2026年跨境营销策划公司数据与舆情档案管理制度

2026年跨境营销策划公司数据与舆情档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司数据与舆情档案管理工作，建立“收集全面、整理规范、存储安全、使用高效、销毁合规”的全流程管理机制，保障数据与舆情档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，支撑跨境营销业务决策优化、风险防控及合规运营，结合公司跨境营销业务覆盖多国家/地区、涉及多语言数据、面临多元数据监管的行业特性，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国档案法》及目标市场国家相关数据保护、档案管理法规，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司在跨境营销策划业务开展过程中产生、收集、整理的所有数据档案和舆情档案的全生命周期管理，包括档案的收集、整理、审核、存储、备份、使用、共享、归档、销毁等各个环节；覆盖的数据档案类型包括客户数据、营销数据、市场调研数据、跨境交易数据、合规数据等，舆情档案类型包括海外舆情监测信息、舆情研判报告、应对处置记录、复盘总结资料等；适用于公司全体部门及人员，包括档案管理部门、业务部门、舆情管理部门、法务部门、翻译部门、技术部门、管理层及全体员工；公司控股子公司的数据与舆情档案管理工作可参照本制度执行，或结合子公司实际情况制定专项规则，报公司管理层审批后实施。第三条核心原则依法合规原则：严格遵守中国及目标市场国家相关法律法规，确保数据与舆情档案的收集、存储、使用、跨境传输、销毁等全流程操作符合数据保护、档案管理、隐私保护等合规要求，规避法律风险。全程管控原则：对数据与舆情档案的全生命周期实行闭环管理，明确各环节管理要求及责任主体，确保档案从产生到销毁的每一个环节都有规可依、有据可查。安全保密原则：建立健全档案安全防护机制，落实数据加密、访问权限管控、安全备份等防护措施，严防档案信息泄露、篡改、丢失；严格管控敏感档案信息的访问和使用，保护公司商业秘密、客户隐私及核心业务数据。真实完整原则：确保收集、整理的数据与舆情档案信息真实、准确、完整，能够客观反映跨境营销业务实际情况及海外舆情动态，不得伪造、篡改、隐瞒档案信息。高效实用原则：优化档案管理流程，规范档案分类整理标准，提升档案检索、使用效率；结合业务需求合理规划档案存储方式及使用权限，确保档案资源能够有效支撑业务决策、风险防控及合规审计工作。分级分类原则：根据档案的敏感程度、重要性、使用范围等，对数据与舆情档案实行分级分类管理，针对不同级别、不同类型的档案制定差异化的管理措施，提升管理的针对性和有效性。第四条职责分工档案管理部门：作为数据与舆情档案管理的牵头部门，负责制定和完善档案管理相关细则及操作流程；统筹档案的收集、整理、审核、归档、存储、备份、销毁等全流程管理工作；建立档案管理台账，维护档案管理系统；管控档案访问权限，监督档案使用规范；组织开展档案管理培训及自查工作；负责档案管理相关资料的归档备案。业务部门：作为数据档案的主要产生和提供部门，负责在跨境营销业务开展过程中及时收集、整理相关业务数据（包括客户数据、营销活动数据、市场调研数据等），按要求提交档案管理部门归档；确保提交档案信息的真实性、完整性和准确性；配合档案管理部门开展档案核查、补充完善等工作；按规定申请使用档案资源，严格遵守档案使用规范。舆情管理部门：作为舆情档案的主要产生和提供部门，负责收集、整理海外舆情监测信息、舆情研判报告、应对处置记录、复盘总结资料等舆情相关档案，按要求提交档案管理部门归档；确保舆情档案信息的完整性、时效性和准确性；配合档案管理部门开展舆情档案的核查、整理工作；按规定申请使用舆情档案资源。法务部门：负责审核数据与舆情档案管理流程的合规性，核查档案收集、存储、使用、跨境传输、销毁等操作是否符合中国及目标市场国家相关法律法规；提供档案管理相关的法律意见，规避合规风险；协助处理档案管理引发的法律纠纷、合规投诉等事项；参与敏感档案的分级审核工作。