衡阳市聚味宝盆食品有限公司财务付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1衡阳市聚味宝盆食品有限公司简介.....................................1

2衡阳市聚味宝盆食品有限公司财务付款审批流程现状.....................1

2.1采购付款审批流程.............................................................................................1

2.2报销付款审批流程.............................................................................................2

2.3薪酬发放审批流程.............................................................................................3

3衡阳市聚味宝盆食品有限公司财务付款审批流程存在的问题...............3

3.1采购付款审批流程繁琐.....................................................................................3

3.2报销付款单据审核不严格且效率低.................................................................3

3.3薪酬发放缺乏信息化审批.................................................................................4

4衡阳市聚味宝盆食品有限公司财务付款审批流程优化方案.................4

4.1采购付款审批流程优化方案.............................................................................4

4.1.1制定合理的原材料采购计划.........................................................................4

4.1.2优化采购付款审批流程.................................................................................4

4.2报销付款审批流程优化方案.............................................................................5

4.2.1加强报销凭证审核力度.................................................................................5

4.2.2设置报销金额分级审批制度.........................................................................5

4.3引入电子可视化审批系统.................................................................................6

5设计评价...........................................................6

参考资料.............................................................8

湖南商务职业技术学院毕业设计

衡阳市聚味宝盆食品有限公司

财务付款审批流程优化设计

1衡阳市聚味宝盆食品有限公司简介

衡阳市聚味宝盆食品有限公司成立于2018年，总部位于湖南省衡阳市，是

一家专注于食品制造的企业。公司注册资本为50万元人民币，目前在职员工股

为62人。公司主要经营范围包括食品生产、食品销售，生产的主要是素食面包、

冷加工糕点等产品。公司以质量为本，秉持诚信经营的理念，致力于为客户提

供优质的食品制品和相关服务。目前公司共有六个部门，分别为研发部、财务

部、采购部、市场部、生产部以及行政部，公司的组织架构如下图1所示。

图1衡阳市聚味宝盆食品有限公司组织架构图

2衡阳市聚味宝盆食品有限公司财务付款审批流程现状

2.1采购付款审批流程

衡阳市聚味宝盆食品有限公司的采购付款大部分为生产原材料的采购，生

产部根据实际业务需求提出采购计划，明确所需原材料和商品的种类、数量、

质量标准等，然后采购部门按照采购计划的要求生成采购订单，明确供应商、

价格、交货期限等信息。确认好采购需求后，采购部门会与供应商进行对接，

明确物资的价格以及付款方式。

若是需要支付定金的订单，采购部门需要在订单确认后，将采购合同提交

至财务部门，财务部确认采购合同的准确性，然后采购部门填写纸质采购付款

申请单，提交至财务部门。接着财务部门对采购付款申请进行审核，核实相关

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信息，确保符合公司财务政策。最后，财务部需要将审核通过的采购付款申请

提交给总经理进行最终审批，在得到总经理签字批准后支付定金。等到验收货

物后，采购部二次申请支付尾款，财务部仍然需要在总经理签字后打款。若是

货到验收后付款的订单，则在验收完成后由采购部向财务部提出申请，重复上

述审批步骤。

图2原采购付款审批流程图

2.2报销付款审批流程

报销业务是公司日常经营活动必定会发生的，需要报销的费用涵盖了员工

因公产生的各种费用，包括差旅费、业务招待费、办公用品费等，公司目前的

审批流程如下图3所示。

图3原报销付款审批流程图

由上图可知，在申请报销时，员工需要填写费用报销单，详细列明费用发

生的时间、地点、用途等信息，并附上相关票据。报销单首先提交至员工所在

部门，部门经理审批费用的合理性和必要性，确保符合公司政策。部门经理审

批通过后，报销单传递至财务部门，财务人员核实票据的真实性和完整性，然

后由财务主管对报销单进行最终审批，确保审批流程的合规性，同时进行财务

预算的核查。经财务审批通过后，报销单交由总经理进行审批，审批通过后，

财务部门进行付款操作，将款项支付给报销人。

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2.3薪酬发放审批流程

在衡阳市聚味宝盆食品有限公司中，行政部中分管人力资源的人员负责薪

酬计算，根据各部门员工的工作时长、绩效等因素计算应发薪资，计算好后填

写薪酬发放申请，提交至财务部门，财务部门对薪酬发放申请进行审核，核实

薪酬计算的合理性，财务审核通过后，薪酬发放申请提交至相关部门经理审批，

部门经理审批通过后，薪酬发放申请进入总经理审批环节，审批通过后，财务

部门进行薪酬发放，将薪资打入员工指定的银行账户。

图4原薪资发放流程图

3衡阳市聚味宝盆食品有限公司财务付款审批流程存在的问题

3.1采购付款审批流程繁琐

在衡阳市聚味宝盆食品有限公司，采购付款审批流程存在繁琐的问题，主

要体现在纸质采购单的使用和多次签字的流程中。采购付款流程中使用的纸质

采购单会导致信息传递效率低下，且手工处理的采购单容易丢失或遗漏，也增

加了数据录入和管理的难度。另外，在采购付款审批流程中需要多次签字，特

别是采用定金+尾款方式支付的订单，每次付款都要重复一遍流程，导致了审批

周期较长，影响了公司对原材料的及时采购。由于付款不及时，公司与供应商

的关系维护也比较困难。

3.2报销付款单据审核不严格且效率低

衡阳市聚味宝盆食品有限公司对于报销款的审批流程比较繁琐，每一笔报

销付款都需要总经理审批，这样的审批层级较高，严重拖慢了审批的速度。对

于较小金额的报销，过高的审批层级是一种资源浪费。而且每一笔付款都经过

相同的审批流程，不论金额大小。这种一刀切的方式增加了整个流程的复杂性，

也降低了效率。由于审批流程比较繁琐，财务人员在审核单据真实性与报销金

额的时候就显得没那么细心，他们都觉得反正有级别更高的人签字才最终打款，

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都有一种“事不关己”的态度，这也导致了公司报销方面存在一定的浪费现象，

