任明确原则：明确各部门及人员在保管工作中的职责，做到责任到人。规范操作原则：各项保管工作应遵循规定的流程和标准进行操作。二、教学设备保管1.设备采购与验收教学设备的采购应根据教学需求和预算进行申请，经相关领导审批后实施采购。设备到货后，由采购部门、使用部门、资产管理部门共同进行验收，检查设备的规格、型号、数量、质量等是否符合合同要求，填写验收报告。2.设备登记与标识验收合格的教学设备应及时进行登记，建立设备台账，记录设备名称、型号、规格、购置日期、价格、使用部门等信息。在设备显著位置粘贴标识牌，注明设备名称、编号、使用部门等，便于识别与管理。3.设备存放与保管根据设备的特点和使用频率，合理安排存放地点。大型设备应放置在专门的设备存放区域，小型设备可存放在相应的教学场所。定期对设备进行清洁、保养和维护，检查设备的运行状况，及时发现并解决问题，确保设备正常使用。对于精密、贵重设备，应制定专门的保管措施，如设置专人保管、安装监控设备等。4.设备借用与归还因教学或其他工作需要借用设备的，应填写设备借用申请表，注明借用原因、借用时间、归还时间等，经部门负责人和资产管理部门批准后办理借用手续。借用人员应妥善保管借用设备，不得转借他人或擅自改变设备用途。归还设备时，资产管理部门应进行检查，如发现设备有损坏或丢失情况，借用人员应承担相应责任。5.设备报废与处置对于已损坏无法修复、技术落后无使用价值或超过使用年限的教学设备，由使用部门提出报废申请，填写设备报废申请表，说明报废原因、设备状况等。资产管理部门组织相关人员进行鉴定，经领导审批后办理报废手续。报废设备应及时清理，妥善处置，防止造成环境污染或资源浪费。三、办公用品保管1.办公用品采购行政部门根据各部门需求和库存情况，制定办公用品采购计划，经领导审批后进行采购。采购办公用品应选择正规供应商，确保产品质量和售后服务，同时要严格控制采购成本。2.办公用品入库办公用品到货后，采购人员应及时办理入库手续，填写入库单，注明办公用品名称、规格、型号、数量、供应商等信息。仓库管理人员对入库办公用品进行核对、清点，按照类别、规格整齐摆放，并做好标识。3.办公用品领用各部门员工因工作需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，注明领用物品名称、规格、数量、领用原因等，经部门负责人签字后到仓库领取。仓库管理人员根据领用申请表发放办公用品，并在领用表上签字确认，同时做好库存记录。4.办公用品库存管理仓库管理人员应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或积压情况，应及时向行政部门汇报。根据办公用品的使用频率和库存情况，合理调整采购计划，避免浪费和短缺现象发生。5.办公用品保管要求办公用品应存放在干燥、通风、安全的仓库内，避免受潮、变质、损坏。对易燃、易爆、有毒等危险办公用品，应按照相关规定进行单独存放和管理，确保安全。四、教材教具保管1.教材教具采购教学部门根据教学大纲和课程安排，制定教材教具采购计划，经领导审批后实施采购。采购教材教具应选择正规出版社或供应商，确保教材内容准确、质量可靠，教具符合教学要求。2.教材教具验收教材教具到货后，教学部门、采购部门和仓库管理人员共同进行验收，检查教材的版本、内容、数量，教具的规格、质量、性能等是否符合要求，填写验收报告。3.教材教具登记与存放验收合格的教材教具应及时登记，建立教材教具台账，记录教材名称、版本、出版社、出版日期、数量、教具名称、规格、型号、购置日期等信息。根据教材教具的使用特点和类别，分别存放在专门的教材库和教具库，按照学科、年级、课程等进行分类摆放，并做好标识，便于查找与使用。4.教材教具借阅与归还教师因教学需要借阅教材教具的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅时间、归还时间等，经教学部门负责人批准后到仓库办理借阅手续。借阅人员应妥善保管借阅的教材教具，不得转借他人或擅自涂改、损坏。归还时，仓库管理人员应进行检查，如发现问题，借阅人员应承担相应责任。5.教材教具更新与淘汰随着教学内容的更新和教学方法的改进，教学部门应及时提出教材教具更新计划，经领导审批后进行采购。对于陈旧、过时、损坏无法修复的教材教具，由教学部门提出淘汰申请，填写淘汰申请表，说明淘汰原因、教材教具状况等，经领导审批后进行处置。五、学员档案保管1.学员档案建立招生部门在学员报名时，应收集学员的基本信息资料，包括姓名、性别、年龄、联系方式、家庭住址、学历等，并建立学员基本档案。教学部门在学员入学后，应将学员的学习情况、考试成绩、奖惩记录等信息及时补充到学员档案中，确保档案内容完整、准确。2.学员档案分类与整理学员档案按照类别可分为个人基本信息档案、学习档案、考试档案、奖惩档案等。对学员档案进行定期整理，将相关资料按照时间顺序或类别进行归档，做到资料齐全、装订整齐、目录清晰，便于查询与管理。3.学员档案存放与保管学员档案应存放在专门的档案柜或档案室，确保档案存放安全、有序。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，保证档案的完整性和安全性。4.学员档案查阅与借阅因教学管理、学员本人查询等需要查阅学员档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等，经相关部门负责人批准后到档案室查阅。外单位因工作需要借阅学员档案的，必须持有单位介绍信，经培训机构领导批准后，由档案室工作人员陪同查阅，并做好借阅记录。借阅人员不得擅自复印、拍照或泄露档案内容。5.学员档案保密与销毁学员档案涉及学员个人隐私信息，相关工作人员应严格遵守保密制度，不得随意泄露学员档案内容。对于超过保管期限或已无保存价值的学员档案，由档案管理部门提出销毁申请，填写销毁申请表，说明销毁原因、档案清单等，经领导审批后进行销毁。销毁过程应进行登记，确保档案彻底销毁。六、财务票据保管1.财务票据种类本培训机构涉及的财务票据主要包括发票、收据、支票、汇票、完税凭证等。2.财务票据购买与领用财务部门指定专人负责财务票据的购买，按照税务机关等相关部门的规定办理购买手续，确保票据来源合法、合规。财务人员领用财务票据时，应填写票据领用登记表，注明领用票据种类、数量、起止号码等信息，经财务部门负责人签字后领取。3.财务票据开具与使用财务人员应按照财务制度和相关法律法规的规定，正确开具财务票据，确保票据内容真实、准确、完整。在使用财务票据过程中，应严格按照票据号码顺序使用，不得跳号、错号，不得转借、转让、代开票据。4.财务票据保管与存放已开具的财务票据存根联和未使用的财务票据应分开存放，由专人负责保管。财务票据应存放在安全、保密的场所，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施，防止票据丢失、损坏或被盗。5.财务票据定期盘点财务部门应定期对财务票据进行盘点，核对票据的实际数量与账面数量是否一致，检查票据的使用情况和保管状况。盘点结束后，应编制财务票据盘点报告，对发现的问题及时进行处理，并将盘点结果上报财务部门负责人。6.财务票据核销与销毁财务票据使用完毕后，应按照规定进行核销。核销时，应检查票据的开具情况、使用情况、作废情况等是否符合规定，填写票据核销申请表，经财务部门负责人审核后办理核销手续。对于已核销的财务票据存根联，应按照保管期限进行妥善保管。保管期满后，由财务部门提出销毁申请，填写销毁申请表