企业档案管理规范与实施手册（标准版）

企业档案管理规范与实施手册（标准版）第一章总则第一节档案管理的基本原则第二节档案管理的适用范围第三节档案管理的职责分工第四节档案管理的组织架构第二章档案分类与编码第一节档案分类的原则与方法第二节档案分类的实施步骤第三节档案编码的制定与管理第四节档案分类与编码的维护与更新第三章档案收集与整理第一节档案收集的流程与要求第二节档案整理的标准与方法第三节档案归档的规范与流程第四节档案整理的验收与存档第四章档案存储与保管第一节档案存储的环境要求第二节档案存储的安全措施第三节档案保管的期限与分类第四节档案存储的维护与检查第五章档案利用与检索第一节档案利用的范围与方式第二节档案检索的方法与工具第三节档案信息的分类与索引第四节档案利用的管理与反馈第六章档案安全管理与保密第一节档案安全的管理要求第二节档案保密的职责与制度第三节档案信息的访问权限管理第四节档案泄露的应急处理机制第七章档案信息化管理第一节档案信息化建设的原则第二节档案信息系统的功能要求第三节档案数据的录入与维护第四节档案信息系统的安全与备份第八章附则第一节本规范的适用范围第二节本规范的实施与监督第三节本规范的修订与废止第1章总则一、档案管理的基本原则1.1档案管理应遵循依法行政、科学管理、安全保密、高效利用的原则。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，档案管理必须坚持依法行政，确保档案的合法性和完整性。档案管理应以科学管理为手段，通过信息化手段提升管理效率，确保档案的可追溯性与可查性。同时，档案管理必须坚持安全保密原则，确保档案在流转、存储、利用过程中不被泄露、损毁或丢失。档案管理应注重高效利用，充分发挥档案在企业运营、决策支持、合规管理等方面的作用，实现档案资源的合理配置与价值最大化。1.2档案管理应遵循统一标准、分级管理、分类归档、便于利用的原则。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016）的规定，企业档案管理应建立统一的管理标准，确保档案分类、编号、保管、调阅等环节的规范性。档案应按照企业实际业务需求进行分类，实现档案的有序管理。档案的分级管理应结合企业组织架构和业务流程，确保档案在不同层级、不同部门之间的流转与使用符合管理要求。档案的分类应科学合理，便于检索、调阅和利用。同时，档案管理应注重便于利用，确保档案信息能够及时、准确地被调阅和使用，提高档案的使用效率。1.3档案管理应遵循全过程管理、全过程监督、全过程追溯的原则。根据《档案法》和《企业档案管理规范》，档案管理应贯穿于档案的形成、收集、整理、保管、调阅、归档、销毁等全过程，确保档案管理的全生命周期可控。档案的形成、归档、保管、调阅、销毁等环节均应纳入管理范围，确保档案的完整性、真实性和安全性。同时，档案管理应建立全过程监督机制，确保档案管理活动符合法律法规和企业内部管理要求。对于重要档案，应建立档案调阅和使用登记制度，确保档案的可追溯性。1.4档案管理应遵循信息化与传统管理相结合、技术手段与管理手段相结合的原则。随着信息技术的发展，档案管理正逐步向信息化、数字化方向转型。根据《档案信息化建设规范》（GB/T28827-2012），企业档案管理应结合信息化手段，实现档案的电子化、网络化和智能化管理。档案的存储、调阅、检索、共享等功能应通过信息技术实现，提高档案管理的效率和准确性。同时，档案管理应与企业信息化系统相结合，确保档案信息与企业业务数据的同步更新，实现档案管理与业务管理的深度融合。二、档案管理的适用范围2.1本规范适用于企业各类档案的管理，包括但不限于企业经营档案、技术档案、生产档案、财务档案、人事档案、合同档案、项目档案、法律档案、环境档案等。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业档案管理的适用范围涵盖企业所有与业务活动相关的档案，包括但不限于以下类别：-企业经营类档案：如财务报表、合同、发票、往来函件等；-技术类档案：如设计图纸、实验记录、技术文档等；-生产类档案：如生产计划、工艺流程、质量记录等；-财务类档案：如会计凭证、财务报表、预算文件等；-人事类档案：如员工档案、招聘记录、培训记录等；-合同类档案：如合同文本、协议、授权书等；-项目类档案：如项目立项文件、项目执行记录、项目验收报告等；-法律类档案：如法律文书、法律咨询记录、法律纠纷处理记录等；-环境类档案：如环保报告、环境影响评估文件等。2.2本规范适用于企业档案的形成、收集、整理、保管、调阅、归档、销毁等全过程管理。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业档案管理应涵盖档案的形成、收集、整理、保管、调阅、归档、销毁等全过程，确保档案的完整性、真实性和安全性。企业应建立档案管理制度，明确档案管理的各个环节和责任主体，确保档案管理工作的规范性和有效性。三、档案管理的职责分工3.1企业应设立专门的档案管理部门，负责档案的统一管理、分类、整理、保管、调阅、销毁等工作。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业应设立档案管理部门，负责档案的统一管理、分类、整理、保管、调阅、销毁等工作。档案管理部门应制定档案管理制度，明确档案管理的职责分工，确保档案管理工作的规范化、标准化和高效化。3.2企业各业务部门应负责本部门档案的形成、收集、整理、归档等工作。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业各业务部门应负责本部门档案的形成、收集、整理、归档等工作。各部门应建立本部门档案管理制度，明确档案的形成、归档、保管、调阅等职责，确保档案的完整性和准确性。3.3企业应建立档案管理责任制度，明确档案管理人员的职责和权限。