翻译部门：负责多语言数据与舆情档案的翻译整理工作，确保海外多语言档案的翻译准确无误，符合当地语言表达习惯及公司档案整理规范；协助审核多语言档案的完整性和准确性，配合档案管理部门开展多语言档案的分类归档工作。技术部门：负责档案管理系统的搭建、维护及安全防护工作，保障系统稳定运行；落实数据加密、访问控制、安全备份、日志记录等技术防护措施；协助档案管理部门解决档案存储、检索、传输过程中的技术问题；定期对档案管理系统进行安全检测和升级。管理层：负责审批数据与舆情档案管理相关制度、重大档案管理决策（如敏感档案销毁、跨部门档案共享方案等）；协调跨部门资源，解决档案管理过程中的重大问题；监督档案管理工作的执行进度及效果；审批档案管理相关的培训计划及考核方案。全体员工：严格遵守公司数据与舆情档案管理相关规定，不得擅自收集、存储、使用、传播公司档案信息；在业务开展过程中主动配合档案收集、整理工作；发现档案信息泄露、丢失、篡改等情况时，及时向档案管理部门或管理层报告；按规定申请访问和使用档案资源。第二章数据档案管理第五条数据档案收集范围数据档案收集覆盖公司跨境营销业务全流程产生的各类数据信息，具体包括：1.客户数据：包括客户基本信息（名称、联系方式、合作需求等，不含个人敏感信息）、客户合作合同及补充协议、客户沟通记录、客户反馈意见及处理记录等；2.营销数据：包括跨境营销活动方案、营销渠道数据（如海外社交媒体平台、电商平台、搜索引擎等渠道的推广数据）、营销效果数据（曝光量、点击率、转化率、销售额等）、营销费用数据（推广费用、渠道合作费用等）；3.市场调研数据：包括目标市场行业趋势数据、竞争对手分析数据、消费者行为数据、市场政策法规数据等；4.合规数据：包括跨境数据传输合规证明、数据安全评估报告、个人信息保护合规文件、目标市场数据监管备案资料等；5.其他数据：包括公司内部业务决策数据、跨部门协同数据、供应商合作数据等与跨境营销业务相关的各类数据信息。第六条数据档案收集规范收集方式：业务部门需在数据产生后及时通过系统录入、文件提交等方式收集相关数据，确保数据收集的及时性；档案管理部门定期对接各业务部门，开展数据档案收集工作，形成常态化收集机制；对于海外多语言数据，需由翻译部门完成翻译后再提交收集。收集要求：收集的数据档案需真实、准确、完整，不得伪造、篡改数据信息；对于涉及客户隐私、公司商业秘密的敏感数据，需在收集前获得相关授权（如客户授权、管理层审批），严格遵守隐私保护相关法规；收集的数据需明确来源、产生时间、责任人等关键信息，确保数据可追溯。收集时限：常规业务数据需在产生后3个工作日内完成收集并提交档案管理部门；重大跨境营销项目相关数据需在项目结束后10个工作日内完成集中收集并提交；客户合作相关数据需在合作关系确立后5个工作日内完成收集并提交。第七条数据档案整理规范分类标准：数据档案按“业务类型-数据类别-时间周期”的层级进行分类，具体分类如下：（1）业务类型：分为客户合作业务、跨境营销业务、市场调研业务、合规管理业务等；（2）数据类别：在业务类型下进一步分为客户数据、营销数据、调研数据、合规数据等；（3）时间周期：按年度、季度、月度或项目周期进行细分归档。整理要求：数据档案需按分类标准进行有序整理，明确档案名称、编号、来源、产生时间、责任人、存储格式等关键信息；对于电子数据，需统一存储格式（如文档类为PDF格式，表格类为Excel格式，图片类为JPG格式），确保数据可正常读取；对于纸质数据，需进行扫描数字化处理后归档，同时妥善保管纸质原件；多语言数据需在整理时标注语言类型及翻译责任人。审核确认：业务部门完成数据整理后，提交档案管理部门审核；档案管理部门联合法务部门、翻译部门（涉及多语言数据时）对数据的真实性、完整性、合规性、准确性进行审核；审核通过的予以归档，审核不合格的退回业务部门补充完善后重新提交。