商务合同审批执行进度记录表

商务合同审批执行进度记录表工具说明一、适用工作场景在企业运营中，商务合同从签订到执行往往涉及多部门协作、多环节流转，存在审批周期长、执行进度不透明、责任追溯难等问题。本工具适用于以下场景：跨部门合同管理：如采购合同、销售合同、服务外包合同等，需协同业务、财务、法务、行政部门共同推进时；长周期合同执行：如工程建设、技术研发类合同，需分阶段跟踪履约进度、付款节点、交付成果时；风险防控需求：对高风险合同（如大额资金往来、涉及知识产权条款），需记录审批全流程与执行偏差，便于合规审计时；团队协作提效：明确合同各环节负责人与时间节点，避免因信息不对称导致流程延误或责任推诿。二、全流程操作步骤（一）合同基础信息录入操作内容：由合同发起人（如业务专员）填写合同核心信息，包括合同编号（按公司规则唯一编制）、合同名称（需体现合作方与核心事项，如“公司采购办公设备合同”）、合作方全称、合同金额（大小写）、合同签订日期、合同期限（起始/结束日期）、核心条款摘要（如付款方式、交付标准、违约责任等）。执行角色：业务部门发起人关键要点：合同编号需唯一，避免重复；金额大小写需一致；核心条款摘要需简明扼要，突出执行关键点。（二）审批流程发起与流转操作内容：发起人通过公司OA或审批系统提交合同及相关附件（如合作方资质、需求说明书、报价单等），启动审批流程。执行角色：发起人→部门负责人→法务专员→财务负责人→分管领导→总经理（根据合同金额与类型分级审批）关键要点：附件需齐全，保证审批人能全面知晓合同背景；各环节审批人需在1-2个工作日内完成审核，明确标注“同意”“驳回”或“需补充说明”（驳回需注明具体原因，如“付款条款未符合财务制度”）；审批意见需填写在系统指定字段，避免口头沟通导致信息遗漏。（三）合同签署与生效登记操作内容：审批通过后，由行政或法务部门负责盖章（合同章/公章），与合作方完成签署。签署后，扫描件原件交档案管理部门，发起人同步更新“合同签署状态”为“已生效”，并记录签署日期、签署地点、份数（如正本X份、副本Y份）。执行角色：行政/法务专员、档案管理员关键要点：签署页需为双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，避免代签无授权；扫描件需清晰完整，与原件一致。（四）执行进度跟踪与更新操作内容：合同生效后，由执行负责人（如业务经理）根据合同约定节点（如预付款支付、阶段交付、验收、尾款结算等），定期更新执行进度：记录各节点“计划日期”与“实际日期”；执行过程材料（如交付签收单、验收报告、沟通函件等）；标注当前状态（如“进行中”“已完成”“异常待处理”）。执行角色：执行负责人、相关协作部门（如仓库、技术部）关键要点：进度更新频率根据合同周期设定（如长周期合同每周更新，短期合同每3天更新）；异常情况（如延迟交付、条款争议）需在24小时内上报部门负责人。（五）异常问题处理与记录操作内容：执行过程中出现问题时，由执行负责人发起“异常处理流程”，填写问题描述（如“供应商延迟交付15天，原因系原材料短缺”）、影响评估（如“影响项目整体进度，可能导致违约金产生”）、解决方案（如“与供应商协商交付顺延7天，并约定违约补偿”）、责任人（如供应商方、我方采购部）及处理结果。执行角色：执行负责人、部门负责人、法务专员（视问题复杂程度参与）关键要点：问题描述需客观具体，避免模糊表述；解决方案需经法务或财务部门评估风险后再执行。（六）合同完成与归档操作内容：合同所有条款履行完毕（如尾款支付完成、服务期结束），由执行负责人确认“合同状态”为“已完成”，并提交归档申请：附合同正本、签署页、审批记录、执行进度表、验收文件、异常处理记录等全套材料，交档案管理部门统一编号存档。执行角色：执行负责人、档案管理员关键要点：归档材料需完整，缺一不可；档案编号需与合同编号关联，便于后续查询。三、记录表模板商务合同审批执行进度记录表一、合同基本信息合同编号：合同名称：合作方全称：合同金额（大写）：合同金额（小写）：合同签订日期：合同期限：自_年_月_日至_年__月__日核心条款摘要：二、审批流程记录审批环节—————-部门初审法务合规审查财务审核总经理审批三、执行进度跟踪执行阶段预付款支付首批货物交付阶段验收尾款结算四、关键问题与解决记录问题描述：影响评估：解决方案：责任人：五、归档信息归档日期：归档材料清单：□合同正本□签署页□审批记录□执行进度表□验收文件□异常处理记录□其他：_________四、使用关键提示信息及时性：审批流程中各环节需在规定时限内完成，执行进度需按约定频率更新（如每周五下班前更新本周进度），避免信息滞后导致管理脱节。准确性要求：合同编号、金额、日期等关键信息需反复核对，保证与系统及纸质文件一致；审批意见需明确具体，避免“同意”但无补充说明导致执行歧义。责任到人：每个环节需指定唯一负责人（如“执行负责人”为业务部门指定人员），避免多人负责导致推诿；异常问题需明确第一责任人，牵头处理并跟踪结果。闭环管理：问题从发觉到解决需形成闭环（问题描述→方案制定→执行落实