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业应建立档案管理责任制度，明确档案管理人员的职责和权限。档案管理人员应负责档案的收集、整理、保管、调阅、销毁等工作，确保档案管理工作的规范性和有效性。3.4企业应建立档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业应建立档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求。档案管理制度应涵盖档案的形成、收集、整理、保管、调阅、归档、销毁等各个环节，确保档案管理工作的规范化、标准化和高效化。四、档案管理的组织架构4.1企业应设立档案管理部门，负责企业档案的统一管理、分类、整理、保管、调阅、销毁等工作。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业应设立档案管理部门，负责企业档案的统一管理、分类、整理、保管、调阅、销毁等工作。档案管理部门应制定档案管理制度，明确档案管理的职责分工，确保档案管理工作的规范化、标准化和高效化。4.2企业档案管理部门应配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理、分类、整理、保管、调阅、销毁等工作。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业档案管理部门应配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理、分类、整理、保管、调阅、销毁等工作。档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，确保档案管理工作的规范性和有效性。4.3企业应建立档案管理组织体系，明确各级管理人员的职责和权限。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业应建立档案管理组织体系，明确各级管理人员的职责和权限。企业应设立档案管理组织架构，包括档案管理部门、业务部门、技术部门、行政管理部门等，确保档案管理工作的高效运行。4.4企业应建立档案管理信息化系统，实现档案的电子化、网络化和智能化管理。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业应建立档案管理信息化系统，实现档案的电子化、网络化和智能化管理。企业应利用信息技术手段，实现档案的存储、调阅、检索、共享等功能，提高档案管理的效率和准确性。4.5企业应建立档案管理监督机制，确保档案管理工作的规范性和有效性。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业应建立档案管理监督机制，确保档案管理工作的规范性和有效性。企业应定期对档案管理情况进行检查和评估，确保档案管理工作的持续改进和有效执行。第2章档案分类与编码一、档案分类的原则与方法1.1档案分类的基本原则档案分类是档案管理工作的基础，其目的是实现档案的系统化、规范化管理，提高档案的利用效率，满足企业对档案信息的检索与调用需求。根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），档案分类应遵循以下基本原则：1.科学性原则：分类应基于档案内容、形成时间、使用价值等特征，确保分类体系的科学性与合理性。2.实用性原则：分类方法应便于档案的查找、利用和管理，避免分类过于复杂或过于简单。3.可操作性原则：分类方法应具有可操作性，便于档案管理人员执行，避免因分类标准不明确而影响管理效率。4.动态性原则：随着企业业务的发展，档案内容和结构不断变化，分类体系应具备一定的灵活性和可调整性。5.一致性原则：各类档案的分类标准应统一，确保不同部门、不同层级的档案管理具有统一的分类体系。根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业档案的分类通常采用“按类别—按年度—按保管期限”三级分类法，也可结合企业实际需求采用其他分类方式，如按档案内容、按档案载体、按档案用途等。1.2档案分类的方法档案分类方法多种多样，常见的分类方法包括：-按档案内容分类：如技术档案、管理档案、财务档案、人事档案等。-按档案载体分类：如纸质档案、电子档案、声像档案等。-按档案形成时间分类：如年度档案、季度档案、月度档案等。-按档案保管期限分类：如永久保存、长期保存、定期保存、短期保存等。-按档案使用范围分类：如内部档案、对外档案、涉密档案等。企业可根据自身业务特点，采用组合分类法，如“按内容分类—按保管期限分类”，或“按形成时间分类—按保管期限分类”，以提高分类的科学性和实用性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业应结合档案的保管期限、使用频率、内容复杂性等因素，制定适合本企业的分类标准，并定期进行分类调整。二、档案分类的实施步骤2.1分类标准的制定企业档案分类前，需根据档案的性质、内容、用途等，制定分类标准。标准应包括：-分类的依据（如内容、载体、时间、用途等）-分类的层级（如一级分类、二级分类、三级分类）-分类的代码体系（如分类号、分类级别等）-分类的管理要求（如分类的规范性、一致性、可追溯性等）根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业应建立分类标准体系，确保分类标准的统一性和可操作性。2.2分类目录的编制在制定分类标准的基础上，企业应编制分类目录，包括：-分类目录的结构（如一级分类、二级分类、三级分类）-分类目录的编码规则-分类目录的使用说明分类目录的编制应结合企业实际业务，确保分类目录的实用性与完整性。