人力资源员工离职流程及表格模板

员工离职管理是企业人力资源体系中不可或缺的环节，它不仅关系到劳动关系的合规终止，更影响着企业的运营连续性、商业秘密保护及雇主品牌形象。一套标准化、规范化的离职流程与实用表格工具，能帮助企业高效完成离职手续，降低法律风险，同时为离职员工与在职团队留下专业、体面的收尾体验。一、员工离职全流程管理（分阶段操作指引）（一）离职申请阶段：明确意向，启动流程1.员工发起申请员工因个人或组织原因（如职业发展、家庭规划、合同到期等）拟离职时，需提前以书面形式（邮件或纸质申请）向直属上级提交离职意向，明确离职类型（辞职、协商解除、合同终止、辞退等）及拟离职日期（需符合《劳动合同法》关于试用期、正式员工的提前通知要求）。2.HR初步介入人力资源部门在收到上级反馈的离职申请后，需第一时间与员工沟通，确认离职真实性与核心诉求（如是否因薪资、管理、发展等问题离职），同时核查劳动合同、竞业协议、培训服务期等协议的约束条款，预判潜在风险点。3.离职沟通与挽留（可选）对于非法定解除或企业希望挽留的核心员工，可由上级或HR开展离职面谈，了解离职动因并评估挽留可能性。若挽留无效，需同步启动离职交接准备工作。（二）离职交接阶段：责任厘清，风险隔离离职交接是避免工作断层、资产流失的核心环节，需围绕工作、物品、文档三大维度开展：1.工作交接员工需与直属上级、接手人（或团队）共同梳理未完成工作、项目进度、客户/供应商对接情况，形成《工作交接清单》（模板见下文），明确每项工作的完成标准、时间节点及交接状态。关键岗位（如财务、技术、核心业务岗）需额外提供操作手册、密码权限清单、待办事项优先级说明等，确保接手人可无缝衔接。2.物品交接员工需归还公司配备的资产，包括但不限于电脑、工牌、门禁卡、办公文具、钥匙、备用金等，填写《物品交接清单》并由双方签字确认，HR需同步更新固定资产台账。3.文档交接员工需移交在职期间产生的工作文档（如项目方案、客户资料、内部流程文件等），删除个人设备中公司敏感数据，并签署《数据安全确认书》（可嵌入交接流程），确保企业知识产权与商业秘密安全。（三）离职审批阶段：层级确认，合规签批1.直属上级审批上级需确认工作交接完成度，评估员工在职期间表现，签署《离职审批表》（含工作交接评价、是否同意离职等意见）。2.跨部门/HR审批若涉及财务借款、IT权限注销、社保公积金停缴等关联事项，需由财务、IT、HR等部门分别审批，确保各环节无遗留问题。3.最终审批（管理层/HR负责人）企业管理层或HR负责人对离职流程进行最终签批，确认离职生效日期，同步触发后续结算、手续办理环节。（四）离职结算与手续办理阶段：权益清晰，风险闭环1.薪资与福利结算财务部门需核算员工离职当月薪资（含基本工资、绩效、加班费、未休年假补偿等）、扣除项（如借款、违规赔偿等），形成《离职结算单》，并与员工确认金额。社保、公积金需按离职日期停缴，HR需提前向员工说明社保转移、失业金申领等后续操作指引。2.离职证明开具离职证明需包含员工姓名、岗位、入职与离职日期、劳动关系解除/终止原因（需符合法律规范，避免歧义表述），并加盖公章。根据《劳动合同法》，企业需在离职时或员工提出后15日内出具离职证明。3.档案与社保转移员工档案（如劳动合同、奖惩记录等）需按规定封存或转移至员工户籍地/新单位（需员工提供调档函）。社保、公积金转移需由HR协助员工办理，或提供《社保转移指引》供员工自助操作。（五）离职后管理阶段：关系维护，风险防范1.离职面谈复盘HR需在员工离职后3个工作日内完成《离职面谈记录表》，记录员工离职真实原因、对公司管理的建议、竞业协议履行意愿等，为企业优化管理提供参考。2.竞业限制与保密监督若员工签署过《竞业限制协议》，HR需在离职时明确提醒竞业限制期限、补偿金发放方式及违约后果；定期核查员工新就职单位，确保无违规行为。3.离职员工关系维护对于核心人才或高潜力离职员工，可邀请加入企业“校友群”，定期推送行业资讯或企业动态，为未来人才回流或业务合作埋下伏笔。二、实用表格模板（可直接复用/调整）（一）离职申请表用途：员工发起离职申请，明确基本信息与离职诉求核心字段：员工姓名、部门、岗位、入职日期拟离职日期、离职类型（辞职/协商解除/合同终止/辞退）离职原因（可选项+自定义补充）员工签字、日期（二）工作交接清单用途：梳理工作交接内容，确保工作连续性核心字段：交接岗位、交接日期、接手人姓名工作事项（含未完成项目、客户对接、待办任务等）交接状态（已完成/进行中/待确认）、备注（特殊要求/风险提示）交接人、接手人、监交人（上级）签字（三）物品交接清单用途：记录公司资产归还情况，避免资产流失核心字段：物品名称、规格、数量、领用日期归还状态（完好/损坏/丢失，损坏需注明赔偿方案）交接人、接收人签字（四）离职审批表用途：多部门协同审批，把控离职风险核心字段：员工基本信息（同离职申请表）各部门审批意见（上级、HR、财务、IT等）最终审批意见（是否同意离职、生效日期）（五）离职结算单用途：明确薪资、福利结算金额，避免劳资纠纷核心字段：应发项（基本工资、绩效、补贴、未休年假补偿等）扣除项（借款、违规罚款、社保公积金个人部分等）实发金额、支付日期员工确认签字（六）离职面谈记录表用途：复盘离职原因，优化管理流程核心字段：面谈日期、面谈人（HR/上级）离职真实原因（需区分表面原因与深层诉求）对公司的建议（管理、文化、流程等）竞业协议履行意愿、是否愿意推荐人才/未来回流面谈人总结与改进建议三、离职管理注意事项（一）法律合规性严格遵守《劳动合同法》关于离职通知期、经济补偿、离职证明的规定，避免因流程瑕疵引发劳动仲裁（如未按时出具离职证明需赔偿员工损失）。辞退员工需确保证据充分（如绩效考核记录、违纪证明等），协商解除需签署《协商解除协议》，明确补偿金额与支付方式。（二）风险防范核心岗位员工离职前，需提前冻结敏感系统权限（如财务系统、客户数据库），避免数据泄露。涉及商业秘密的员工，需在离职时重申保密义务，必要时启动竞业限制协议，定期跟踪其职业动向。（三）流程优化可通过OA系统或HRSaaS工具实现离职流程线上化，减少纸质单据流转，提高审批效率。针对试用期员工、实习生等群体，可简化流程（如缩短交接周期），但需确保核心环节（如工作交接、物品归还）不缺失。（四）文档留存所有离职相关文档（申请表、交接清单、审批表、面谈记录等）需存档至少2年，以备劳动监察或仲裁时举证。结语员工离职并非管理的终点，而是企业优化组织能力、完善人才管理体系的重要契机。通