第八条数据档案存储与备份存储方式：数据档案采用“电子存储+纸质备份”的双重存储方式，电子数据存储在公司专用档案管理系统中，纸质原件存储在档案管理部门专用档案柜中；对于敏感数据，需采用加密存储方式，设置访问权限管控；跨境数据存储需符合中国及目标市场国家相关数据存储法规，不得违规在境外存储境内敏感数据。存储期限：数据档案存储期限按以下标准执行：（1）客户合作数据、营销项目数据、合规数据等核心业务数据，存储期限不少于10年；（2）市场调研数据、常规运营数据等一般性数据，存储期限不少于5年；（3）涉及法律纠纷、合规争议的数据档案，存储期限延长至纠纷、争议完全解决后5年；（4）国家法律法规及行业规定有特殊存储要求的，按相关规定执行。安全备份：技术部门负责建立数据档案定期备份机制，电子数据每周进行一次增量备份，每月进行一次全量备份；备份数据存储在独立的安全存储设备中，实行异地备份，确保数据安全；备份数据需定期进行恢复测试，验证备份有效性；备份记录需纳入档案管理台账，妥善保管。第九条数据档案使用与共享使用申请：员工因工作需要使用数据档案时，需通过档案管理系统提交使用申请，注明使用目的、使用范围、使用期限、所需档案名称及编号等信息；部门级批量使用档案的，需由部门负责人审核后提交申请。权限审批：档案管理部门对使用申请进行审核，根据档案敏感程度及使用需求，确定是否批准使用及使用权限（如只读、复制、编辑等）；一般数据档案由档案管理部门负责人审批，敏感数据档案需报请管理层审批；审批通过后，由档案管理部门开通相应访问权限。使用规范：使用人员需严格按照审批的使用目的和范围使用数据档案，不得擅自扩大使用范围、修改数据内容、传播档案信息；使用过程中需做好数据保密工作，严禁将档案信息泄露给外部机构或个人；使用完毕后，需及时关闭访问权限，按要求删除临时存储的档案数据。共享管理：跨部门数据档案共享需由需求部门提交共享申请，注明共享范围、共享目的、共享期限等信息，经档案管理部门审核、管理层审批后实施；共享过程中需设置共享权限管控，跟踪共享使用情况；涉及外部机构数据共享的，需签订数据共享保密协议，经法务部门审核、管理层审批后执行，确保共享合规。第十条数据档案跨境传输管理传输前提：跨境数据传输需符合中国《数据安全法》《个人信息保护法》及目标市场国家相关数据传输法规，提前开展数据安全评估，获得相关监管部门备案或批准；涉及客户数据、商业秘密等敏感数据的跨境传输，需提前获得客户授权及管理层审批。传输规范：跨境数据传输需通过加密传输通道进行，确保数据传输过程安全；传输前需对数据进行脱敏处理，剔除个人敏感信息、核心商业秘密等不宜跨境传输的内容；传输过程中需做好传输记录，包括传输时间、传输内容、传输目的地、传输责任人等信息；传输完成后，需由接收方确认数据完整性，相关确认记录纳入档案管理台账。监督管控：法务部门、档案管理部门、技术部门联合对数据跨境传输过程进行监督管控，定期核查跨境传输数据的合规性、安全性；发现违规传输行为的，立即制止并追究相关责任人责任。第十一条数据档案销毁销毁条件：数据档案达到规定存储期限，且无继续保存必要的，可申请销毁；因业务调整、数据失效、法律法规要求等原因需提前销毁数据档案的，需经专项审批后实施；涉及法律纠纷、合规争议未解决的数据档案，不得销毁。销毁流程：（1）申请提交：业务部门或档案管理部门填写《数据档案销毁申请表》，注明销毁档案名称、编号、来源、产生时间、存储期限、销毁原因等信息，提交档案管理部门审核；（2）审核审批：档案管理部门审核后，联合法务部门进行合规性审核；一般数据档案销毁由管理层审批，敏感数据档案销毁需经股东会审批；（3）组织销毁：审批通过后，由档案管理部门牵头，技术部门、法务部门配合组织销毁工作；电子数据采用专业数据销毁软件彻底删除，确保无法恢复；纸质数据采用粉碎、焚烧等方式销毁；（4）监销记录：销毁过程需有专人监销，销毁完成后，监销人员、销毁人员、审批人员共同签字确认，销毁记录纳入档案管理台账，妥善保管。第三章舆情档案管理第五条舆情档案收集范围舆情档案收集覆盖公司海外舆情监测、研判、应对、处置、复盘全流程产生的各类信息，具体包括：1.