2.3分类实施分类实施是档案管理的核心环节，主要包括：-档案的归档与分类-档案的分类编码-档案的分类整理与存储根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业应建立档案分类管理流程，包括档案的接收、分类、编号、存储、检索等环节，确保档案分类工作的规范性和系统性。2.4分类的审核与调整分类工作完成后，应进行分类审核，确保分类的准确性与一致性。审核内容包括：-分类的科学性-分类的实用性-分类的规范性-分类的可追溯性根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业应定期对分类体系进行调整，确保分类体系与企业业务发展相适应。三、档案编码的制定与管理3.1档案编码的基本原则档案编码是档案分类的标识符，用于唯一标识每一份档案。根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），档案编码应遵循以下原则：1.唯一性原则：每份档案应有唯一的编码，确保档案的可识别性。2.规范性原则：编码应符合统一的编码规则，确保编码的可读性和可操作性。3.可扩展性原则：编码应具备一定的扩展性，便于未来档案的分类与管理。4.稳定性原则：编码应保持稳定，避免因编码变更导致档案信息的混乱。根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业应制定档案编码标准，包括编码的构成、编码的格式、编码的使用范围等。3.2档案编码的构成档案编码通常由以下部分组成：-分类号：用于标识档案的类别-年度号：标识档案形成的时间-保管期限号：标识档案的保管期限-序号：用于标识档案的顺序根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业应根据档案的分类标准，制定统一的编码规则，确保编码的规范性和一致性。3.3档案编码的管理档案编码的管理应包括：-编码的制定与发布-编码的使用与变更-编码的维护与更新-编码的查询与检索根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业应建立档案编码管理制度，确保编码的规范性、准确性和可追溯性。四、档案分类与编码的维护与更新4.1档案分类与编码的维护档案分类与编码的维护是档案管理的重要环节，主要包括：-档案的分类与编码的定期审核-档案的分类与编码的更新-档案的分类与编码的记录与归档根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业应建立档案分类与编码的维护机制，确保分类与编码的持续有效运行。4.2档案分类与编码的更新档案分类与编码的更新应根据以下因素进行：-档案的新增与变动-档案的分类与编码的变更-档案的使用需求变化根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业应定期对分类与编码体系进行评估与更新，确保分类与编码体系的科学性与实用性。4.3档案分类与编码的持续优化档案分类与编码的优化应结合企业实际业务发展，不断改进分类方法与编码体系。优化内容包括：-分类标准的优化-编码规则的优化-分类与编码的管理流程优化根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2019），企业应建立档案分类与编码的持续优化机制，确保分类与编码体系的持续改进与适应企业业务发展需求。档案分类与编码是企业档案管理的核心内容，其科学性、规范性与可操作性直接影响档案的利用效率与管理水平。企业应根据自身实际，制定科学合理的分类与编码标准，并建立完善的分类与编码管理体系，确保档案的规范管理与高效利用。第3章档案收集与整理一、档案收集的流程与要求1.1档案收集的基本流程档案收集是企业档案管理工作的起点，其流程通常包括以下几个关键步骤：1.1.1档案来源识别档案的来源主要包括内部业务活动、外部合作、法律文件、合同协议、财务凭证、生产记录、员工档案、客户资料等。企业应根据业务类型和管理需求，明确各类档案的来源渠道，确保档案的完整性与真实性。1.1.2档案的分类与分类标准档案的分类应依据《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017）进行，通常按档案内容、载体形式、使用目的等维度进行分类。例如，企业档案可按“文书档案”“技术档案”“财务档案”“人事档案”等进行分类，确保档案的系统性和可检索性。1.1.3档案的收集与归档档案的收集应遵循“先收集、后整理、再归档”的原则。企业应建立档案收集机制，明确责任人和时间节点，确保档案在形成后及时归档。根据《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017），档案的收集应做到“齐全、准确、完整、及时”。1.1.4档案的保管与安全档案的保管应符合《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017）中的要求，包括档案的存放环境、防潮、防尘、防火、防盗等措施。企业应建立档案保管制度，确保档案在保管期间的安全性和可追溯性。1.1.5档案的归档时间与责任人根据《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017），档案的归档时间应为档案形成后1个月内完成，由档案管理员或指定人员负责归档。归档后，档案应存入档案室，并由档案管理员进行登记和管理。1.2档案整理的标准与方法1.2.1档案整理的基本原则档案整理应遵循“分类整理、便于检索、便于保管、便于利用”的原则。企业应根据《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017）的要求，制定档案整理标准，确保档案的系统性与可检索性。