公司档案管理制度(集合15篇)

公司档案管理制度（集合15篇）

公司档案管理制度1

1、所有的工程档案由工程部文员负责管理c工程档案管理人

员应严格遵守公司档案管理制度和保密守则。

2、各类档案应按系统：土建、强电、弱电、空调、锅炉房、

热力站、机管，按图纸资料、维修记录、运行记录、设备台帐、各

商户单元装修和维修档案等，进行分类管理。

3、按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签。编制档案目

录，内容应与档案盒外标签一致。

4、外单位交来图纸由各系统工程师核对实物，如图纸无误则

由文员按系统归档；图纸有误，则联系交图单位更正。

5、各类档案及图纸资料是工程维修保养的‘重要依据，应妥

善保存，用途不明的资料应交工程部经理确定用途。图纸资料、

重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保存，其他各种记录

保存期限一般为二年以上，过期需销毁的资料应由工程部经理、

主管及技术人员组成鉴定小组研究后决定。

6、借阅档案需经相应系统的主管（工程师）以上人员批准，确

定归还日期，需续借的要重新登记。

7、文员每月对维修登记台帐、维修单、运行记录、维修记录

等进行整理并分类归档、保存。公司档案管理制度2

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案

管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制

度。

2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直

接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式

的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公

文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因

故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带

走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理

审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材

料，由主办部门或人员收集，交行政部各案。会议文件由行政部收

集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的谑知、报告、决议、总结、典

型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的、文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议

记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的事记及映本公司重要活动的剪报、照片、录音、

录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文

件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文伶材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全

完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件

与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起，不得分开,

文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放

在针对的最后一年立卷;跨年度的.会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件

材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在

抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或

作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员

另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

2、物业公司档案管理规章制度

1.客户档案的管理工作由客务部负责。

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户

档案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、

电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料

须及时装订另存。

4,每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前

面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客

户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借乜，经客务部经理批准后在

客务部办公室阅览。

8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部

经理同意方可修改。

9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户

档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计

算机中，进行资料分析、整理和信息传递。公司档案管理制度3

为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，

理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公

室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集

管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地

做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监

督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设

等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何

个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能

归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;

以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件

报综合办公室备案0

6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合

管理部保存。

7、在归档范围内的'其他资料，日经办人整理后连同有关资

料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外

的由各部门自行保管。

三、档案保管制度

1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据

保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫

等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类

目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需

求，掌握利用规律。

6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年

年终据此进行整理、剔除。

7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公

司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永

久保存。

8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可

办理调动手续。

三、档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人

员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须

在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公

司领导批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或

复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否

则，追究当事人责任。

5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告

主管部门及时处理。

6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经

理同意，必须外借的，由经理审批。

四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一

次，资料原件交综合管理部统一保存。公司档案管理制度4

为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归

档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

一、档案管理原则

公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性

档案分散管理相结合的原则。

二、组织

公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部

门明确由专人兼管档案工作。

三、档案管理部门的工作职责

（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、

建设档案管理系统。

（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，

综合管理部给予配合。

（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并

交至综合管理部档案管理员立卷归档。

四、档案管理人员职责

（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收

集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档

案；

（二）凡本公司印发出的公文（含定稿和正件与附件、批复请

示、转发文件含被转发的原件）一律由综合管理部统一收集管理C

（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司

制度办事。

五、归档公司档案室资料

（一）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命

令、条例、规定、计划等文件材料；

（二）本公司的请示与上级机关的批复；

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；

（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；

（六）综治工作材料；

（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（A）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；

