企业合同管理与风险控制流程模板

企业合同管理与风险控制流程模板一、适用业务场景与范围采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；合作类合同：战略合作伙伴协议、项目联合开发、授权合作等；其他类合同：劳动合同（基础框架参考）、保密协议、租赁协议等。覆盖合同从需求提出、起草、审核、签订、履行到归档的全流程，旨在规范操作、降低法律风险与经营风险。二、全流程操作步骤与关键节点步骤1：合同需求提出与立项责任人：业务部门负责人/需求申请人操作内容：业务部门根据业务需求（如采购需求、销售订单、合作意向），填写《合同需求申请表》，明确合同目的、合作方基本信息、标的物/服务内容、预算金额、预计履行期限等核心要素；需求申请部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至法务部门备案。风险控制要点：保证需求符合公司战略及年度经营计划，避免盲目签约；初步核查合作方背景（如通过公开信息查询其经营状况、涉诉情况），排除高风险主体。步骤2：合同起草与内部评审责任人：法务部门（主导）/业务部门（配合）操作内容：法务部门根据《合同需求申请表》及业务部门提供的背景资料，起草合同文本，保证条款完整、逻辑清晰，包括但不限于：合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人/授权代表）；标的物/服务描述（名称、规格、数量、质量标准等）；权利义务条款（交付、验收、付款、违约责任等）；保密条款、知识产权条款、争议解决方式等；业务部门对合同中涉及的技术参数、交付周期、业务细节等内容的准确性进行审核；财务部门对合同金额、付款方式、税费承担、发票开具等财务相关条款进行审核，评估资金风险；法务部门汇总各部门评审意见，修订合同文本，形成《合同评审表》（含各部门评审意见及最终版本）。风险控制要点：避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），明确量化指标；违约责任条款需对等，避免单方面加重己方义务；涉及特殊行业（如医疗、金融）的合同，需保证符合行业监管要求。步骤3：合同审批与授权签订责任人：分管领导/总经理/授权代表操作内容：法务部门将《合同评审表》及最终合同文本提交至对应审批层级（根据合同金额、重要性划分审批权限，如10万元以下由部门负责人审批，10万-50万元由分管领导审批，50万元以上由总经理审批）；审批人重点审核合同的合规性、风险性及与公司利益的匹配度，签字确认后形成《合同审批表》；获批后，由授权代表（需持有公司授权委托书）与合作方签订合同。签订时需核实对方授权代表的身份及授权范围，保证签字真实有效（如对方为法人，需加盖公章及法定代表人签章；如为授权代表，需提供授权委托书原件）。风险控制要点：严禁超越权限签订合同，严禁空白合同盖章；签订过程需全程留痕（如签订现场拍照、扫描件归档），保证合同文本与审批版本一致。步骤4：合同履行与动态监控责任人：业务部门（主责）/法务部门（监督）操作内容：业务部门根据合同约定履行义务（如交付货物、提供服务、支付款项），并同步跟踪合作方履约情况，记录《合同履行跟踪表》（包括履行进度、验收结果、对方反馈等）；如发觉合作方存在违约行为（如延迟交付、质量不达标），业务部门需及时收集证据（如验收报告、沟通记录），书面通知对方限期整改，并同步法务部门评估是否需采取法律措施；财务部门根据合同约定及履行进度，办理付款手续，保证资金支付与履约进度匹配。风险控制要点：定期对合同履行情况进行复盘，及时发觉并解决履约风险；对于长期合同（如年度框架协议），每季度进行一次履约评估，保证持续合规。步骤5：合同变更、终止与归档责任人：法务部门/业务部门/行政部操作内容：合同变更：如需变更合同内容（如标的物、金额、履行期限），由双方协商一致并签订《合同补充协议》，流程参照原合同审批流程；合同终止：合同到期或满足终止条件（如一方违约、双方协商一致）时，业务部门书面通知对方，办理终止手续（如结算、物品交接），形成《合同终止确认书》；合同归档：合同签订后，由行政部（或法务部门）统一收集合同正本、审批表、评审表、补充协议、终止确认书等材料，编号归档，建立《合同归档登记表》，保证档案完整、可追溯。风险控制要点：合同变更需书面确认，禁止口头约定；归档档案需保存至少合同履行期满后5年（涉及诉讼的保存至诉讼结束）。三、核心流程配套表格表1：合同需求申请表项目内容要求合同名称需明确，如“公司采购办公设备合同”需求部门如“行政部”合作方信息名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式（仅用于前期沟通，不归档）合同标的物品名称/服务类型、规格型号、数量预算金额含税/不含税，币种履行期限起止时间，如“2024年1月1日至2024年12月31日”需求说明简述合同目的、主要业务需求部门负责人意见签字+日期法务部门备案意见签字+日期表2：合同评审表评审部门评审意见评审人日期业务部门对技术参数、交付周期、业务细节的准确性审核意见*2024..财务部门对金额、付款方式、资金风险的审核意见*YY2024..法务部门对条款合法性、合规性、风险点的审核意见及修订建议*ZZ2024..最终版本经修订后的合同文本编号及版本号（如“合同V1.2”）————表3：合同履行跟踪表合同编号履行阶段时间节点履行内容描述完成情况（是/否/部分）附件（如验收单）责任人交付阶段2024..交付设备10台是验收报告（编号X）*AA验收阶段2024..完成设备安装调试是调试记录*BB付款阶段2024..支付合同款项80%否（待对方开具发票）——*CC表4：合同归档登记表合同编号合同名称签订日期合作方名称归档材料清单（如正本、审批表、补充协议）档案编号归档人归档日期采购合同2024..公司正本1份、审批表1份、评审表1份DA2024-001*DD2024..四、风险控制关键提示主体资格审查：签约前务必核实合作方主体资格（如营业执照、经营范围、法定代表人身份），避免与无资质主体签约；条款完整性：合同需包含必备条款（标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等），避免遗漏关键内容导致纠纷；授权管理：签订合同需由授权代表签署，非授权人员不得擅