培训中心采购管理制度

PAGE培训中心采购管理制度一、总则（一）目的为加强培训中心采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训中心所有采购活动，包括教学设备、办公用品、教材资料、服务采购等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和外部审计，确保采购信息的公开披露。4.公平竞争原则：营造公平竞争的采购环境，鼓励供应商积极参与，通过竞争选择优质的产品和服务。5.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构培训中心设立采购领导小组，由中心领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目的决策等，确保采购活动符合中心整体战略和业务需求。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购计划的制定、采购流程的执行、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行等。采购部门应配备专业的采购人员，具备良好的沟通协调能力、市场分析能力和谈判技巧。2.需求部门：各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收和使用反馈。需求部门应积极配合采购部门的工作，提供必要的信息和支持。（三）职责分工1.采购部门职责根据需求部门提交的采购申请，结合培训中心实际情况和市场情况，制定采购计划。负责市场调研，收集供应商信息，建立供应商数据库，对供应商进行评估和选择。组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和违约事宜。负责采购物资的到货验收、入库、付款申请等工作，确保采购物资的质量和数量符合要求。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议，不断优化采购流程和提高采购效率。2.需求部门职责根据培训中心教学、运营等工作需要，准确提出采购需求，填写采购申请表，并详细说明采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间等内容。参与采购过程中的技术交流、商务谈判等环节，提供必要的技术支持和意见建议。负责采购物资或服务的验收工作，对验收结果负责，并及时向采购部门反馈使用过程中出现的问题。配合采购部门进行供应商管理，提供供应商评价信息。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、预计交货时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交至采购部门。2.采购申请表应附相关的技术文件、规格说明、参考报价等资料，以便采购部门准确理解采购需求。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实采购内容是否符合培训中心相关规定和预算安排。2.对于金额较小的常规采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应将采购申请表提交至采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购项目的必要性、可行性、预算合理性等因素进行审议，并做出审批决定。3.经审批通过的采购申请，采购部门方可开展后续采购工作；未通过审批的采购申请，采购部门应及时与需求部门沟通，说明原因，并根据需求部门意见进行调整或终止采购申请。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部门根据采购审批结果，制定具体的采购方案，明确采购方式、采购时间安排、采购流程等内容。采购方案应充分考虑采购项目的特点、市场情况、供应商情况等因素，确保采购活动的顺利进行。2.选择供应商采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并向其发送询价函或招标邀请书，要求供应商提供报价、产品规格、技术参数、售后服务等资料。采购部门对供应商提供的报价和资料进行分析比较，必要时组织实地考察或样品测试，综合评估供应商的产品质量、价格、信誉、售后服务等因素，选择至少三家以上的供应商作为候选供应商。采购部门组织采购谈判，与候选供应商就采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购合同。采购谈判过程中，采购人员应保持公正、客观的态度，维护培训中心的利益。3.签订采购合同采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同，并提交至法律合规部门进行审核。法律合规部门应重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等内容，确保合同符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。采购合同经法律合规部门审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作安排。（四）到货验收1.采购物资到货前，采购部门应提前通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织专业人员组成验收小组，按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收。2.验收小组应检查采购物资的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同一致，对采购物资的外观、性能、功能等进行测试和检验，确保采购物资符合要求。3.验收过程中，如发现采购物资存在质量问题或数量短缺等情况，验收小组应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施解决问题。如供应商未能及时解决问题，验收小组应将情况反馈至采购部门，采购部门应根据合同约定追究供应商的违约责任。4.验收合格的采购物资，验收小组应填写《验收报告》，经小组成员签字确认后提交至采购部门。采购部门根据验收报告办理入库手续，并将相关信息录入培训中心物资管理系统。（五）付款结算1.采购物资验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，确保付款依据充分、准确。2.财务部门收到付款申请后，对付款资料进行审核，核实采购业务的真实性、合法性、准确性以及付款金额是否符合合同约定。审核通过后，按照财务管理制度办理付款手续。付款方式应根据合同约定和培训中心财务政策进行选择，确保资金安全和支付效率。3.