1.2.2档案整理的方法档案整理通常采用“条目式”整理法，即按类别、编号、时间等进行分类整理。企业应根据档案的类型和用途，制定相应的整理标准，确保档案的规范性和可操作性。1.2.3档案整理的工具与技术档案整理可借助计算机系统进行管理，如建立档案管理系统（如档案管理系统、档案数字化系统等），实现档案的电子化管理。根据《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017），企业应建立档案管理信息系统，实现档案的数字化、信息化管理。1.2.4档案整理的验收档案整理完成后，应由档案管理员或指定人员进行验收，确保档案的完整性、准确性和规范性。根据《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017），档案整理的验收应包括档案的分类、编号、目录、目录索引等内容。1.3档案归档的规范与流程1.3.1档案归档的定义与作用档案归档是指将整理好的档案按照规定的格式和标准，存入档案室或档案管理系统，以便于后续的查阅、利用和管理。档案归档是档案管理的重要环节，确保档案在使用过程中具备可追溯性和可查性。1.3.2档案归档的流程档案归档的流程通常包括：1.档案整理完成；2.档案分类、编号、装订；3.档案装盒、装订、上架；4.档案登记与入库；5.档案管理与维护。1.3.3档案归档的规范根据《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017），档案归档应符合以下规范：-档案归档应按照档案的类别、形成时间、保管期限等进行分类；-档案归档应使用统一的档案编号和目录；-档案归档应确保档案的完整性和可追溯性；-档案归档应符合档案室的环境要求，确保档案的安全性。1.3.4档案归档的检查与验收档案归档完成后，应由档案管理员或指定人员进行检查和验收，确保档案的规范性和完整性。根据《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017），档案归档的验收应包括档案的分类、编号、目录、目录索引等内容。1.4档案整理的验收与存档1.4.1档案整理的验收档案整理完成后，应由档案管理员或指定人员进行验收，确保档案的完整性、准确性和规范性。根据《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017），档案整理的验收应包括档案的分类、编号、目录、目录索引等内容。1.4.2档案存档的要求档案存档应符合《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017）的要求，确保档案在存档期间的安全性和可追溯性。企业应建立档案存档制度，确保档案的长期保存和可查阅性。1.4.3档案存档的期限与管理根据《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017），档案的保管期限分为永久、长期、定期三种。企业应根据档案的内容和重要性，确定档案的保管期限，并建立档案的保管制度，确保档案的长期保存。1.4.4档案的调阅与使用档案的调阅应遵循“先查后借、先调后用”的原则，确保档案的使用安全和保密性。企业应建立档案调阅制度，确保档案的调阅过程符合规范，保障档案的使用安全。总结：档案收集与整理是企业档案管理工作的核心环节，其流程与要求应严格遵循《企业档案管理规范》（GB/T14274-2017）的相关规定。企业应建立完善的档案收集、整理、归档、验收和存档制度，确保档案的完整性、准确性和可追溯性，为企业的管理决策和业务运营提供可靠的数据支持。第4章档案存储与保管一、档案存储的环境要求1.1档案存储的环境条件档案存储环境是确保档案完整、安全、可追溯的重要基础。根据《企业档案管理规范》（GB/T13032-2016）和《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010），档案存储环境应满足以下基本要求：-温湿度控制：档案存储环境的温湿度应保持在适宜范围内，通常为14℃～24℃，相对湿度为40%～60%。温湿度应保持稳定，避免剧烈波动，以防止档案受潮、霉变或脱水。-光照条件：档案应避免直射阳光，应采用防紫外线照明设备，防止档案因光照过强而褪色、变质。-空气流通：档案存储区域应保持良好的空气流通，确保空气新鲜，减少尘埃和微生物的滋生。-防尘防污染：存储区域应保持清洁，避免尘埃、油污、化学物质等对档案造成污染。-防虫防鼠：档案存储环境应定期进行防虫防鼠处理，防止虫害和鼠害对档案造成损害。根据《企业档案管理规范》（GB/T13032-2016）规定，档案存储环境应符合《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010）中关于档案库房的建设标准，包括库房面积、通风系统、温湿度控制设备等。1.2档案存储的环境设施档案存储环境设施应包括以下内容：-档案库房：档案库房应设在企业内部或外部专门的档案库房中，库房应具备防尘、防潮、防虫、防鼠、防火、防光等功能。-档案柜与货架：档案柜应采用防潮、防尘、防虫的材料制作，档案柜应有编号、分类、标识等信息，便于查找与管理。-档案存储设备：包括恒温恒湿设备、通风系统、除湿机、紫外线消毒灯等，以确保档案存储环境的稳定性与安全性。-档案存储区：档案存储区应与办公区、业务区等其他区域隔离，减少人为干扰和环境污染。根据《企业档案管理实施手册》（标准版）要求，档案存储环境应定期进行检测与维护，确保其符合《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010）和《企业档案管理规范》（GB/T13032-2016）的相关标准。