财务报销流程标准操作手册审批流程

财务报销流程标准操作手册审批流程一、适用业务范围本流程适用于公司内部员工因开展日常工作、业务拓展、差旅活动等产生的各项合规性费用报销，包括但不限于办公文具采购、差旅交通住宿、业务招待、会议组织、培训参与等与公司业务直接相关的必要支出。所有报销需遵循公司财务管理制度，保证费用真实、合理、合规。二、报销流程操作指引（一）申请人准备阶段整理费用材料：根据实际发生的业务支出，收集相关证明材料，包括但不限于业务合同、活动通知、行程单、费用明细清单、付款凭证（如银行转账记录、电子支付截图）等，保证材料与报销事项一一对应，内容清晰完整。确认费用合规性：对照公司费用标准（如差旅住宿限额、招待费人均标准等），核对费用是否符合规定，超标准部分需提前书面说明原因并经部门负责人同意。填写报销申请表：登录公司财务系统或使用指定表单，准确填写《报销申请表》，包含以下核心信息：个人基本信息：姓名（**）、所属部门、工号、联系方式；费用基本信息：报销事由、费用发生日期、涉及项目名称；费用明细：分项列示费用类型、金额、计算依据（如“交通费：高铁票张，金额元”）；附件清单：注明所有证明材料的名称及数量（如“附件1：行程单1份，附件2：付款凭证2张”）。（二）部门初审阶段提交材料：申请人将填写完整的《报销申请表》及附件材料提交至部门负责人（或部门指定审核人），当面核对材料完整性，确认无误后签字交接。部门审核重点：部门负责人需审核以下内容：报销事项是否与部门工作计划相关，是否属于必要支出；费用金额是否在部门预算范围内，超预算部分是否有合理说明及审批依据；报销单填写是否规范，附件是否齐全、与报销内容是否一致；费用发生时间是否在合理周期内（如差旅费需在返回公司后5个工作日内提交，避免跨期报销）。审核结果处理：符合要求的，部门负责人在《报销申请表》“部门审核意见”栏签字确认，并注明“同意提交财务审核”；不符合要求的，退回申请人并明确修改意见（如“附件缺失，请补充付款凭证”“事由描述模糊，需补充业务背景”），申请人在修改后重新提交。（三）财务复核阶段材料接收：财务部门收到部门负责人签字后的报销材料后，指定专人（财务审核岗）进行复核，登记报销台账（记录报销人、金额、提交日期等基础信息）。财务审核重点：合规性审核：费用是否符合国家财经法规及公司财务制度，是否存在禁止列支的情形（如与业务无关的礼品、娱乐消费等）；准确性审核：报销金额计算是否正确（如小写合计与大写金额是否一致，分项费用汇总是否准确），附件中的金额与报销单是否匹配；完整性审核：所有必要附件是否齐全（如大额支出需提供合同或审批文件，差旅费需提供住宿及交通票据原件），签字是否完整（部门负责人签字、申请人签字）；预算匹配性：费用是否对应相应项目预算，预算额度是否充足。审核结果反馈：审核通过，财务审核岗在《报销申请表》“财务审核意见”栏签字，并按金额分级提交对应领导审批；审核不通过，注明退回原因（如“金额计算错误，请重新核对”“附件未加盖公章，需补充”），通知申请人在2个工作日内补充材料或修改后重新提交。（四）领导审批阶段根据报销金额及公司授权权限，分级审批：常规权限：金额在1000元（含）以下的，由部门负责人审批（已在部门初审环节完成，无需重复审批）；金额在1000-5000元（含）的，由财务负责人审批；金额在5000-10000元（含）的，由分管副总经理审批；金额在10000元以上的，由总经理审批。特殊事项审批：预算外支出或突发性紧急费用（如应急维修、临时业务需求），需在提交报销时附《特殊事项说明》，经部门负责人签字后，按上述权限逐级审批，必要时需召开专项会议确认。审批时限要求：各级领导需在收到报销材料后的2个工作日内完成审批，逾期未审批的视为默认同意，财务部门可进入下一环节。（五）财务支付与归档阶段支付安排：审批完成后，财务核算岗根据报销单信息，通过银行转账或备用金方式向申请人支付款项，支付时限为：正常报销：审批通过后3个工作日内；紧急报销：审批通过后1个工作日内（需在报销单中标注“紧急”并说明原因）。支付确认：款项支付后，财务部门通过系统或短信通知申请人到账信息，申请人确认收到款项后，在财务系统中签字确认。资料归档：财务部门每月对已完成的报销单据进行分类整理，按时间顺序装订成册，标注“XX年XX月报销凭证”，连同电子扫描件一并存档，保存期限不少于5年。三、报销申请表模板报销申请表编号：**-2024-XXXX申请人信息姓名：**工号：**费用基本信息报销事由：**（如：XX项目差旅费）费用发生期间：年月日至年月日涉及项目名称：**项目（如无，填“日常运营”）费用明细序号123…合计（大写）：人民币仟佰拾元整附件清单序号123…审批意见部门负责人：财务审核：财务负责人：分管副总：总经理：四、操作关键提示（一）时效性要求费用发生后需在30个工作日内提交报销，逾期未提交的需书面说明原因，经总经理审批后方可受理；各环节审核人需在规定时限内完成审批，避免因流程延误导致申请人长期垫付资金。（二）材料完整性所有附件需为原件（特殊情况可提交复印件，但需注明“与原件一致”并由申请人签字确认）；涉及外部合作的费用，需提供合同或协议作为附件，明确费用承担方及金额；集体性活动（如部门会议、培训）报销，需附活动通知及参与人员签到表。（三）合规性要求严禁虚报、冒领费用，或拆分报销（如将超限费用拆分为多笔低金额报销）；费用用途需与公司业务相关，禁止报销个人消费（如家庭用品、娱乐费用等）；所有票据需合法有效，避免使用过期、无效或伪造凭证。（四）特殊情况处理紧急报销（如突发设备维修需垫付大额资金），可通过OA系统提交“紧急报销申请”，经部门负责人及财务负责人加急审批后，可先行支付，后续补交完整材料；跨部门共同发生的费用（如联合项目招待费），需由牵头部门汇总报销，附其他部门确认的费用分摊说明；票据遗失需提交《票据遗失说明》，经部门负责人及总经理签字确认后，可凭其他证明材料（如银行转账记录、对方开具的遗失证明）报销，金额超过500