政府办公室秘书科工作制度

政府办公室秘书科工作制度公文处理严格遵循《党政机关公文处理工作条例》，收文办理按登记、初审、拟办、批办、承办、催办、归档流程执行。收到文件后2小时内完成登记，注明来文单位、文号、标题、密级、份数、收文日期；初审重点核查是否应由本机关办理、文种格式是否规范、附件是否齐全，不符合要求的30分钟内退回来文单位并说明理由；拟办由经办人员根据文件内容和性质，提出承办部门及办理建议，经科长审核后呈分管领导批办；批办意见明确办理要求和时限，承办部门须在规定时限内办结并反馈结果；催办实行台账管理，对超过办理时限2个工作日未反馈的，由秘书科电话催办并记录；文件办结后5个工作日内完成整理，随《文件处理单》一并移交档案员归档。发文办理按起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发流程执行。文稿起草须符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，体现上级决策部署和本机关工作要求，格式参照《党政机关公文格式》国家标准；审核由科长牵头，重点把好政策关（是否与上级精神抵触）、法律关（是否存在违法条款）、格式关（文种选择、结构要素、排版规范）、文字关（表述准确、逻辑清晰、语言简洁），审核意见书面反馈起草科室，修改后重新报审；签发按权限执行，以本机关名义制发的上行文由主要领导签发，平行文和下行文由分管领导签发，联合行文需所有联署机关负责人会签；复核重点检查审批手续是否完备、内容是否与签发稿一致、格式是否规范，复核通过后登记发文字号；印制须确保版面清晰、装订整齐，密件由机要室专人印制，普通文件24小时内完成；核发时登记分发范围，密件通过机要交通或专人专车传递，普通文件通过OA系统或邮政特快专递发送，重要文件须电话确认接收情况。会议组织实行全流程闭环管理。会前3个工作日拟定会议方案，明确主题、时间、地点、议程、参会人员范围，报分管领导审定；提前24小时准备会议材料（领导讲话、汇报稿、文件草案等），经审核后装订成册；会场布置按会议规格确定座位图，摆放桌签（姓名、单位）、准备投影设备（调试分辨率、连接电脑）、检查音响话筒（测试音量、回音）、放置茶水杯（杯口朝右、间距15厘米），大型会议需设置引导牌、背景板（红底白字、会议全称）；会议通知通过电话、短信、OA系统同步发送，重要会议提前12小时二次确认参会人员，缺席需说明原因并报领导批准。会中安排2名工作人员负责签到（核对姓名、发放材料）、记录（采用录音+速记，重点记录领导讲话、决议事项），每30分钟续添茶水，设备故障5分钟内启用备用设备，人员迟到及时联系确认情况，临时变更议程需经主持人同意并调整材料。会后2个工作日内整理会议记录，形成纪要初稿经科长审核后呈领导签发；纪要印发后3个工作日内建立督办台账，明确责任单位、完成时限，每5个工作日催办1次并反馈进展；会议材料（纪要、记录、签到表、领导讲话原稿）5个工作日内移交档案员归档；清理会场时检查是否遗漏文件、关闭电源设备（投影仪待机、空调关闭）、归还借用的桌椅话筒等物资。信息调研坚持“及时、准确、全面”原则。信息报送实行日收集、周汇总、月专报，每日浏览上级政务信息平台、本地新闻媒体、部门报送材料，筛选重要动态；重大突发事件（事故灾难、公共卫生事件等）接报后30分钟内电话报告办公室主任，1小时内形成书面信息（时间、地点、伤亡、处置进展）经分管领导审定后上报；每周至少编发2期《政务信息》，内容涵盖政策落实、经济运行、民生热点，每月至少1篇《信息专报》聚焦上级关注的重点问题（如优化营商环境、乡村振兴），附数据对比、案例分析。调研工作年初制定计划（围绕年度重点工作，如“十四五”规划中期评估、基层治理创新），每季度至少开展1次专题调研；调研前5个工作日拟定提纲（调研目的、对象、方式），经科长审核后通知相关单位；调研中采取“四不两直”方式（不发通知、不打招呼、不听汇报、不用陪同接待，直奔基层、直插现场），通过个别访谈（基层干部、群众代表）、问卷调查（样本量不少于100份）、实地查看（项目现场、社区网格）收集数据；调研结束后7个工作日内形成报告（问题部分占30%、分析占40%、建议占30%），附原始记录、统计表格，经科长初审、分管领导审阅后，优秀报告呈送主要领导并编发《调研专报》。