办公会议室预约及使用规范

办公会议室预约及使用规范一、规范目的为提升办公会议室的使用效率，保障各类会议、研讨、培训等活动有序开展，结合办公实际需求，明确会议室使用流程与行为规范，确保资源合理分配、设备妥善维护，现制定本规范。二、预约管理（一）预约渠道线上预约：通过公司OA系统或会议室预约平台提交申请，填写会议主题、时间（含开始及结束时间）、参会人数、所需设备（如投影仪、视频会议系统等）及特殊需求（如茶水、物料支持）。线下预约：若遇系统故障或紧急情况，可至行政部或前台处填写《会议室预约登记表》，由专人协助完成预约。（二）预约规则1.预约时效：常规会议建议提前1个工作日预约；需使用特殊设备（如大型视频会议设备）或多人会议室的，建议提前2个工作日预约。2.时长与频次：单次会议预约时长原则上不超过3小时，同一团队/部门单日预约不超过2次，保障资源公平分配。3.优先级说明：紧急会议（如突发业务研讨、客户接待）可申请“紧急占用”，经部门负责人审批后，联系行政部协调空会议室；公司级会议、跨部门重要协作会议享有优先预约权。（三）变更与取消若会议时间、人数或设备需求变更，需在会议开始前2小时通过原预约渠道更新信息；因故取消会议，需在会议开始前1小时完成取消操作，释放会议室资源；未及时取消且无合理说明的，将影响后续预约优先级。三、使用规范（一）使用前准备预约人需提前10分钟到场，检查会议室设备（如投影仪、麦克风、空调等）是否正常运行，若有故障及时联系行政部报修；如需调整桌椅布局、使用特殊物料（如白板笔、会议纸），应提前确认库存并按需取用，避免浪费。（二）使用中要求1.秩序与环境：保持会议室安静，避免大声喧哗或无关人员逗留；会议期间关闭门窗，维护办公区域隐私。2.设备使用：爱护会议室设备，按操作说明使用（如投影仪需在使用后关闭散热，避免直接断电）；禁止私接外接设备或安装未经授权的软件。3.时间管理：严格遵守预约时长，会议结束前5分钟需提醒参会人员收尾，避免影响后续使用；若需延长使用，需提前15分钟通过系统或电话申请，且需确认后续无预约。（三）使用后整理清理会议现场：带走个人物品及垃圾，将桌椅归位，白板擦净，座椅摆放整齐；设备归位：关闭所有设备电源（含投影仪、电脑、照明等），空调调至26℃并关闭，检查门窗是否锁闭；反馈与报修：若使用中发现设备故障或物品缺失，需在《会议室使用登记表》中备注，或联系行政部登记报修。四、维护与管理（一）管理职责行政部为会议室管理主体，负责：定期检查设备运行状态，每月开展一次全面维护（如投影仪滤网清洁、线路整理）；监督预约及使用规范执行情况，每月汇总使用数据并优化资源分配；受理设备报修、使用投诉等问题，24小时内响应并跟进处理。（二）设备维护会议室设备实行“谁使用、谁负责”原则，使用人需按规范操作，因违规操作导致损坏的，需承担维修或赔偿责任；行政部建立设备台账，记录设备型号、购置时间、维修记录，确保设备全生命周期管理。五、违规处理轻微违规：如未及时清理现场、超预约时长15分钟内未申请延长，首次违规给予口头警告，再次违规暂停预约权限1周；严重违规：如故意损坏设备、未经审批占用会议室、虚假预约浪费资源，视情节轻重处以暂停预约权限1-3个月、赔偿设备损失、全公司通报批评等处罚；违规记录将纳入部门/个人办公行为考核，与