湖南大旺食品有限公司2024年7月客户接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍...................................................................................................................1

2接待目的...................................................................................................................2

3接待对象...................................................................................................................2

4接待时间和地点.......................................................................................................2

5接待准备...................................................................................................................3

5.1人员安排...........................................................................................................3

5.2接待培训...........................................................................................................3

5.3会议准备...........................................................................................................4

6接待日程安排...........................................................................................................4

7接待流程...................................................................................................................5

7.1第一天流程.......................................................................................................5

7.2第二天流程.......................................................................................................7

7.3第三天流程.......................................................................................................8

8经费预算...................................................................................................................9

9意外防范...................................................................................................................9

10效果预估...............................................................................................................10

参考资料.....................................................................................................................12

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南大旺食品有限公司2024年7月客户接待方案

设计

1背景介绍

湖南大旺食品有限公司，是一家集研发、生产、销售为一体的食品企业，自

2000年6月13日成立以来，一直致力于为消费者提供高品质、营养丰富的食品。

大旺食品的产品线涵盖了多个领域，包括乳制品、膨化食品、糖果、巧克力、饼

干等。其中，乳制品是大旺食品的主打产品之一，以其独特的口感和丰富的营养

深受消费者喜爱。在品质控制方面，大旺食品始终坚持严格的质量管理体系，从

原材料采购、生产过程到产品出厂，每个环节都经过严格的质量检测和把关。

盒马鲜生是国内首家新零售商超盒马运用大数据、移动互联、智能物联网、

自动化等技术及先进设备，实现人、货、场三者之间的最优化匹配，从供应链、

仓储到配送，盒马都有自己的完整物流体系。

盒马鲜生作为一个新零售的领军者，对产品的品质有着严格的要求。通过与

湖南大旺食品有限公司的合作，盒马鲜生可以为其消费者提供更多优质的美食产

品，同时也帮助湖南大旺食品有限公司扩大了市场份额，提高了品牌知名度。此

外，盒马鲜生的数据分析能力和高效的物流系统也给了湖南大旺食品有限公司学

习和借鉴的机会，这将有助于公司优化其产品线，提高生产效率，从而更好地满

足市场需求。因此，两司达成了长期合作关系。盒马鲜生的代表团，此次访问湖

南大旺食品有限公司，旨在进一步加强双方的战略合作，实现共赢发展。

盒马鲜生此次访问的首要目的是实地考察大旺食品的生产线，了解产品的生

产工艺、质量控制以及食品安全管理等方面的具体情况。这将有助于盒马鲜生更

好地了解大旺食品的产品特点，为消费者提供更加准确、全面的产品信息。

通过与大旺食品的高层管理人员进行深入交流，盒马鲜生将探讨双方在产品

研发、供应链管理、市场推广等方面的合作机会。双方将共同研究如何更好地满

足消费者的需求，提升品牌形象和市场竞争力。

访问期间，盒马鲜生还将参加湖南大旺食品有限公司组织的各类座谈会、研

讨会等活动，与湖南大旺食品有限公司的技术专家、市场团队等进行互动交流。

这将有助于双方建立更加紧密、高效的信息沟通渠道，促进双方合作关系的深入

发展。

对于此次盒马鲜生代表团的来访，湖南大旺食品有限公司制定以下接待方案，

通过以下接待方案的全面措施，湖南大旺食品有限公司将确保此次接待盒马鲜生

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

的访问工作圆满完成，并为双方未来的深入合作奠定坚实基础。

2接待目的

（1）品牌推广与知名度提升

盒马鲜生是国内领先的线上线下一体化新零售平台，具有广泛的用户基础和

影响力。通过接待盒马鲜生，湖南大旺食品有限公司可以更好地展示自身的产品

特点和优势，进一步提升品牌知名度和美誉度。

（2）深化供应链合作

盒马鲜生在供应链管理方面具有丰富的经验和优势，而湖南大旺食品有限公

司在产品研发和生产方面具备强大的实力。双方通过深入交流与合作，可以共同

优化供应链，降低成本，提高效率，为消费者提供更优质的产品和服务。

（3）拓展销售渠道

盒马鲜生拥有庞大的线上线下销售网络，可以为湖南大旺食品有限公司的产

品提供更广阔的销售渠道。通过与盒马鲜生的合作，湖南大旺食品有限公司可以

迅速拓展市场份额，提高销售额。

（4）增强创新能力

盒马鲜生在商业模式、产品创新等方面一直走在行业前列。通过与盒马鲜生

的交流与合作，湖南大旺食品有限公司可以学习借鉴其先进的创新理念和经验，

进一步增强自身的创新能力，推出更多符合市场需求的创新产品。

3接待对象

表1:上海盒马网络科技有限公司来访人员信息表

姓名职务年龄性别

刘有志市场部经理45男

王强采购经理38男

刘莉莉销售经理28女

吴冰冰采购经理24女

李芳助理26女

4接待时间和地点

本次接待活动定于2023年7月15日（星期五）上午9.00开始，预计持续

时间为三天（即2023年7月15日-2023年7月17日）。接待地点设在湖南大旺

食品有限公司总部，具体地址为：湖南省长沙市望城区旺旺路18号。公司交通

便利，附近有多条公交线路及地铁站点，方便出行。

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

5接待准备

5.1人员安排

成立接待小组，小组主要人员张军、李梅、王云、刘丹、陈晓东。

表2:接待人员安排表

负责人职务接待任务

负责整个接待活动的组织与协调，确保活动流程

张军总经理顺利进行，与盒马鲜生团队保持密切沟通，解决

活动过程中可能出现的问题。

负责向盒马鲜生团队详细介绍公司的产品种类、

李梅展品展示专员特色以及优势，并现场展示公司最新研发的产

品，增强对方对我司产品的了解和信任。

负责接待盒马鲜生团队的签到与欢迎仪式，接机

王云、刘丹接待服务人员盒马鲜生团队提供茶水与点心服务，确保活动现

场秩序井然，为对方提供温馨舒适的接待环境。

负责与盒马鲜生团队进行商务洽谈，就双方合作

陈晓东商务洽谈代表的具体事宜进行深入交流，寻求合作机会，达成

互利共赢的合作协议。

5.2接待培训

（1）公司文化介绍：详细讲解公司的历史、愿景、使命和核心价值观，使

员工能够自豪地介绍公司。