二、档案存储的安全措施2.1档案存储的安全防护体系档案存储安全是企业档案管理的重要内容，应建立完善的档案存储安全防护体系，防止档案丢失、损毁或非法泄露。-物理安全：档案应存储在专用档案库房内，库房应配备防盗门、监控系统、报警装置等，防止未经授权的人员进入。-信息安全：档案存储系统应采用加密技术、访问控制、权限管理等手段，确保档案在存储、传输、使用过程中的信息安全。-防灾安全：档案库房应具备防震、防雷、防静电等安全措施，确保在自然灾害或意外事故中档案的安全。-防火安全：档案库房应配备灭火器、自动喷淋系统、消防报警系统等，确保在火灾发生时能够及时扑灭，防止档案损毁。根据《企业档案管理规范》（GB/T13032-2016）和《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010），档案存储安全应遵循“预防为主、安全第一”的原则，建立多层次、多维度的安全防护体系。2.2档案存储的安全管理档案存储安全管理应包括以下内容：-档案保管人员管理：档案保管人员应经过专业培训，熟悉档案管理制度和操作规范，确保档案的规范管理。-档案借阅管理：档案借阅应严格审批，借阅登记、归还登记、借阅期限控制等应有明确制度，防止档案流失。-档案调阅管理：档案调阅应遵循“谁借谁还、谁用谁管”的原则，调阅档案应有登记、有记录、有归还，确保档案的完整性和安全性。-档案销毁管理：档案销毁应严格审批，销毁前应进行鉴定，销毁过程应有记录，确保档案销毁的合法性和规范性。根据《企业档案管理实施手册》（标准版）要求，档案存储安全应建立“责任到人、制度到岗、管理到位”的安全管理机制，确保档案存储安全。三、档案保管的期限与分类3.1档案保管的期限档案的保管期限根据其内容、重要性、使用频率等因素确定，通常分为以下几类：-永久保存：适用于具有长期保存价值的档案，如企业历史文件、重大决策文件、法律文件、财务报表、审计报告等。-长期保存：适用于具有长期保存价值但不宜永久保存的档案，如企业年度报告、重要会议记录、技术文档等。-短期保存：适用于短期内需要查阅的档案，如项目立项文件、合同、往来函件等。-临时保存：适用于临时需要保存的档案，如临时项目资料、临时会议记录等。根据《企业档案管理规范》（GB/T13032-2016）规定，企业档案的保管期限应根据档案的性质、重要性和保存价值进行分类，并按照《档案法》和《企业档案管理规范》的要求进行管理。3.2档案保管的分类档案的保管应按照其内容、性质、使用目的等进行分类，常见的分类方式包括：-按档案内容分类：包括企业经营档案、财务档案、人事档案、技术档案、法律档案、行政档案等。-按档案载体分类：包括纸质档案、电子档案、声像档案等。-按档案形成单位分类：包括企业内部档案、外部单位档案、其他单位档案等。-按档案保存形式分类：包括实体档案、电子档案、数字档案等。根据《企业档案管理实施手册》（标准版）要求，档案的分类管理应确保档案的可查性、可追溯性和可管理性，便于档案的调阅、归档和销毁。四、档案存储的维护与检查4.1档案存储的维护档案存储的维护是确保档案安全、完整和可用的重要环节，主要包括以下内容：-定期检查：档案存储环境应定期进行检查，包括温湿度、通风、防尘、防虫、防火等，确保档案存储环境的稳定。-档案柜维护：档案柜应定期清洁、检查，确保档案柜的密封性、防尘性和防虫性。-档案存储设备维护：档案存储设备如恒温恒湿设备、通风系统、除湿机、紫外线消毒灯等应定期维护，确保其正常运行。-档案存储记录管理：应建立档案存储记录台账，记录档案的存储位置、保管期限、责任人、检查情况等，确保档案存储过程的可追溯性。根据《企业档案管理实施手册》（标准版）要求，档案存储的维护应纳入企业档案管理制度，建立定期检查和记录制度，确保档案存储环境的稳定性。4.2档案存储的检查档案存储的检查是确保档案存储安全的重要手段，应定期进行以下检查：-环境检查：检查档案存储环境的温湿度、通风、防尘、防虫、防火等是否符合要求。-档案柜检查：检查档案柜的密封性、防尘性、防虫性，确保档案存放安全。-档案存储设备检查：检查档案存储设备的运行状态，确保其正常工作。-档案存储记录检查：检查档案存储记录的完整性、准确性，确保档案存储过程的可追溯性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13032-2016）和《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010）要求，档案存储的检查应纳入企业档案管理的日常工作中，确保档案存储环境的安全和档案的完整。企业档案管理规范与实施手册（标准版）要求企业建立完善的档案存储与保管体系，确保档案在存储、保管、维护和检查过程中符合相关标准，保障档案的安全、完整和可用性。第5章档案利用与检索一、档案利用的范围与方式1.1档案利用的范围在企业档案管理规范与实施手册中，档案利用的范围主要涵盖以下几类：1.内部管理类档案：包括企业组织结构、人事管理、财务报表、合同协议、生产记录、设备档案、技术资料等。这些档案是企业日常运营的重要依据，用于内部决策、审计、合规审查等。2.业务运营类档案：涉及企业产品开发、市场推广、客户服务、销售记录、客户档案、订单信息、物流信息等。这些档案反映了企业对外的业务活动，是企业对外展示形象的重要内容。3.历史资料类档案：包括企业历史沿革、重大事件、重要会议记录、企业发展历程、企业荣誉证书、历史照片、实物档案等。这些档案具有较高的历史价值和参考价值，常用于企业文化建设、品牌宣传、历史回顾等。4.法律与合规类档案：包括企业法律文件、合同、许可证、税务文件、审计报告、合规检查记录等。这些档案是企业遵守法律法规的重要保障，也是企业法律风险控制的关键依据。根据《企业档案工作规范》（GB/T19005-2016）及相关行业标准，企业档案的利用范围应遵循“统一管理、分级使用、安全保密”的原则，确保档案的完整性、真实性和可用性。1.2档案利用的方式企业档案的利用方式主要包括以下几种：1.