（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；

（十一）会计凭证，会计活动帐簿和会计报表等会计核算专

业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。

六、档案的收集与归档

（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批

存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归

卷。

（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的

和长远查考价值的文件材料（文字、电子文件、图样、照片、实物

等），均须归档保存。

（三）管理性褶案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分

级别。党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内

部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种

保管期限文件材料分开组卷。

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的'正件与附件、

印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同

一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电

单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝

密文电立卷。

（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检

查。

（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付

卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字

手续。

七、档案的保管

（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好不

丢失。

（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的

保管工作；

（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，

及时采取措施，进行修补和复制。

（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问

题及时组织整改。

（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以

及对破损和褪色的材料进行修补和复制。

八、档案的借阅

必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，

归还时验收注销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密

以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上不外借，确因

工作需要，应当天归还。

（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理

续借手续；

（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部

档案管理人员与借阅者当面核对清楚；

（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；

（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理

离职手续；

（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，

须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅。

（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得

丢失、随意折叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、

涂写。

（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以

防原件字迹消失。

（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。

九、档案室保密制度

（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办

事。

（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。

（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审

批，报总经理批准后，方可借出。

（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领

导审批，报分管领导批准，方可提供。

（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出

携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。

（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所

谈论保密档案内容，不得将保密档案带出室外和借给他人。

十、档案的鉴定与销毁

鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国

家有关规定并结合公司实际情况进行。公司档案保管期限分永久、

长期、短期三种。确定保管期限的原则是：

（一）反映公司主要职能和重要经营管理活动的，具有长远

利用价值的档案定为永久保存；

（-）反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档

案定为长期保存，其期限为16—50年；

（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短

期保存，其期限为15年以内。

（四）档案的鉴定由综合管理部主管、各部门指定档案管理

人员和综合管理部档案管理人员合作完成，并采取对每份档案直

接鉴定的办法。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有

关部门和人员修改、补充。

（五）经过一定时间后确无保存价值的档案，或者原有情况

已发生完全改变，其档案失去保存意义的，经档案人员或原经办

人员提出，本公司综合管理部和部门审查同意，公司总经理批准，

方可销毁。

（六）经批准销毁的档案，档案人员必须列出清单，销毁档

案的批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。

十一、本管理制度最终解释权归综合管理部。

十二、本管理制度自发布之日起实施。公司档案管理制度5

1、文件档案的管理：

1.1文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录

和业内资料等内容。

1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理

和立卷，并定期交档案室集中管理。

L3归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体

材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。

L4档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝

密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主

管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。

L5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必

须使用钢笔或碳素笔。

L6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特殊类型的纸张经

整理后达到210mni*297nini尺寸标准。

2、电子文档的管理：

2.1收集、积累要求：

■记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件

应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全

文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文

件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文

件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。

■在‘无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应

采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须

随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对

有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。

■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储

格式和属性。

■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压

缩方法，则应将相关软件一并收集。

■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时

必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关

软件和各种数据。

■用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其

压缩

方法和软件;用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其

属性标识和相关软件。

■由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两

种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。

■通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号

和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件

一并收集。

■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管

理数据等应与电子文件一同收集。

2.2收集、积累方法：

■及时按照要求制作电子文件备份。

■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

■电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保

存，并附有纸张打印件。

2.3归档要求：

■把带有归档标识的电子文件集巴制成归档数据集,拷贝至

耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。

必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再

完成上述工作。

■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次

写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长

期保存的载体。

■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填

写编号、日期、名券、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。

■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同

归档并附归档电子文件登记表。

■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的.