（2）产品知识培训：使员工全面了解公司的产品种类、特点、制作工艺和

品质保障，以便能够向盒马鲜生团队展示并解答相关问题。

（3）商务礼仪：培训员工基本的商务接待礼仪，如问候、引导、座次安排

等。

（4）着装要求：明确接待日的着装标准，确保员工着装整洁、得体，符合

商务场合的要求。

（5）专业表达：培训员工用专业、清晰、准确的语言介绍公司和产品，避

免使用过于复杂或模糊的术语。

（6）活动流程介绍：使员工了解整个接待活动的流程安排，包括签到、欢

迎仪式、产品展示、茶歇、商务洽谈等环节。

（7）职责划分与配合：明确每个员工的职责，并强调团队合作的重要性，

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

确保活动顺利进行。

（8）服务意识培养：强化员工的服务意识，使其始终以客户需求为中心，

提供周到细致的服务。求员工保持积极、热情、专业的态度，展现公司的良好形

象。

（9）模拟演练：组织员工进行模拟接待演练，让员工在实际操作中熟悉流

程、锻炼技能。

5.3会议准备

（1）与盒马鲜生联系，了解其参会人员数量、职务、特殊需求（如饮食、

交通等）以及会议的具体议程和目的。

（2）询问对方是否有特定的会议形式要求（如视频会议、电话会议等），并

准备好相应的设备和环境。

（3）根据参会人数选择大小合适的会议室，并确保会议室的设施完善，包

括投影仪、音响、白板等。确保会议室内的座位安排合理，方便与会者之间的交

流。

(4)提前布置好会议场地，包括悬挂会议横幅、摆放名牌、准备茶水等。安

排王云，刘丹负责接待工作，包括签到、引导入座、提供茶歇等。

(5)制定详细的会议日程，包括各环节的时间安排、与会人员发言顺序等，

并提前发送给盒马鲜生的参会人员。准备公司介绍、产品目录、合作提案等相关

资料，以便在会议上展示。准备足够的笔、纸张等书写工具，以及必要的电子设

备（如电脑、投影仪等）。

（6）确保所有会议设备在会前均已调试完毕，能够正常运行。准备技术人

员在会议期间随时待命，以应对可能出现的设备故障。与盒马鲜生的参会人员保

持沟通，确保他们对会议的安排和准备情况了解并满意。

（7）在会议开始前，组织内部人员进行会议流程和职责的再次确认，以确

保无误。

（8）指定熟悉现有合作业务、擅长战略规划的负责人陈晓东作为主谈人。

安排一名记录员负责记录会议要点和达成的协议。确保有足够的工作人员在会议

期间提供必要的协助。

6接待日程安排

表3:接待日程安排表

日程表

日期时间内容地点

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

9：30张经理等人接机长沙黄花机场

湖南大旺食品有

10：30-11：00欢迎仪式

限公司

湖南大旺食品有

11：00-12：00参观公司

限公司

湖南大旺食品有

12：00-13：00享用午餐

限公司

7月15

湖南大旺食品有

13：30-15：00交谈

限公司

湖南大旺食品有

15：00-16：30参观生产车间

限公司

湖南大旺食品有

16：30-17：30会议洽谈

限公司

18：00-20：00晚宴维也纳酒店

湖南大旺食品有

9：00-10：30会议

限公司

参观研发中心和湖南大旺食品有

10：30-12：00

品质检测中心限公司

12：00-13：30午餐维也纳酒店

7月16日

湖南大旺食品有

13：30-15：00会议

限公司

湖南大旺食品有

16：30-17：30总结

限公司

18：00-20：00自由活动橘子洲等

湖南大旺食品有

9：00-11：30告别会谈

限公司

7月17日湖南大旺食品有

12：00-13：30午餐

限公司

14：00-15：00送别黄花机场

7接待流程

7.1第一天流程

（1）7月15日上午9:00王云、刘丹负责到长沙黄花机场迎接盒马鲜生团

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

队，问清客户航班，提前十五分钟到达机场等待客户。手捧鲜花，准备接车站牌，

并安排车辆接送盒马鲜生代表团至公司。在前往公司的途中，可以向盒马鲜生代

表团介绍公司的基本情况以及任何可能需要了解的信息。提供饮料或小食以缓解

旅途疲劳。

（2）7月15日上午10：30到达公司后，王云、刘丹协助进行签到。签到

完成后，举行一个简短的欢迎仪式。由公司领导致辞，表达对盒马鲜生代表团的

热烈欢迎。

（3）7月15日上午11：00陈晓东引导盒马鲜生代表团参观公司总部，让

盒马鲜生的团队成员了解公司的办公环境，企业文化和生产线。陈晓东负责介绍

公司的历史、企业文化、产品线和生产线。

（4）7月15日上午12：00在公司餐厅享用午餐，期间让公司的员工与盒

马鲜生的团队成员进行自由交流，建立联系和友谊。

（5）7月15日下午13：30为了让客户更了解产品，张军主持产品知识培

训，李梅、陈晓东协助解答疑问，深入了解公司产品的特点、制作工艺和品质保