值班值守实行24小时轮流制，工作日白天安排1名值班员（上午8:3012:00，下午14:3018:00），夜间（18:00次日8:30）和节假日安排2名值班员（1名主班、1名备班）。值班人员须佩戴值班标识，坚守岗位，严禁脱岗、串岗、饮酒；接收电话时记录来电时间、内容、来电人姓名及单位、联系方式，重要事项记录“五个要素”（时间、地点、人物、事件、要求）；收到突发事件报告，立即向科长、分管领导、主要领导逐级汇报，同步联系应急管理部门核实情况，按《突发事件应急预案》协调处置；值班日志每日上午9:00前移交下一班，内容包括来电记录、事件处置、领导批示，每月最后一个工作日汇总交档案员归档；值班期间收到文件按收文流程处理，紧急文件30分钟内呈送相关领导。档案管理严格执行《机关档案管理规定》，收集范围包括本机关制发或接收的公文（请示、报告、通知、纪要）、会议材料（签到表、记录稿、领导讲话）、调研成果（报告、问卷、访谈记录）、领导批示件、照片（重要活动、会议现场）、录音录像（专题会议、调研过程）。文件办理完毕后7个工作日内由承办人移交档案员，照片、录音录像需附文字说明（时间、地点、事由、人物）；整理时按“文书档案、会议档案、调研档案、声像档案”分类，文书档案按年度保管期限（永久、30年、10年）文种组卷，会议档案按会议时间会议名称组卷，声像档案按载体（照片、录音、录像）时间组卷，每卷编制目录（序号、文件标题、日期、页数）；保管使用带锁铁皮柜，密件单独存放于保密柜，定期（每季度）检查温湿度（温度1424℃，湿度4560%）、防虫防霉（放置樟脑丸）；查阅档案需填写《查阅登记表》（姓名、单位、时间、用途、材料名称），密件查阅需分管领导批准，借出档案须填写《借阅单》（归还日期），一般文件7个工作日内归还，密件当日归还。印信管理由专人（档案员兼任）负责，保险柜存放，钥匙随身携带。使用印章须登记《用印登记表》（时间、事由、用印份数、批准人），常规文件（通知、函件）由科长批准，重要文件（请示、报告、合同）由分管领导批准，密级文件（秘密、机密、绝密）由主要领导批准；盖章时确保清晰端正，公文正文末页无正文时盖“此页无正文”章，多页文件盖骑缝章，证书类文件钢印压盖照片和姓名；严禁在空白纸张、表格、证件上用印，特殊情况需主要领导审批并登记用印数量、编号；印章停用后5个工作日内登记造册（印章名称、停用日期、保管人），交办公室统一销毁并留存销毁证明。后勤保障围绕日常运转需求开展。办公用品采购每季度最后一个月20日前由各科室申报计划（物品名称、数量、规格），秘书科汇总后报科长审核，办公室主任审批，25日前通过政府集中采购平台统一采购，次月5日前分发至各科室，低值易耗品（笔、回形针）按需领用登记；设备维护实行“谁使用、谁负责”，电脑、打印机、复印机、投影仪出现故障，使用人2小时内报秘书科，联系定点维修单位，一般故障48小时内修复，重大故障3个工作日内更换备用设备；接待服务按《党政机关国内公务接待管理规定》执行，上级检查、考察调研提前3个工作日对接需求（人数、性别、职务、停留时间），拟定方案（接待标准、行程安排、陪同人员）报分管领导批准，安排车辆（中巴车或轿车，严禁超编超标）、食宿（自助餐或简餐，人均不超过120元）、材料（汇报稿、宣传片、台账资料），接待费用5个工作日内报销并附审批单、消费清单；安全管理实行“每日一查”，下班前检查门窗是否关闭、电源是否切断（电脑主机、显示器、插座）、设备是否待机（打印机、复印机），钥匙由值班员统一保管，重要材料（密件、财务凭证）入柜上锁，每周五下班前开展全面安全检查（消防器材、电路老化、门窗牢固），发现问题立即整改并记录。工作纪律严格执行《公务员法》及机关内部规定。保密方面，知悉的党和国家秘密、工作秘密不得向无关人员泄露，文件资料不随意放置在办公桌面，离开座位须锁好抽屉，手机不得带入保密会议室，U盘使用前须杀毒；考勤方面，实行上下班指纹打卡（上午8:30前、下午14:30前），迟到30分钟内每次扣绩效50元，超过30分钟按旷工半天计，旷工1天扣绩效200元；请假1天以内由科长批准，13天由分管领导批准，3天以上由主要领导批准，事假全年累计超过20天扣发年度考核奖金；学习培训方面，每月最后一个周五下午为业务学习日，内容包括公文写作、会议组织、保密知识，由科长或邀请专家授课，每年至少参加1