直接利用：指档案管理人员在档案室或档案馆内直接查阅、调取档案资料。这种方式适用于档案内容明确、使用频率较高的档案，如财务报表、合同、生产记录等。2.间接利用：指通过档案管理人员的整理、归档、分类、索引等手段，将档案信息转化为可利用的资料。例如，通过档案分类、索引、标签等方式，便于档案的快速检索和调用。3.电子档案利用：随着信息技术的发展，企业档案的电子化管理已成为主流。电子档案的利用方式包括在线查阅、电子文档管理、档案数据库查询等。电子档案的利用方式更加便捷，能够满足企业对档案信息的实时获取需求。4.档案共享利用：企业内部或外部单位之间通过档案共享平台、档案借阅系统等方式，实现档案信息的共享与利用。这种方式有助于提升企业档案管理的效率，促进企业间的信息交流与合作。根据《企业档案管理规范》（GB/T19005-2016）的规定，企业应建立档案利用制度，明确档案利用的权限、流程、责任和管理要求，确保档案的合理利用和有效管理。二、档案检索的方法与工具2.1档案检索的方法档案检索是档案管理的重要环节，其方法主要包括以下几种：1.按档案内容检索：根据档案的内容进行检索，如财务档案、技术档案、人事档案等。这种方法适用于档案内容明确、分类清晰的档案。2.按档案形式检索：根据档案的载体形式进行检索，如纸质档案、电子档案、声像档案等。这种方法适用于档案形式多样、信息分散的档案。3.按档案编号检索：根据档案的编号进行检索，如档案编号、档案号、档案标识符等。这种方法适用于档案编号系统完善的档案。4.按档案保管期限检索：根据档案的保管期限进行检索，如永久保存、长期保存、短期保存等。这种方法适用于档案保管期限不一的档案。5.按档案使用部门检索：根据档案的使用部门进行检索，如财务部、生产部、销售部等。这种方法适用于档案使用部门明确的档案。2.2档案检索的工具档案检索的工具主要包括以下几种：1.档案目录系统：企业档案管理中常用的档案目录系统，包括档案分类目录、档案索引目录、档案检索目录等。这些目录系统能够帮助档案管理人员快速查找所需档案。2.档案数据库系统：企业档案管理中常用的档案数据库系统，包括档案管理系统、档案信息数据库、档案检索数据库等。这些系统能够实现档案信息的数字化管理，支持多种检索方式。3.档案检索工具：如档案检索工具、档案查询工具、档案管理软件等。这些工具能够实现档案的快速检索、分类、归档等功能。4.档案检索方法工具：如档案检索表、档案检索卡片、档案检索手册等。这些工具能够帮助档案管理人员进行档案的分类、索引和检索。根据《企业档案管理规范》（GB/T19005-2016）的规定，企业应建立档案检索制度，明确档案检索的流程、方法、工具和责任人，确保档案的高效利用和有效管理。三、档案信息的分类与索引3.1档案信息的分类档案信息的分类是档案管理的重要基础，主要包括以下几类：1.按档案内容分类：包括财务档案、人事档案、技术档案、生产档案、合同档案、会议档案、行政档案等。这些分类方式有助于档案的系统管理。2.按档案形式分类：包括纸质档案、电子档案、声像档案等。这些分类方式有助于档案的数字化管理。3.按档案保管期限分类：包括永久保存、长期保存、短期保存等。这些分类方式有助于档案的合理保管和利用。4.按档案使用部门分类：包括财务部、生产部、销售部、行政部等。这些分类方式有助于档案的分部门管理。3.2档案信息的索引档案信息的索引是档案管理的重要手段，主要包括以下几类：1.档案分类索引：通过分类目录、分类号、分类标签等方式，实现档案的系统分类和索引。2.档案编号索引：通过档案编号、档案号、档案标识符等方式，实现档案的快速检索。3.档案检索索引：通过档案检索表、档案检索卡片、档案检索手册等方式，实现档案的快速检索。4.档案管理索引：通过档案管理软件、档案管理系统等方式，实现档案的数字化管理与检索。根据《企业档案管理规范》（GB/T19005-2016）的规定，企业应建立档案分类和索引制度，明确档案分类的标准、索引的方法和管理要求，确保档案的高效利用和有效管理。四、档案利用的管理与反馈4.1档案利用的管理档案利用的管理是企业档案管理的重要组成部分，主要包括以下几方面：1.档案利用制度的建立：企业应建立档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、权限、流程和责任，确保档案的合理利用和有效管理。2.档案利用的流程管理：企业应建立档案利用的流程管理制度，包括档案查阅申请、档案调阅、档案归还、档案销毁等环节，确保档案利用的规范性和可追溯性。3.档案利用的权限管理：企业应建立档案利用的权限管理制度，明确不同部门和人员的档案查阅权限，确保档案的保密性和安全性。4.档案利用的监督与反馈：企业应建立档案利用的监督机制，定期对档案利用情况进行评估和反馈，及时发现和解决问题，提升档案利用的效率和质量。4.2档案利用的反馈档案利用的反馈是企业档案管理的重要环节，主要包括以下几方面：1.档案利用效果的评估：企业应定期对档案利用情况进行评估，评估档案利用的效率、质量、满意度等指标，及时调整档案管理策略。2.档案利用问题的反馈：企业应建立档案利用问题反馈机制，收集档案利用过程中遇到的问题，及时进行分析和解决。3.档案利用经验的总结与推广：企业应总结档案利用的经验，推广有效的档案管理方法，提升档案管理的整体水平。根据《企业档案管理规范》（GB/T19005-2016）的规定，企业应建立档案利用的管理制度，明确档案利用的管理流程、权限、监督和反馈机制，确保档案的合理利用和有效管理。企业档案管理规范与实施手册应围绕档案利用的范围与方式、档案检索的方法与工具、档案信息的分类与索引、档案利用的管理与反馈等方面，建立系统、科学、规范的档案管理机制，确保档案的高效利用和有效管理。