障。

（6）7月15日下午15：00刘丹、陈晓东带领盒马鲜生代表团参观生产车

间，生产车间必须干净整洁。实地了解产品的生产流程和质量控制。引导盒马鲜

生团队参观生产线的各个环节。展现一些先进的生产设备和技术，以体现公司的

技术实力。提供一些样品供参观者品尝或试用，以增加互动和体验感。鼓励盒马

鲜生代表团提出问题和建议，以便进一步加强双方的交流与合作。

（7）7月15日下午16：30会议洽谈，接待团队共同参与初步的交流会议。

王云，刘丹负责布置会议室及后勤工作。就未来的合作方向和可能的项目进行探

讨。湖南大旺食品有限公司与盒马鲜生已有良好的合作基础，为了进一步拓展合

作领域、深化合作关系、提升合作效果，双方决定举行此次会议，详谈未来的深

入合作计划。评估现有合作的成果与不足，共同探讨改进方案。探讨在现有合作

基础上增加新的产品线或市场拓展的可能性。加强双方在供应链管理、物流配送

等方面的协作，提高运营效率。确定深入合作的长期目标和具体行动计划。主持

人李梅欢迎盒马鲜生的代表团，并回顾双方的合作历程和成果。盒马鲜生的代表

分享他们对现有合作的看法和建议。陈晓东熟悉现有合作业务且擅长策略规划，

作为我方的主谈人。分析现有合作的成果和不足，共同讨论改进措施。探讨如何

进一步提升双方在市场营销、产品开发和客户服务等方面的协作效果。探讨在现

有合作基础上增加新的产品线和市场拓展的可能性，以满足消费者多样化的需求。

李梅展示公司新产品并进行介绍，盒马代表团提出新产品先进行赠送客户，并且

严格保证产品质量。观察客户对产品满意度再进行销售，我方会议人员讨论后同

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

意。讨论双方在供应链管理、物流配送等方面的进一步协作，以提高运营效率并

降低成本。盒马鲜生的物流体系十分完善，公司可以借鉴其物流体系。制定深入

合作的长期目标和具体行动计划，包括时间表、责任分配和预期成果等。确定合

作项目的优先级和关键节点，确保合作项目能够有序推进并取得预期效果。

总结会议要点和达成的共识，强调双方深入合作的重要性和意义。感谢盒马鲜生

代表团的参与和贡献，表达对未来深入合作的坚定信心和期待。

（8）7月15日下午18：00安排晚餐，结合湖南本地特色美食和盒马鲜生

的口味偏好，定制一份精美的菜单，同时注重营养搭配和口味平衡。根据盒马鲜

生的名单，制作座位卡，方便来宾快速找到座位。在晚餐开始前，由公司领导简

要致辞，对盒马鲜生团队的到来表示欢迎。并进行轻松的文化交流活动，观看公

司宣传片、观赏湖南地方戏曲等。

7.2第二天流程

（1）7月16日上午9：00根据7月15日会议讨论结果，完善合作协议的

具体条款.双方对协议进行最后确认并签署，确保合作关系的正式确立。成立专

门的合作小组，负责合作项目的具体实施和跟进。定期召开合作进展会议，确保

合作项目的顺利进行并及时解决可能出现的问题。建立有效的沟通机制，确保双

方在日常合作中的顺畅沟通。定期收集盒马鲜生团队的反馈和建议，以便及时调

整合作策略和提升合作效果。

（2）7月16日上午10：30张军、陈晓东引导参观公司的研发中心和品质

检测中心，安排专业的研发人员陪同解说。设立以张军，陈晓东为首的接待团队

的接待团队，包括导览员、技术支持人员等。准备接待手册，包括公司简介、研

发中心介绍、品质检测中心介绍等。确保参观路线标识清晰，环境整洁。导览员

引导参观，详细介绍研发中心的组织架构、研发团队创新成果等。展示最新研发

产品和技术，如有条件可进行现场演示或试吃。开放实验室，让盒马鲜生代表团

了解产品研发的全过程。导览员讲解品质检测的重要性以及公司的检测标准。参

观各类检测设备和实验室，了解检测流程和结果。展示检测报告和认证，突显公

司产品的可靠性和安全性。确保参观过程中的安全，特别是在实验室和检测中心

等关键区域。导览员需对研发中心和品质检测中心有深入了解，能够回答各种专

业问题。在观察的过程中，要充分展现公司的专业性和合作诚意，同时也要听取

盒马鲜生的意见和建议。

（3）7月16日12：00午餐时间，结合湖南地区的特色美食，为盒马鲜生

团队准备一顿丰盛的湖南风味午餐。菜单可以包括经典的湘菜如剁椒鱼头、辣椒

炒肉、口味虾等，同时考虑到客人的口味差异，也可以准备一些清淡的菜品和素

7

湖南商务职业技术学院毕业设计

食选择。接待人员继续陪同，促进轻松交流。

（4）7月16日13：30陈晓东主导进行市场调研和竞品分析，显示出我司

产品优势后共同探讨市场机会和挑战。

（5）7月16日15：00张军、李梅陪同实地考察公司的物流配送体系，领

盒马鲜生考察团队参观公司的仓库设施，了解仓库布局、货物存储、库存管理等

方面的情况。同时，介绍大旺食品在仓储管理方面的先进理念和实践经验，如如

何实现库存的高效周转、降低仓储成本等。安排考察团队了解大旺食品的配送服

务流程，包括订单处理、拣货、包装、配送等环节。展示大旺食品在配送服务方

面的优势，如快速响应、准时配送、高效服务等。向盒马鲜生介绍大旺食品的运