机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软

件及相关数据存在同一载体上。

■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时

间至少一年。

3、声像档案的管理：

3.1声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件（底片）,

重要资料要附文字说明。

3.2文字说明的编写要求：

■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄

制者）等。

■应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标

注项目正确齐全。

■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说

明。

3.3声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。

3.4底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压

堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。

3.5原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由

部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外

借使用。公司档案管理制度6

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，

实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有

效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相

关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是

完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研

究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维

护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的

原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部

门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、

音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门

不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：

1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对

档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供

利用。

4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的'规章制度主动向总经理办公

室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室

的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集

整理工作并在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、

真实和安全。

三、档案接收与整理

（一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同,

主要有以下几个面：公司档案管理制度7

第一章总则

一、目的

为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有

效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。

二、范围

与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现

在和未来的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。

三、职责

公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部

门客户档案管理；人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

第二章档案的内容和建档方法

一、客户档案的内容包括以下四项资料：

1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、

电话；经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家

庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、

企业组织形式、业种、资产等方面。

2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、

经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特

点等。

3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者

和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联

系及合作态度等。

4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问

题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易

条件、以往出现的.信用问题等。

二、建立客户档案卡。档案的分别为两类，一是经销商客户

档案，区域提供，二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具

体内容见《经销商客户档案卡》和《终端客户档案卡》。

三、建档方法

销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或

完善客户档案。不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每

月最少完善一次。客户档案不及时更新，销售人员违反每次罚款

20元。

第四章保密规定

一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。公司级档

案由营销总监负责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以

查阅，其他人查阅需营销总监批准；部门级客户档案由部门经理

负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准；个人级客

户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。

二、档案的保存

公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管

理员，每月1日对数据进行备份，以防止数据丢失C

三、客户档案的查阅

1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批

表》，经本部门经理签字，总经理批准后，档案管理负责人才可以

让其查阅。

2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款；未经审

批，擅自将客户档案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。公司

档案管理制度8

为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订

本制度。

一、档案的分类：

1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、

决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文

件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。

2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书

籍、软件。

3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、

财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档

案等。

4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。

5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。

6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。

二、存档：

1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行

政部指定专人保管。

2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存

档保管。

（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。

（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上

应长期保存；其他文件视其价值确定俣存期限。

（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束

后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；

文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。

（4）文件的电脑存档。

（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件

归档方式命名保存。

（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资

料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。

三、借阅：

1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅

机密资料，须经经理批准C

2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如

借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和

行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。

3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续,

当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不

予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。

4、借阅的'资料必须妥善保管，入得涂改及私自复印。如确

需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经

理批准。

5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因

致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时

公司将采取法律手段保护公司的利益。

四、专业技术资料的管理

1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。

2、属于工作需要而发给有关部门的.技术文件资料，在领用

时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原贝h

管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。

3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要

及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入

的文件资料进行一次核对°如发现有丢失，必须书面通知行政部，

并上报公司经理办公室。原则上因丢矢文件而影响公司正常工作

的，视情况扣罚¥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造

成的影响酌情处理。

五、文档的销毁

1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资

料。

2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时

应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后

方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。

3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单,

经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资

料长期保存。

六、档案立卷

每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值

的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、

责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。

七、附则

1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管

理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。

2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理

交接手续。

3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予¥50元以上的

罚款。情节严重者，加重处罚。

4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作

的检查。公司档案管理制度9

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确

保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保

证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的

公文、通知、批复等资料。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、

企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种

文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实

物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、

提供利用等活动。

四、职责

1、行政部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责

督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他

资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的

全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行

政部；

2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮

存、保管、利用、归档；

4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档

案资料；

3、各部门档案主管人员

1）负责部门档案的管理。

4、各部门负责人

1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；

2）负责对本部门档案管理的监督检查。

5、各公司总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序

1、档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文

件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进

行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。

a）归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

b）档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编

号，编号规则见《公司档案管理规定》。

c）档案资料的日常管理：

（1）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于

档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；

（2）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管

理记录目录》，以便检索利用：

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，

并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。

d）档案借阅

⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案

原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的

必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带

原件；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，

借阅的'档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应

立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新

办理手续;

⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、

抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行

为，如发现一次罚款200-20—不等的罚款元。情节严重者，按《档

案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责

任。

⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或

本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅

览，不可将档案带出档案室C

e）档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，

编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理

的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少

于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、

部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

2、档案管理纽则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的

条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等

文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人

讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备

忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及

简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本

及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文

件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档

案资料；

⑩本公司发布的各类广告、宣传材料；

(11)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、

照片、录音、录像等；

⑫外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所

获得或形成的档案资料；

⑬财务档案资料；

（M）各种实物档案；

（15）其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、

复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以

根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件

或影印本°如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总

经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、

背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊

情况下可归档拷贝件。

⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做

好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈

赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办

理结束或取得后即时归档：

a）公司规定的密级文件;