第6章档案安全管理与保密一、档案安全的管理要求1.1档案安全管理的基本原则根据《企业档案管理规范》（GB/T17196-2017）和《档案法》等相关法律法规，档案安全管理应遵循以下基本原则：-安全第一、预防为主：档案安全管理应以防止档案丢失、损毁、泄密为目标，采取预防措施，确保档案在保管、调阅、使用等全过程中安全。-分级管理、责任到人：档案管理应按照档案类型、重要程度、使用频率等进行分级分类管理，明确各级管理人员的职责，确保责任到人、落实到位。-制度健全、流程规范：应建立健全档案管理制度，包括档案的接收、入库、保管、调阅、归档、销毁等流程，确保管理过程有章可循、有据可查。-技术保障与物理防护结合：档案安全管理应结合信息技术与物理防护手段，如防磁、防潮、防火、防盗等措施，确保档案在物理和数字层面的安全。根据国家档案局发布的《2023年度档案安全风险评估报告》，我国档案安全事故中，因人为因素导致的损失占比超过60%，其中主要问题包括档案丢失、泄密和管理疏漏。因此，企业应加强档案安全管理，提升风险防控能力。1.2档案安全的管理措施档案安全的管理措施应涵盖档案的存储、调阅、使用、销毁等全过程，具体包括：-档案存储管理：档案应存放于符合安全标准的档案库房，库房应具备防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防压等条件。档案应按类别、保管期限、使用频率等进行分类存放，确保档案的可追溯性和可查性。-档案调阅管理：档案调阅应遵循“先审批、后调阅、后使用”的原则，调阅人员需经授权并填写调阅登记表，调阅后应及时归还，防止档案长期滞留。-档案使用管理：档案使用应严格遵守使用权限，未经批准不得擅自复制、外传、销毁或擅自使用。档案使用过程中应做好登记、标识和归档工作。-档案销毁管理：档案销毁前应进行鉴定，确保档案内容无争议、无遗留问题后，方可按规定程序销毁。销毁应由专人负责，确保销毁过程合法合规。根据《企业档案管理规范》（GB/T17196-2017），企业应建立档案安全管理制度，定期开展档案安全检查，确保档案管理符合国家和行业标准。二、档案保密的职责与制度2.1档案保密的基本原则档案保密是档案管理的重要组成部分，应遵循以下基本原则：-保密为本、安全为先：档案保密应以保护企业核心信息、商业秘密、技术资料等为核心，确保档案在保管、调阅、使用过程中不被泄露。-责任明确、分级管理：档案保密应明确各级管理人员的保密责任，实行“谁主管、谁负责”的责任制，确保保密工作落实到位。-制度规范、流程明确：应建立档案保密制度，包括档案的保密等级、保密期限、保密责任、保密检查等内容，确保档案保密工作有章可循。根据《中华人民共和国档案法》规定，企业应建立档案保密制度，确保档案信息在使用过程中不被非法获取、泄露或篡改。2.2档案保密的职责分工企业应明确档案保密的职责分工，具体包括：-档案管理人员：负责档案的日常管理、保密检查、保密制度的执行与监督。-档案使用人员：在使用档案时，应严格遵守保密规定，不得擅自复制、外传或使用未经批准的档案。-信息部门：负责档案信息的数字化管理，确保档案信息在传输、存储过程中不被泄露。-安全管理部门：负责档案安全防护措施的实施与监督，确保档案在物理和数字层面的安全。根据《企业档案管理规范》（GB/T17196-2017），企业应建立档案保密责任制，明确各级管理人员的保密责任，确保档案保密工作落实到位。三、档案信息的访问权限管理3.1档案信息的访问权限管理原则档案信息的访问权限管理应遵循“权限最小化、访问可控化”的原则，确保档案信息的使用符合法律法规和企业制度。-权限分级管理：根据档案的敏感程度、使用频率、使用范围等，对档案信息进行分级管理，明确不同级别的访问权限。-访问控制机制：应建立访问权限控制机制，包括身份认证、权限审批、访问日志等，确保只有授权人员才能访问特定档案信息。-使用登记与审计：档案信息的使用应进行登记和审计，确保档案信息的使用过程可追溯、可监督。根据《信息安全技术信息系统权限管理指南》（GB/T22239-2019），企业应建立档案信息的访问权限管理制度，确保档案信息的使用符合安全规范。3.2档案信息的访问权限管理措施企业应通过以下措施实现档案信息的访问权限管理：-权限分级制度：根据档案信息的密级、使用范围、使用频率等，将档案信息分为公开、内部、保密、机密等不同等级，分别设置不同的访问权限。-权限审批流程：档案信息的访问需经过审批，未经批准不得擅自访问。审批流程应包括申请、审核、批准等环节，确保权限的合理性和合法性。-访问日志记录：所有档案信息的访问行为应记录在案，包括访问时间、访问人员、访问内容、访问目的等，确保可追溯。-权限动态调整：根据档案信息的使用情况和管理需求，定期对档案信息的访问权限进行调整，确保权限设置与实际需求相符。根据《企业档案管理规范》（GB/T17196-2017），企业应建立档案信息的访问权限管理制度，确保档案信息的使用符合安全规范，防止信息泄露。四、档案泄露的应急处理机制4.1档案泄露的应急处理原则档案泄露是企业信息安全的重要风险之一，应建立完善的应急处理机制，确保在发生档案泄露时能够及时响应、有效处置。-预防为主、快速响应：档案泄露的应急处理应以预防为主，一旦发生泄露，应迅速启动应急响应机制，防止事态扩大。-分级响应、分工协作：根据泄露的严重程度，制定分级响应方案，明确各部门的职责，确保应急处理有序进行。-信息通报与报告：发生档案泄露后，应立即向相关部门和上级汇报，确保信息及时传递，避免信息滞后影响处理效率。根据《信息安全技术信息安全事件应急处理规范》（GB/Z20986-2019），企业应建立档案泄露的应急处理机制，确保在发生泄露时能够及时响应、有效处置。4.2档案泄露的应急处理措施企业应制定档案泄露的应急处理措施，包括：-泄露发现与报告：档案泄露的发现应由专人负责，发现后应立即向档案管理部门报告，并启动应急响应流程。-信息隔离与控制：发生档案泄露后，应立即对涉密档案进行隔离，防止泄露信息扩散，同时对涉密人员进行临时管控。