培训档案管理制度

PAGE培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训档案管理，规范培训档案的收集、整理、保管、查阅和利用等工作，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作的开展、员工职业发展以及公司决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所形成的档案资料管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、专业知识培训等。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动从策划、组织、实施到评估等各个环节所产生的相关资料，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：对涉及公司机密、员工个人隐私等信息的培训档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。4.规范化原则：明确培训档案管理的流程和标准，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、培训档案的内容及分类（一）培训计划类1.年度培训计划：公司年度培训工作的整体规划，包括培训目标、培训内容、培训对象、培训时间安排、培训预算等。2.专项培训计划：针对特定岗位、特定业务或特定培训需求制定的专项培训计划，详细说明培训的具体内容、实施步骤、预期效果等。（二）培训组织与实施类1.培训通知：发布培训活动相关信息的正式文件，包括培训主题、时间、地点、培训对象、培训内容简介等。2.培训教材：根据培训内容编写或选用的教材、讲义、课件等资料，应确保其与培训目标和内容紧密相关，具有实用性和针对性。3.培训师资资料：记录培训讲师的基本信息（姓名、性别、年龄、学历、职称、工作单位、联系方式等）、专业背景、授课经验、培训课程安排等内容。4.培训签到表：用于记录参加培训人员的姓名、部门、岗位、签到时间等信息，以确认培训人员的出勤情况。5.培训现场记录：包括培训过程中的照片、视频、笔记、讨论记录等，反映培训的实际开展情况和学员的参与度。（三）培训考核与评估类1.培训考核试卷：根据培训内容设计的考核试卷，包括笔试、口试、实操考核等不同形式的试卷及答案。2.学员考核成绩记录：详细记录每位学员的考核成绩、考核评语、补考情况等，作为评估学员培训效果的依据。3.培训评估报告：对培训活动的整体效果进行评估的报告，包括培训目标达成情况、学员满意度调查结果、培训对工作绩效的影响分析等内容。（四）培训证书与档案类1.培训证书：学员参加外部培训或考试获得的各类证书原件及复印件，如职业资格证书、专业技能证书等。2.培训档案袋：为每位参加培训的员工建立个人培训档案袋，将其在公司内参加的各类培训资料统一装入档案袋，便于管理和查阅。（五）其他相关类1.培训费用报销凭证：与培训活动相关的费用支出凭证，如培训学费发票、差旅费报销单、教材购买发票等，作为培训成本核算的依据。2.培训合同：与外部培训机构签订的培训合同，明确双方的权利和义务、培训内容、培训费用、培训时间等条款。三、培训档案的收集与整理（一）收集职责1.培训组织者：负责培训活动过程中各类资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.相关部门：涉及培训活动的其他部门，如人力资源部门、财务部门等，应按照职责分工及时提供相关资料，如学员信息、费用报销凭证等。3.学员本人：学员有义务配合培训组织者提供个人培训相关的资料，如培训心得、反馈意见等。（二）收集时间1.培训活动结束后[X]个工作日内，培训组织者应完成培训资料的初步收集工作。2.涉及费用报销的资料，应在费用发生后及时收集，并在规定的报销期限内提交财务部门审核存档。（三）整理要求1.分类整理：按照本制度规定的培训档案分类标准，对收集到的资料进行分类整理，确保同一类资料集中存放。2.编号标识：为每份培训档案资料编制唯一的编号，便于识别和查找。编号应体现培训类别、年份、顺序号等信息，如“新员工入职培训20XX001”。3.资料装订：对于纸质资料，应进行整齐装订，确保资料不散页、不缺页。装订顺序应按照资料重要性和逻辑顺序排列，一般为封面、目录、正文、附件等。4.建立电子档案：同时建立培训档案的电子版本，将纸质资料进行扫描或拍照转化为电子文档，并按照电子档案管理要求进行分类存储。电子档案的命名应与纸质档案编号一致，便于对应查找。四、培训档案的保管（一）保管部门公司培训档案由人力资源部门指定专人负责保管，设立专门的档案保管室或档案柜，确保档案存放安全、有序。（二）保管期限1.短期档案：培训计划类、培训组织与实施类中的一般性资料，保管期限为[X]年。2.中期档案：培训考核与评估类资料、培训证书与档案类资料，保管期限为[X]年。3.长期档案：涉及公司重要培训项目、员工职业发展关键资料以及具有历史参考价值的培训档案，保管期限为永久。（三）保管环境档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的完整性和可读性。（四）档案转移与交接1.因工作需要，培训档案需在公司内部不同部门之间转移时，应办理档案转移手续，填写《培训档案转移登记表》，明确档案转移的原因、时间、档案名称及数量、交接双方签字等信息。2.档案管理人员离职或岗位变动时，应进行档案交接工作，填写《培训档案交接清单》，详细记录交接的档案资料名称、数量、状态等信息，并由交接双方和监交人签字确认。交接不清的，不得办理离职或岗位变动手续。五、培训档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员人力资源部门工作人员因工作需要，可查阅公司所有培训档案资料。培训相关部门负责人及培训讲师，在履行工作职责范围内，可查阅与本部门或本人相关的培训档案资料。其他员工因个人职业发展需要，经所在部门负责人批准，可查阅本人的培训档案资料。2.外部单位或个人因工作合作、审计、调查等特殊原因，外部单位或个人需查阅公司培训档案资料的，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、范围和时间等信息。经公司主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅，并对查阅过程进行记录。查阅人不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。（二）查阅流程1.内部查阅查阅人填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、查阅原因、查阅时间等信息。将申请表提交所在部门负责人审批签字。审批通过后，查阅人持申请表到档案保管部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及内容摘要等信息。2.外部查阅查阅人向公司提交书面申请，经公司主管领导批准后，档案管理人员与查阅人签订《培训档案查阅保密协议》，明确查阅人的保密义务和违约责任。按照内部查阅流程，档案管理人员陪同查阅人进行查阅，并做好查阅记录。查阅结束后，查阅人应将查阅的档案资料归还档案保管部门，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案资料完整无损。（三）档案利用1.公司内部各部门可根据培训档案资料，进行培训效果分析、培训需求调研、员工培训档案管理等工作，为公司培训工作的持续改进提供参考依据。2.在员工职业发展方面，培训档案可作为员工晋升、岗位调整、绩效考核等的重要参考资料，帮助员工展示自身的培训经历和学习成果。3.对于具有通用性和推广价值的培训教材、课件等资料，可在公司内部进行共享和交流，促进培训资源的有效利用。六、培训档案的保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对培训档案中涉及公司机密、商业秘密、员工个人隐私等信息予以保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅过程中，档案管理人员应监督查阅人遵守保密规定，不得擅自将档案带出查阅场所或进行拍照、复印等操作。如需复制档案资料，应按照公司相关规定办理审批手续。3.对电子档案应设置相应的访问权限和密码保护措施，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对电子档案进行备份，确保数据安全。（二）销毁规定1.对于超过保管期限且无保存价值的培训档案，由档案管理人员提出销毁申请，填写《培训档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《培训档案销毁申请表》经人力资源部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁处理。3.销毁培训档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、无误。监销人应在销毁记录上签字确认，销毁记录应包括销毁时间、销毁地点