b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

C）合同、协议书等正本及过程资料；

d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核

的文件材料；

C）其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行

政部；

b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行

政部；

（3）电子声像档案的归档

a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制

成光盘脱机保管。

c）每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子

文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职

的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无

误后签字，行政部见证。

6、档案移交公司的流程

a）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、

复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

b）采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写,

要求字迹工整、清楚、准确。

c）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，

请不在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

结论在前，依据在后。

d）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

e）行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提

交的档案清单核对；

f）档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电

子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，

双方各保存一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分

表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》,

将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，

以便查阅。

C）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业

务增多时，随时增补之用。

d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门

要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e）建立《档案目录》存于案券盒内，便于查阅°

8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。公司档案管

理制度10

建筑分公司合同档案管理员岗位责任

一、遵守国家《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》等法律法

规。认真学习贯彻公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件,

协助本部门领导搞好贯标工作。

二、建立健全建设工程合同台帐,运用微机实现建设工程合同

动态管理。分析汇总各时期合同签订及经济指标完成情况，为领导

及相关部门提供及时、准确、真实的数据信息。

三、按照建设工程投标评审程序做好建设工程《合同评审记

录》及《合同会签》，及时发送建设工程合同文本到相关部门，并

做好发送登记。完成每年度合同文本的装订、立卷、归档，做到建

设工程合同台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范。

四、建立分包合同及各类经济合同台帐,整理备案分包合同及

各类经济合同文本。

五、严格保守企业经济机密。

六、完成领导交办的.其它工作。公司档案管理制度n

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和

方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司

需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、

企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种

文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实

物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、

提供利用等活动。

四、职责

1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责

督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他

资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的

全过程，确保公司档案的‘安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行

政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮

存、保管、利用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

负责部门档案的管理。

4、各部门负责人

1）负责对部门档案管理监督检查。

五、工作程序

1、档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文

件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进

行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。

a）归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

b）档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号

规则见后。

c）档案资料的日常管理：

（D电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于

指定电脑硬盘内。

（2）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管

理记录目录》，以便检索利用。

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，

并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。

d）档案借阅

（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅

档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依

照借阅权限由相关领导批准；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，

借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应

立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新

办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、

抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

e)档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申

请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销

毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不

得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手

续文件，一并存档永久保存。

2、档案管理纽则

1)档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

(2)公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的

条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等

文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人

讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备

忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表

及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本

及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文

件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档

案资料；

⑩本公司发布的各类广告、宣传材料；

(11)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、

照片、录音、录像等；

⑫外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所

获得或形成的档案资料；

⑬财务档案资料；

(M)各种实物档案；

(15)其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、

复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以

根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件

或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总

经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。

（3）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、

背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊

情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好

电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈

赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

（1）即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办

理结束或取得后即时归档：

a）公司规定的密级文件；

b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c）合同、协议书等正本及过程资料；

d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核

的文件材料；

e）其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行

政人事部；

b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行

政人事部；

（3）电子声像档案的归档

a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制

成光盘脱机保管。

c）每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档

电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作

变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接

收人核实无误后签字，行政人事部见证。

6、档案移交公司的流程

a）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

b）行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每

月提交的档案清单核对;

C）档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上

（一式两份）签字，双方各保存一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分

表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，

将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，

以便查阅。

c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业

务增多时，随时增补之用。

d）档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和

部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本刃、法由公司行政人事部制定并负责解释。

六、相关记录

1、《文件（合同）管理记录目录》

2、《文件档案移交目录》

3、《档案移交清单表》

4、《档案借阅审批单》

5、《档案分类编号表》

6、《档案管理流程》公司档案管理制度12

一、文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归

档范围，交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、

审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附

件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面

材料存档。

5.凡归档的'文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑

色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门

重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一

律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办

法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽

责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2,负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、

上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质

量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结

经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。公司档案管理

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三、兼职档案工作人员岗位责任制

1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收

集、整理、归档立卷工作。

2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，

把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室

移交。

4.严格执行各项档案管理制度。

5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知

识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1•凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料

均属本部门立卷归档范围。

2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、

审定、整理、立卷。

3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制

度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责

档案的保管工作。

2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排

列有序，查找方便。

3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限

尚未归还的档案材料，要及时跟踪追逐，防止丢失。

4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24七，相对

湿度要保持在45—60阻防止危害档案的现象发生。

5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、

防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，

一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗,

确保安全。

六、档案保密规则

L档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，

认真执行各项制度。

2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度,

严格履行档案查阅手续，档案原则上式准带出档案室，确需带出

时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关

人员不准进入档案室。

4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场

所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者

要依据《保密法》的规定，严肃处理尹追究其责任。

七、档案借阅制度

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履

行借阅手续。

2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，

应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在

借阅期限内按时归还。

3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理

由转借他人。

4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档

案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材

料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。公司档案管理规

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6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损