舆情监测信息：包括海外各传播渠道（主流社交媒体平台、当地新闻媒体、行业论坛、电商评价平台、短视频平台、海外搜索引擎等）的舆情信息截图、原文（含多语言版本）、翻译文本、监测时间、传播范围、网民情绪倾向等；2.舆情研判资料：包括《海外舆情分级研判报告》、研判会议记录、研判依据、舆情等级确认文件等；3.应对处置记录：包括舆情应对方案、应急响应启动文件、对外发布信息（含多语言版本）、沟通记录（与客户、媒体、监管部门等）、处置措施执行记录、舆情动态跟踪记录等；4.复盘总结资料：包括《舆情平息评估报告》《海外舆情应对复盘报告》、改进措施落实计划及执行记录、责任追究记录等；5.其他舆情相关资料：包括舆情管理培训资料、舆情监测工具使用记录、行业舆情管理案例等。第六条舆情档案收集规范收集方式：舆情管理部门在舆情监测、研判、应对、处置、复盘过程中，实时收集相关信息，通过档案管理系统录入或文件提交方式提交档案管理部门；对于海外多语言舆情信息，需由翻译部门完成翻译后再提交收集；档案管理部门定期对接舆情管理部门，开展舆情档案集中收集工作。收集要求：收集的舆情档案需完整、准确、及时，能够全面反映舆情事件的全过程；舆情信息需注明来源渠道、发布时间、传播范围、涉及主体、核心内容、情绪倾向等关键信息；对外发布信息、沟通记录等需保留原始版本，确保可追溯；涉及敏感舆情的信息，需严格保密，按敏感档案管理要求收集。收集时限：一般舆情事件相关档案需在事件平息后5个工作日内完成收集并提交归档；重大、特别重大舆情事件相关档案需在事件平息后10个工作日内完成集中收集并提交；舆情监测日常资料需按月汇总收集并提交归档。第七条舆情档案整理规范分类标准：舆情档案按“舆情等级-事件类型-时间周期”的层级进行分类，具体分类如下：（1）舆情等级：分为一级舆情（一般舆情）、二级舆情（较大舆情）、三级舆情（重大舆情）、四级舆情（特别重大舆情）；（2）事件类型：分为公司品牌相关舆情、客户业务相关舆情、行业政策相关舆情、市场竞争相关舆情等；（3）时间周期：按年度、季度、月度或舆情事件发生周期进行细分归档。整理要求：舆情档案需按分类标准有序整理，明确档案名称、编号、舆情等级、事件类型、发生时间、处置周期、责任人、存储格式等关键信息；对于电子舆情信息，统一存储格式，确保可正常读取；对于纸质舆情资料（如会议记录、签字文件等），扫描数字化处理后归档，同时保管纸质原件；多语言舆情资料需标注语言类型、翻译责任人及翻译时间；舆情档案需按事件发展顺序整理，形成完整的事件闭环档案。审核确认：舆情管理部门完成整理后，提交档案管理部门审核；档案管理部门联合法务部门、翻译部门（涉及多语言档案时）对舆情档案的完整性、准确性、合规性进行审核；审核通过的予以归档，审核不合格的退回舆情管理部门补充完善后重新提交。第八条舆情档案存储与备份存储方式：舆情档案采用电子存储为主、纸质备份为辅的存储方式，电子档案存储在公司专用档案管理系统中，纸质原件存储在档案管理部门专用档案柜中；敏感舆情档案需加密存储，设置严格的访问权限管控；舆情档案存储需符合中国及目标市场国家相关档案管理、数据保护法规。存储期限：舆情档案存储期限按以下标准执行：（1）一级、二级舆情档案，存储期限不少于5年；（2）三级、四级舆情档案，存储期限不少于10年；（3）涉及法律纠纷、合规争议的舆情档案，存储期限延长至纠纷、争议完全解决后5年；（4）国家法律法规及行业规定有特殊存储要求的，按相关规定执行。安全备份：技术部门按数据档案备份规范，对舆情档案进行定期备份，实行异地备份，确保档案安全；备份记录纳入档案管理台账，定期验证备份有效性。第九条舆情档案使用与共享使用申请：员工因工作需要使用舆情档案时，需通过档案管理系统提交使用申请，注明使用目的、使用范围、使用期限、所需档案名称及编号等信息；部门级批量使用的，需经部门负责人审核后提交。权限审批：档案管理部门对使用申请进行审核，根据舆情档案敏感程度及使用需求确定审批层级；一般舆情档案由档案管理部门负责人审批，重大、特别重大舆情档案及敏感舆情档案需报请管理层审批；审批通过后开通相应访问权限。