-调查与分析：由信息安全部门牵头，对泄露事件进行调查，分析泄露原因，明确责任，提出改进措施。-修复与恢复：根据泄露情况，采取修复措施，恢复受损档案，确保档案信息的完整性与安全性。-事后评估与改进：对泄露事件进行事后评估，分析事件原因，完善制度和流程，防止类似事件再次发生。根据《企业档案管理规范》（GB/T17196-2017）和《信息安全技术信息安全事件应急处理规范》（GB/Z20986-2019），企业应建立档案泄露的应急处理机制，确保在发生泄露时能够及时响应、有效处置。第7章档案信息化管理一、档案信息化建设的原则1.1档案信息化建设应遵循“统一标准、分级管理、安全可靠、持续优化”的基本原则。根据《企业档案管理规范》（GB/T15014-2014）和《档案信息化建设技术规范》（GB/T28827-2012），档案信息化建设应以标准化、规范化、系统化为指导思想，确保档案信息的完整性、准确性、可追溯性和可共享性。在实际操作中，档案信息化建设应遵循以下原则：-统一标准：采用国家或行业统一的档案信息化标准，如《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）和《电子档案数字化规范》（GB/T18894-2016），确保不同系统间的数据格式、存储结构和管理流程的兼容性。-分级管理：根据档案的类型、重要性、使用频率等，建立分级分类的档案管理体系，实现档案的分类管理、权限控制和生命周期管理。-安全可靠：档案信息涉及企业核心数据，必须确保系统的安全性、稳定性和可靠性。应采用加密技术、访问控制、数据备份等手段，防止数据丢失、篡改或泄露。-持续优化：档案信息化建设是一个动态过程，需根据企业业务发展、技术进步和管理需求，不断优化系统功能、完善管理流程，提升档案管理的效率和水平。1.2档案信息化建设应与企业信息化整体战略相协调，确保档案管理与企业其他业务系统（如ERP、CRM、OA等）实现数据互通、信息共享。根据《企业信息化建设指南》（GB/T28827-2012），企业档案信息化建设应与企业信息化建设同步推进，确保档案信息在企业内部实现统一平台、统一标准、统一管理。同时，应注重档案信息的可追溯性，确保每一份档案都有唯一标识、完整记录、可查询和可追溯。档案信息化建设应符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）和《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）等国家信息安全标准，确保档案信息在传输、存储、使用等全生命周期中符合安全规范。二、档案信息系统的功能要求2.1档案信息系统的功能应涵盖档案的全生命周期管理，包括档案的创建、归档、保管、调阅、借阅、销毁等环节。根据《企业档案管理信息系统功能规范》（GB/T28827-2012），档案信息系统的功能应具备以下核心功能：-档案目录管理：支持档案的分类、编号、检索、统计等功能，确保档案信息的可查性与可追溯性。-档案信息录入与维护：支持档案信息的录入、修改、删除、补充等操作，确保档案信息的准确性与完整性。-档案借阅与调阅：支持档案的借阅、调阅、归还等操作，确保档案的使用效率与管理规范。-档案保管与调取：支持档案的保管、调取、归档等操作，确保档案的物理与数字安全。-档案销毁与归档：支持档案的销毁、归档、销毁记录的保存等功能，确保档案的合规管理。-档案统计与分析：支持档案的统计、分析、报表等功能，为管理层提供数据支持。2.2档案信息系统的功能应具备良好的扩展性，支持企业档案管理的未来发展需求。根据《企业档案管理信息系统技术规范》（GB/T28827-2012），档案信息系统的功能应具备以下特点：-模块化设计：系统应采用模块化架构，支持功能的灵活扩展与组合，适应企业档案管理的多样化需求。-数据接口标准：系统应支持与企业其他业务系统（如ERP、CRM、OA等）的数据接口，实现信息共享与数据互通。-数据安全与权限控制：系统应具备完善的权限管理机制，确保不同角色的用户能够根据其权限访问相应档案信息。-系统兼容性：系统应支持多种操作系统、数据库和硬件平台，确保系统的可部署性和可维护性。三、档案数据的录入与维护3.1档案数据的录入应遵循“准确、及时、完整、规范”的原则，确保档案信息的准确性与完整性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案数据的录入应遵循以下要求：-数据标准统一：档案数据应符合国家或行业统一的数据标准，如档案编号规则、档案分类标准、档案属性字段等。-数据录入规范：档案数据的录入应遵循统一的录入流程和标准，确保数据录入的规范性、一致性。-数据录入的准确性：档案数据应准确反映档案的真实内容，避免数据错误或遗漏。-数据录入的及时性：档案数据应按照规定的时间节点及时录入，确保档案信息的时效性。3.2档案数据的维护应确保数据的可更新、可追溯和可查询。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T28827-2012），档案数据的维护应遵循以下要求：-数据更新机制：档案数据应建立定期更新机制，确保数据的时效性与准确性。-数据版本管理：档案数据应支持版本管理，确保数据的可追溯性与可回溯性。-数据权限管理：档案数据的维护应遵循权限管理原则，确保不同用户只能访问其权限范围内的数据。-数据备份与恢复：档案数据应建立完善的备份与恢复机制，确保数据在发生故障或丢失时能够及时恢复。四、档案信息系统的安全与备份4.1档案信息系统的安全应涵盖数据安全、系统安全、访问安全等多个方面。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息系统的安全应遵循以下原则：-数据安全：档案数据应采用加密技术、访问控制、身份认证等手段，确保数据在存储、传输和使用过程中的安全性。-系统安全：档案信息系统应具备完善的安全防护机制，