甚至有员工将业务范围外的单据也拿到公司报销，对于公司来说，这是一种非

常严重的资源浪费。

3.3薪酬发放缺乏信息化审批

衡阳市聚味宝盆食品有限公司的行政部人力资源小组在薪酬发放过程中采

用人工手动记账的方式，这导致了财务数据处理的低效性和容易出现错误的问

题。财务数据查询也比较困难，各部门审批效率低，常常出现延误发放工资的

情况，导致公司内部多数员工不满。而且，缺乏电脑信息化系统进行薪酬发放

审批，使得整个流程无法进行实时监控、审批和查询，也增加了审批的复杂性。

4衡阳市聚味宝盆食品有限公司财务付款审批流程优化方案

4.1采购付款审批流程优化方案

4.1.1制定合理的原材料采购计划

制定合理的原材料采购计划是采购付款流程的关键步骤之一。通过科学、

合理的计划，可以确保采购的及时性、准确性，从而降低审批环节的繁琐程度，

提高整体效率。在制定采购计划方面，采购部门可以随时与各部门沟通，了解

实际业务需求，明确原材料的类型、规格、数量等。仓储也要对公司现有的原

材料库存进行分析，避免过多的库存积压，确保采购计划与实际需求匹配。就

拿公司经常需要大量采购的原材料面粉、鸡蛋与黄油来说，这类商品往往保质

期不长，可以通过库存分析出每天的用量，然后预留一周的时间进行采购，计

算出库存低于多少时需要采购。具体的数量可参考下表1所示。

表1公司日消耗量与采购库存量参考表

物品名称日消耗量需要采购的库存量

面粉350袋2450袋

鸡蛋250箱1750箱

黄油600箱4200箱

………

4.1.2优化采购付款审批流程

为了解决采购付款流程的繁琐问题，公司可以通过优化审批流程来提高效

率。公司审批流程繁琐主要是由于签字环节过多，可以简化签字和审批环节，

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降低流程复杂性，从而加快采购付款的审批速度。可以根据采购金额设定不同

的审批层级，对于小额采购可以减少审批环节，提高审批效率，只有超过一定

金额的采购才需要经过更高层级的审批，采用此方法后，财务部门可以不定期

核查费用去向，保证用途合理。优化后的采购费用审批流程如下图5所示。

图5优化后采购付款审批流程图

公司也可以引入电子审批系统，将纸质流程转化为电子流程。员工可以通

过电子方式提交采购付款申请，审批也可以在线完成，避免了纸质流转过程中

的繁琐和延误。在电子审批系统中设定自动化审批规则，对于符合规则的采购

付款申请，系统可以自动完成审批，减少人工干预的需要。

4.2报销付款审批流程优化方案

4.2.1加强报销凭证审核力度

加强报销凭证审核力度，意味着在审批流程中更加严格地核查报销凭证的

真实性、合规性，以确保公司的财务支出是合理、合法的。可以在财务部门设

立专门的审核岗位，负责对报销凭证进行详细的审核，确保有专业人员对每一

笔报销进行仔细检查，包括票据真实性、费用合理性等。

4.2.2设置报销金额分级审批制度

根据衡阳市聚味宝盆食品有限公司的财务政策和实际情况，可以设定不同

金额范围对应的审批层级，分别为低额、中额、高额等不同级别。低额对应1000

元以下的报销申请，中额与高额分别对应1000元至5000元，5000元以上的报

销申请。对于低额的报销，可以将审批流程简化，只经过相关部门经理的审批，

对于中额的报销申请，可以经过部门经理与财务经理的审批，高额的报销申请

才需要经过总经理的审批。这样下来，公司可以提高报销付款审核的严格性和

效率，确保审批流程既符合公司的财务控制要求，又能够保持合理的简便性。

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优化后的审批流程如下图6所示。

图6优化后费用报销审批流程图

4.3引入电子可视化审批系统

针对衡阳市聚味宝盆食品有限公司采用人工手动记账引发的不方便查数据、

效率慢等问题，公司可以引入电子可视化审批系统，将薪酬发放的审批流程电

子化，实现审批过程的自动化、透明化和可视化。首先，公司要评估并选择适

合公司需求的电子审批系统，确保系统能够满足薪酬发放的特定审批要求。在

电子审批系统中，要建立薪酬发放的审批流程，明确每个审批节点和相关审批

人员。电子可视化审批系统，公司可以实现薪酬发放审批的电子化、透明化，

大大简化审批流程。这将提高审批的效率，降低错误率，同时为管理层提供实

时的审批状态和报告，有助于更好地监控薪酬发放过程，确保合规性和准确性。

5设计评价

衡阳市聚味宝盆食品有限公司的采购付款和报销付款审批流程繁琐，需要

多次签字和审批，导致审批效率低下，影响了资金的迅速流动。且薪酬发放审