使用规范：使用人员需严格按审批的使用目的和范围使用舆情档案，不得擅自修改、传播、泄露档案信息；使用过程中需做好保密工作，严禁将敏感舆情信息泄露给外部机构或个人；使用完毕后及时关闭访问权限，删除临时存储的档案数据。共享管理：跨部门舆情档案共享需提交共享申请，注明共享范围、目的、期限等信息，经档案管理部门审核、管理层审批后实施；共享过程中设置权限管控，跟踪使用情况；外部机构需使用舆情档案的，需签订保密协议，经法务部门审核、管理层审批后执行。第十条舆情档案销毁销毁条件：舆情档案达到规定存储期限，且无继续保存必要的，可申请销毁；因特殊原因需提前销毁的，需经专项审批；涉及法律纠纷、合规争议未解决的舆情档案，不得销毁。销毁流程：参照数据档案销毁流程执行，由舆情管理部门提交销毁申请，档案管理部门审核，联合法务部门合规性审核，按舆情等级确定审批层级（一般舆情档案由管理层审批，重大、特别重大舆情档案需经股东会审批）；审批通过后，由档案管理部门牵头组织销毁，技术部门、法务部门配合；销毁过程实行监销，销毁记录纳入档案管理台账。第四章档案管理监督考核与责任追究第二十一条监督管理机制日常监督：档案管理部门负责对数据与舆情档案的收集、整理、归档、存储、使用、共享、销毁等日常工作开展监督检查，定期核查档案管理台账、系统日志、备份记录等，确保制度要求落实到位；每月形成《档案管理日常监督报告》，报送管理层。专项监督：管理层不定期对重大档案管理工作（如敏感档案管理、跨境数据档案传输、重大舆情档案归档等）开展专项监督；审计部门每半年开展一次档案管理专项审计，重点核查档案管理流程的规范性、合规性、安全性，费用使用的合理性及责任追究的公正性，出具专项审计报告。技术监督：技术部门负责对档案管理系统的安全运行情况进行实时监控，定期开展安全检测，及时发现并处理系统漏洞、数据泄露等安全隐患；监控记录纳入档案管理台账，定期向档案管理部门、管理层汇报。内部举报：建立档案管理问题举报机制，畅通举报渠道（如举报邮箱、意见箱等），鼓励员工对档案管理过程中的违规操作、弄虚作假、泄露秘密、失职渎职等行为进行举报；举报信息由审计部门负责核查处理，严格保密举报人员信息，对举报属实的可给予适当奖励。第二十二条考核指标与方式考核指标：公司将数据与舆情档案管理工作纳入各相关部门及人员的绩效考核体系，核心考核指标包括：（1）档案收集及时性：档案产生后按规定时限完成收集的比例；（2）档案完整性：归档档案信息完整、无缺失的比例；（3）档案准确性：归档档案信息真实、准确、无错误的比例；（4）合规执行率：档案管理全流程操作符合法律法规及制度要求的比例；（5）安全防护有效性：档案信息未发生泄露、丢失、篡改等安全事件的情况；（6）档案使用效率：档案检索、使用的响应速度及满意度。考核方式：采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，月度开展基础指标（收集及时性、完整性）考核，季度开展综合指标考核，年度开展全面考核；考核主体包括管理层、档案管理部门、审计部门；考核结果结合档案管理台账、监督报告、审计报告、系统日志等综合确定。考核结果应用：考核结果与部门绩效奖金、个人薪酬调整、评优评先、岗位晋升等挂钩；对档案管理工作优秀的部门及个人，给予通报表彰、绩效奖励等奖励；对考核不合格的，进行约谈提醒、专项培训，督促整改；整改仍不合格的，调整岗位或按公司相关规定处理。第二十三条责任追究情形对违反本制度规定，在数据与舆情档案管理过程中存在违规操作、失职渎职、弄虚作假等行为，导致档案信息泄露、丢失、篡改，或引发合规风险、法律纠纷、经济损失的部门或个人，依法依规追究责任，具体情形包括：1.未按规定时限、要求收集、整理、归档档案，导致档案缺失、遗漏的；2.伪造、篡改、隐瞒档案信息，影响档案真实性、准确性的；3.未经审批擅自访问、使用、复制、传播档案信息，或扩大使用范围的；4.违规泄露、出售、转让公司档案信息，损害公司利益或客户权益的；5.未