如采购合同约定有预付款、进度款、尾款等付款方式，采购部门应按照合同约定及时跟踪付款进度，确保各阶段款项按时支付，维护培训中心的信誉和供应商关系。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、涉及公共利益或社会影响较大的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。2.招标程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。招标文件应具有明确性、公正性和可操作性，确保投标人能够准确理解招标要求。发布招标公告，通过指定的媒体或平台向社会公开招标信息，吸引潜在投标人参与投标。招标公告应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标文件递交截止时间、开标时间和地点等内容。接受投标人报名，对投标人的资格进行审查，确定符合资格要求的投标人名单。资格审查应严格按照招标文件规定的标准进行，确保投标人具备履行合同的能力和条件。组织开标、评标活动。开标过程中，应公开唱标，宣读投标人的投标报价、投标文件主要内容等信息。评标过程中，评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标委员会应由培训中心内部相关专业人员和外部专家组成，确保评标结果的公正性和客观性。确定中标人，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。同时，将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购部门代表和相关技术、经济等方面的专家组成，人数不得少于三人，且为单数。谈判小组应熟悉采购项目情况，具备相应的专业知识和谈判能力。谈判小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术、商务要求以及谈判程序、评定成交的标准等内容。谈判文件应具有针对性和灵活性，为谈判过程提供明确的指导。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。在谈判过程中，谈判小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判，要求供应商进行一轮或多轮报价，并根据谈判情况进行磋商和调整。谈判小组应根据谈判文件规定的评定成交标准，对供应商的报价和谈判表现进行综合评估，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。供应商根据询价通知书的要求，在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括报价表、产品规格说明书、售后服务承诺等内容。采购部门对供应商的报价文件进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。如出现多家供应商报价相同的情况，采购部门应根据供应商的信誉、售后服务等因素进行综合考虑，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由、采购项目的基本情况、拟采购的货物或服务的名称、规格、数量、预算金额等内容，并附相关证明材料。将《单一来源采购申请表》提交至采购领导小组进行审批。采购领导小组应组织相关人员对采购申请进行审议，必要时可进行实地调研或专家论证，确保采用单一来源采购方式的合理性和必要性。经采购领导小组审批通过后，采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。谈判过程中，采购部门应严格按照审批意见和相关法律法规要求，与供应商就采购价格、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的要求。2.供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明材料、售后服务承诺等相关资料。采购部门对供应商提交的资料进行审核，必要时进行实地考察，评估供应商是否符合准入标准。3.经审核通过的供应商，采购部门将其纳入供应商数据库，并建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、合作项目、评价情况等内容。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的表现进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。2.采购部门根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励措施；对于表现不佳的供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门应考虑终止合作关系。3.采购部门应建立供应商评价档案，记录每次评价的结果和相关资料，为供应商管理提供数据支持和决策依据。（三）供应商淘汰1.对于出现下列情况之一的供应商，采购部门应予以淘汰：提供的产品质量不合格，经多次整改仍未达到要求的；交货期严重延误，影响培训中心正常工作的；价格不合理且不接受调整建议的；售后服务不到位，用户投诉较多的；违反采购合同约定，存在严重违约行为的。2.采购部门在决定淘汰供应商后，应及时通知供应商，并说明淘汰原因。同时，采购部门应做好与淘汰供应商相关的采购合同变更、后续采购安排等工作，确保培训中心采购业务的正常进行。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，风险识别范围包括采购计划风险、供应商风险、采购合同风险、验收风险、付款风险等方面。2.通过对采购流程各环节的分析，结合历史采购数据和市场情况，查找可能导致采购失败、成本增加、质量问题、法律纠纷等风险事件的因素。（二）风险应对1.采购计划风险应对：采购部门应加强与需求部门的沟通协调，提前了解培训中心的业务发展规划和教学、运营需求变化，合理制定采购计划。同时，建立采购计划调整机制，根据实际情况及时调整采购计划，避免因计划不合理导致的采购风险。2.供应商风险应对：严格供应商准入管理，加强对供应商的评估和选择，建立供应商数据库和评价体系，定期对供应商进行评价和考核。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，加强对供应商的监督和管理，降低供应商违约风险。3.采购合同风险应对：采购合同起草过程中，应严格按照法律法规要求和培训中心合同管理制度进行审核，确保合同条款合法合规、完整准确。加强对采购合同执行过程的跟踪和监督，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题，避免合同纠纷。4.验收风险应对：建立健全验收管理制度，明确验收标准和验收流程，组织专业人员组成验收小组进行验收工作。加强对验收过程的监督和管理，确