煤矿培训科档案管理制度

PAGE煤矿培训科档案管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿培训科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在煤矿培训工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿培训科在培训工作中形成的各类档案，包括培训计划、培训教材、学员档案、考核记录、培训效果评估报告等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：培训科档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映培训工作的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则：对涉及煤矿机密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）培训科科长职责1.全面负责培训科档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.监督检查档案管理工作的执行情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。3.审核重要档案的保管期限和密级，确保档案的安全和有效利用。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整和准确。2.按照档案管理的有关规定，对档案进行分类、编号、编目和装订，建立健全档案检索工具。3.负责档案的借阅、查阅和归还工作，严格执行档案借阅制度，做好借阅登记和催还工作。4.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.负责档案管理设备的维护和管理，确保档案存储环境的安全和适宜。（三）培训教师职责1.在培训过程中，及时将培训资料、学员作业、考核成绩等相关材料提交给档案管理人员。2.协助档案管理人员做好培训档案的整理和归档工作，提供必要的信息和资料。（四）学员职责1.按照培训要求，如实填写个人信息和学习情况，配合培训科做好档案资料的收集工作。2.妥善保管个人在培训期间形成的各类资料，不得擅自销毁或丢失。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.培训计划：包括年度培训计划、月度培训计划、专项培训计划等。2.培训教材：自编教材、选用教材、培训课件等。3.学员档案：学员报名登记表、身份证复印件、学历证明、培训考勤记录、考核成绩等。4.考核记录：理论考核试卷、实操考核记录、考核评分表等。5.培训效果评估报告：培训前后学员技能水平对比分析、培训满意度调查结果等。6.培训活动记录：培训开班仪式、结业典礼、实践教学活动等相关资料。7.师资档案：教师个人简历、教学资质证书、教学成果等。8.其他与培训工作有关的文件、资料和记录：如培训通知、培训总结、培训费用报销凭证等。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将各自工作中形成的档案材料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将档案分为培训计划类、培训教材类、学员档案类、考核记录类、培训效果评估报告类、培训活动记录类、师资档案类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集到的档案材料进行整理后，按照分类和编号顺序进行归档。2.建立档案归档清单，记录档案的名称、编号、归档日期等信息，便于查询和核对。3.将归档后的档案存放在专门的档案柜或档案架上，并按照类别和编号顺序排列。（二）保管期限1.永久保管：涉及煤矿安全生产重要决策、重大培训项目成果、长期有效的培训政策法规等档案。2.定期保管：30年保管：培训计划、培训教材、学员档案等一般性培训档案。10年保管：考核记录、培训效果评估报告等阶段性培训档案。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和取用。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。4.档案库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。5.定期对档案进行清查和盘点，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取措施处理。五、档案的借阅与查阅（一）借阅权限1.煤矿内部人员因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报培训科科长审批。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经培训科科长审核，报煤矿分管领导批准。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期使用，应办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（三）借阅规定1.借阅人员必须爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失档案。2.借阅的档案只能在规定的地点查阅和使用，不得带出档案库房。3.如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。（四）查阅规定1.查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员指定的地点进行查阅，不得擅自翻阅其他档案。2.查阅人员如需摘抄或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅结束后，查阅人员应将档案归还原位，不得随意乱放。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立煤矿培训科档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（三）系统功能1.档案检索功能：能够根据档案编号、名称、日期、关键词等多种条件进行快速检索。2.档案借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、催还等流程的信息化管理。3.统计分析功能：能够对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为培训工作提供决策支持。4.安全管理功能：设置用户权限，确保档案信息的安全性和保密性。（四）数据备份与恢复1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份介质应异地存放。2.建立数据恢复预案，确保在数据出现故障时能够及时恢复，保证档案管理工作的正常进行。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由培训科科长担任组长，档案管理人员、培训教师等相关人员为成员。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值。2.对于仍有利用价值的档案，应延长其保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》。（四）销毁程序1.《档案销毁