公司会议室预约管理及使用说明文档

公司会议室预约管理及使用说明文档一、文档说明为规范公司会议室资源的使用与管理，提高会议室利用率，保证会议有序开展，特制定本说明文档。本文档适用于公司全体员工，涵盖会议室预约、使用、维护等全流程操作，旨在为大家提供清晰、高效的会议室使用指引。二、适用场景与业务需求（一）日常会议场景部门例会：各部门定期召开的工作进展同步、任务部署会议，需固定时间、固定会议室。项目讨论会：跨部门项目组针对项目方案、进度、问题解决的专项讨论，需支持多人协作、设备演示。客户/合作伙伴洽谈会：对外商务洽谈、合作交流，需注重环境整洁、设备齐全及隐私性。（二）临时会议场景突发事务沟通会：因紧急工作需求临时发起的短时间会议，需快速响应预约申请。小型对接会：2-3人内部工作对接或信息同步，无需大型会议室，适合小型独立空间。（三）特殊需求场景培训/宣讲会：需配备投影、音响、白板等设备，支持容纳较多人数的会议室。视频会议：需支持远程视频连线功能，保证内外参会人员沟通顺畅。三、会议室预约全流程操作指南（一）预约前准备明确会议信息：提前确认会议主题、时间（起止时间精确到30分钟，如14:00-15:30）、参会人数、所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板等）及特殊需求（如茶水、桌型排列等）。查询会议室可用性：通过公司会议室管理系统（如企业/钉钉预约模块、OA系统）实时查看各会议室的占用状态，避免时间冲突。（二）提交预约申请登录预约系统：通过公司内部系统进入“会议室预约”模块，使用员工账号密码登录。填写预约信息：预约人信息：姓名（某）、所属部门（部）、联系方式（内线*）；会议基本信息：主题（简洁明了，如“*项目Q3进度复盘会”）、日期、起止时间、预计参会人数；设备与需求：勾选所需设备（投影仪、麦克风、视频会议终端等），填写桌型需求（如U型、会议式）、是否需要茶水服务等。提交申请：确认信息无误后提交，系统自动发送预约确认邮件/消息至预约人及部门负责人（如需审批）。（三）预约审核与确认部门审批：常规会议需部门负责人审批（审批时限为1个工作日内），紧急会议可联系行政部门加急处理。系统确认：审批通过后，系统会议室预约号，并通过短信/企业通知预约人；若未通过，系统会注明原因（如时间冲突、人数超限等），预约人需重新调整并提交。（四）会议室使用前准备提前签到：预约人需提前10分钟到达会议室，使用员工卡/系统二维码签到，开启设备（如投影仪、空调），检查设备是否正常运行。环境检查：确认桌椅摆放、卫生清洁是否符合要求，如需调整可联系行政部门协助。（五）会议期间规范设备使用：按需使用会议室设备，操作前可阅读《会议室设备使用指南》（张贴于会议室门口），避免误操作导致设备损坏。秩序维护：保持会议室安静，手机调至静音或震动模式；会议期间请勿随意进出，避免影响他人。（六）会议后整理关闭设备：会议结束后，关闭投影仪、麦克风、视频会议终端等设备电源，将桌椅恢复原位。清理垃圾：带走个人物品及会议产生的垃圾，保持会议室整洁。签退反馈：在系统中“会议结束”签退，如遇设备故障或环境问题，需在系统内提交反馈，行政部门将在1个工作日内处理。四、会议室预约申请表模板字段填写说明预约人姓名填写员工姓名，如*某所属部门填写部门全称，如*事业部内线联系方式填写公司内线电话，如*会议主题简洁明了，不超过20字，如“产品需求评审会”会议日期格式：YYYY-MM-DD，如2023-10-25起始时间24小时制，精确到30分钟，如09:00结束时间需晚于起始时间，且不超过会议室最大使用时长（如4小时/次），如10:30预计参会人数含预约人，填写实际参会人数所需会议室系统下拉选择，如“101会议室（10人）”“201会议室（视频会议专用）”所需设备多选，投影仪□、麦克风□、视频会议终端□、白板□、其他（请注明）□特殊需求如桌型（U型□、会议式□、自由组合□）、茶水服务（是□/否□）等部门审批人系统自动关联或手动填写，如*部长预约状态系统自动：待审批□、已通过□、已驳回□、已取消□备注其他需说明事项，如“需提前调试视频会议设备”五、使用规范与常见问题提示（一）预约规则提前时限：会议室需至少提前1个工作日预约，紧急会议（如2小时内需召开）需联系行政部门（内线*）协调。时长限制：单次预约最长不超过4小时，如需超时需在预约时注明原因，行政部门审批通过后方可延长。重复预约：同一部门/同一项目组每日最多可预约2次不同会议室，避免资源长期占用。（二）使用规范按时使用：预约时段开始后15分钟内未签到，系统将自动取消本次预约，释放会议室资源。禁止占用：严禁通过“虚假预约”长期占用会议室，如需取消请提前2小时在系统中操作。设备爱护：禁止私自拆卸、挪用会议室设备，如因操作不当造成损坏，需照价赔偿并承担相应责任。（三）常见问题处理时间冲突：若所选会议室已被预约，系统会推荐相近时段或同类型空闲会议室，或提示选择其他日期。设备故障：会议期间如遇设备故障，可立即联系行政部门（内线*），技术人员将在10分钟内响应。临时加会：无会议室可用时，可向行政部门申请协调临时场地（如洽谈间、培训室空闲时段）。（四）违规处理对于未按时签到、超时未退场、损坏设备等违规行为，行政部门将进行记录，情节严重者将纳入部门绩效考核。恶意抢占会议室（如多次预约后未使用且未取消）将暂停其预约权限7天。六、附则本文档自发