输网络布局，包括自有车辆、合作伙伴、运输路线等方面的情况。同时，分享大

旺食品在运输过程中的安全保障措施和绿色物流理念。

（6）7月16日16：30接待团队总结第二天的交流，并确定下一步的合作

计划和行动方案。

（7）7月16日18：00自由活动时间，接待人员将带领盒马鲜生团队参观

长沙的历史文化景点，如岳麓书院、望城楼等，介绍长沙的历史沿革和文化传承。

这将有助于盒马鲜生团队更好地了解长沙的文化底蕴和城市发展。最后，可以邀

请当地的民间艺术团体进行表演，如湘剧、花鼓戏等。这将让盒马鲜生团队更加

直观地感受到湖南的民俗文化魅力。安排活动时充分考虑盒马鲜生的兴趣和需求，

确保能够吸引他们的兴趣并达到预期效果。

7.3第三天流程

（1）7月17日上午9：00回顾三天来的交流与合作，进行告别会谈，总结

取得的成果和达成的共识，并对他们的来访，表示欢迎，期待下次合作。安排在

公司会议室进行，由张军和李梅主持。由公司领导发表演讲，对盒马鲜生团队的

到访表示衷心感谢，并回顾此次交流的重要时刻和共同取得的成果。展望双方未

来可能的合作机会，并希望此次访问能为双方的合作奠定坚实的基础。为纪念此

次友好的交流与合作，湖南大旺食品有限公司将准备一份特别的纪念品赠送给盒

马鲜生团队。在告别仪式上，播放一段回顾视频，展示盒马鲜生团队在湖南大旺

食品有限公司的参观交流和文化体验活动的精彩瞬间。这将让双方共同回忆美好

时光，加深对彼此的印象。邀请盒马鲜生团队的代表上台发言，分享此次访问的

感想与收获，并对湖南大旺食品有限公司的热情接待表示感谢。同时，鼓励双方

在未来的合作中继续保持紧密沟通与协作。在告别仪式的最后，组织双方合影留

念。这将成为一份珍贵的回忆，见证湖南大旺食品有限公司与盒马鲜生之间的深

厚友谊和广阔的合作前景湖南大旺食品有限公司准备具有地方特色的纪念品，如

8

湖南商务职业技术学院毕业设计

公司定制的文化衫、食品样品等，以表达对盒马鲜生团队的友好情谊。同时，

接受盒马鲜生团队赠送的纪念品，象征着双方友谊的长久和合作的延续。

组织全体参与人员在公司大门口或标志性建筑前合影，留下难忘的记忆。确保合

影照片能够清晰地记录这一刻的欢乐和团结。

（2）7月17日上午12:00在公司餐厅享用午餐。

（3）7月17日下午14:00张军、李梅安排车辆将盒马鲜生团队送至机场，

结束此次接待活动。

8经费预算

表4:经费预算统计表

类别费用运算（元）数量总计（元）

住宿1000元/天5人×3天3000元

餐饮600元/天5人×3天1800元

交通500元/辆/天1辆×3天1500元

活动费用3000元-3000元

礼品费用500元/人5人2500元

总计--11800元

综上所述，本次湖南大旺食品有限公司接待盒马鲜生代表团经费预算总计为

11800元。实际费用可能会因各种因素（如酒店、交通费用波动等）而有所调整。

通过合理的经费预算，我们希望为盒马鲜生代表团提供一次愉快、舒适的接待体

验，进一步加强湖南大旺食品有限公司与上海盒马网络科技有限公司之间的合作

关系。

9意外防范

安全检查：在会议场地、住宿酒店以及交通车辆中提前进行安全检查，确

保各项设施设备安全无隐患。

医疗点设置：在会议现场和住宿酒店设置临时医疗点，配备基本的急救药

品和设备，以应对突发疾病或意外伤害。

天气预报关注：提前关注天气预报，了解会议期间的天气变化，做好应对

恶劣天气的准备。

备用场地准备：准备备用的室内会议场地，以防因天气原因（如暴雨、大

风等）导致户外活动无法进行。

应急预案制定：提前制定详细的应急预案，明确应对突发事件的流程和责

任人。

9

湖南商务职业技术学院毕业设计

应急演练：在会议前进行应急演练，确保相关人员熟悉应急预案并能够迅

速响应。

通讯设备检查：确保会议期间使用的通讯设备（如电话、对讲机等）状态

良好，能够随时保持畅通。

备用通讯方式：准备备用的通讯方式（如微信、电子邮件等），以防主要通

讯方式出现故障。

通过以上意外防范措施的落实和执行，湖南大旺食品有限公司将全力以赴确

保盒马鲜生团队在访问期间的安全与顺利。

10效果预估

湖南大旺食品有限公司即将接待盒马鲜生团队，此次接待不仅是一次商务活

动，更是一个展示公司实力、增进双方合作关系的绝佳机会。以下是对接待效果

的预估：

（1）品牌形象提升

通过此次接待，盒马鲜生团队将更深入地了解湖南大旺食品有限公司的企业

文化、生产能力、产品质量等方面，这将有助于提升公司在行业内的品牌形象和

知名度。

（2）业务合作拓展

借助此次接待的机会，双方将有机会深入探讨未来的合作方向和业务模式。

预计可能达成的合作包括新产品研发、市场拓展、供应链合作等多个领域，这将

为公司带来新的业务增长点和市场份额。

（3）信息交流与资源共享

在接待过程中，双方将进行大量的信息交流，包括市场动态、行业趋势、技

术创新等方面的内容。这将有助于公司获取更多的行业信息和市场情报，为公司

的战略决策和业务发展提供有力支持。同时，双方也可以实现资源共享，如供应

链资源