现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。公司档案管理制度13

一、人事档案管理范围：专业技术干部、管理干部、工人等各

类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、

退休职工)的人事档案。

二、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。

三、档案的管理

(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、

防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。

(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。

(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放

错位置需纠正；装卸档案要按登记册全面检查档案，发现漏缺档案

需查找。

(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档

案材料拒不交出者，应追究其责任。

(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案

管理的科学化。

四、人事档案是全面应干部、工人历史和现实情况的实物材

料，构成包括下列十项内容C

(1)履历表及其他简历材料等。

(2)自传材料;报告个人有关事项的材料。

(3)各种鉴定；审计工作中形成的材料；

(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。

(5)历史审查材料及甄别复查材料，更改或姓名认定材料等。

(6)党、团组织建设工作中形成的材料。

(7)表彰奖励材料

(8)执纪执法部门形成的涉及个人的材料。

(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表,

出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退

休、退职审批表等。

(10)健康检查和处理工伤事故工作中形成材料。

五、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：

(1)不得随意查阅人事档案，如必须查阅有关人员档案情况,

需办理借阅手续由档案管理人员提供。

(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的中共党员

干部到档案室查阅所需情况。

(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

(4)查阅档案者，必须填写对查阅问题，查阅日期等逐项进行

登记°

(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改,

圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者

应追究责任。

(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事

部门负责人允许后方可抄录，抄录的材料应尽快送回档案室处理。

(7)外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须

持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。

(8)档案在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登

记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。

六、转递档案应遵守下列规定：

(1)档案要通过机要交通或派专人转递，不能公开邮寄或本人

自带。

(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。

(3)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执

上签名盖章后退回回执。

七、凡归档的材料，均应经过认真的鉴别；属于归档的.材料，

必须手续完备，完整无缺把好"入口关”；需经组织审查盖章和本人

签字的，应盖章签字后才能归档。

八、凡归入档案的材料，均应按照组织部《关于干部档案材

料收集，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不

得入档；

九、保管档案工作人员守则如下：

(1)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露

档案内容。

(2)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案

室的清洁卫生。

(3)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

(4)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务

水平和工作能力。

(5)坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工

作的各项规章制度办事。公司档案管理制度14

为规范和加强公司安全生产档案(台账)、记录管理工作，确

保各项安全生产档案（台账）的准确和完善，通过安全生产档案

（台账）的记录、整理和归档，不断增强安全管理工作的针对性、

系统性和可追溯性、闭合性，提高公司安全生产监督管理水平，

结合公司实际，特制定本制度。

本制度适用于公司安全生产档案（台账）、记录管理工作。

3.1安全生产档案（台账）：是指各部门、项目部全生产管理

过程中形成的具有保存价值的各种文件资料、图像、声像、电子

等不同形式的历史记录C

3.2数据电文：是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、

发送、接收和储存的信息。

5.1公司安全管理部负责公司安全生产档案（台账）的综合

管理工作，对各项目部、各部门安全旦产的档案管理工作进行监

督、检查。负责根据公司的相关规定拟定公司安全记录归档和保

管、使用、统计等相关规章制度。负责公司各类安全生产记录的

分类、编号和备案工作。

5.2各部门分别负责本部门职责范围内的安全生产档案（台

账）管理工作。统一使用公司制定的格式进行安全生产记录。

5.3各项目部负责本项目部安全生产档案、记录管理，填写、

收集、整理、保管、利用本项目部在安全生产管理活动中形成的

各类记录。

5.4各项目部的安全生产管理部门及各职能部门按照本单位

的《安全生产管理体系文件》及相关制度履行相应职责。

6.1.1.1安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变

动记录。

6.L1.2安全生产组织机构、安全生产管理网络图等。

6.1.1.3安全生产责任制度、安全生产管理制度（云南省安全

生产条例规定的11项制度必须建档）等文件。

6.1.1.4与工种岗位和设备工具相对应的安全操作规程和使

用规程。

6.1.1.5上级有关安全生产监督管理部门制定和下发的制度

性文件、通知、通报等。

6.1.1.6安全管理人员花名册、相关人员证书（含三类人员证

书、注册安全工程师等相关资格证书）。