培训机构档案室管理制度

PAGE培训机构档案室管理制度一、总则（一）目的为加强培训机构档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，提高培训工作的质量和效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本培训机构实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构内所有部门及员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则培训机构档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则档案内容必须真实反映培训工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则应全面收集、整理与培训工作相关的各类文件资料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密、敏感的档案信息予以保密，防止信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理培训机构的各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。6.按照规定的期限对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性。7.组织开展档案业务培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门在培训工作中形成的各类文件资料的收集、整理和归档，并定期移交档案室。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并配合档案室做好档案的查阅、借阅等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、检索等。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.按照规定办理档案的查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记。5.协助各部门做好档案的整理和归档工作，提供档案管理方面的咨询和指导。6.参与档案的鉴定和销毁工作，确保档案的时效性和安全性。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.培训业务档案培训项目策划书、招生简章、学员报名登记表等。培训课程教案、讲义、课件、考核试卷等。学员培训记录、成绩报告单、结业证书等。2.师资档案教师个人简历、学历证书、教师资格证书等。教师培训经历、教学成果、教学评价等。3.行政档案培训机构的各类文件、通知、报告等。会议记录、纪要、决议等。工作计划、总结、统计报表等。4.财务档案财务预算、决算报告、财务报表等。收费凭证、报销单据、发票等。资产登记、清查记录等。5.设备档案教学设备、办公设备的购置合同、发票、保修卡等。设备使用说明书、操作规程、维护记录等。设备报废申请、审批文件等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对各类档案进行编号。2.编号格式为：大类代码小类代码流水号。大类代码：用大写字母表示，如培训业务档案用“P”表示，师资档案用“T”表示，行政档案用“A”表示，财务档案用“F”表示，设备档案用“E”表示。小类代码：用两位数字表示，如培训业务档案中的培训项目策划书用“01”表示，招生简章用“02”表示等。流水号：用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。3.例如，培训业务档案中的一份培训项目策划书的编号为：P010001。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.培训机构在培训业务开展过程中形成的各类文件资料。2.各部门在日常工作中产生的与培训相关的文件、记录、报表等。3.上级主管部门下发的与培训工作有关的文件、通知等。4.培训机构与外部单位签订的合同、协议等。5.其他与培训工作相关的有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造。3.对收集到的数据、图表等应进行整理，确保其清晰、规范。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类。2.对每一类档案进行编号，并填写档案目录。3.对文件资料进行装订、编页，确保其整齐、牢固。4.对破损、褪色的文件资料进行修复或复制，保证档案的可读性。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案资料整理归档后移交档案室。2.对于重大培训项目或紧急文件资料，应及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员将整理好并编号的档案资料，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份交档案室。2.档案室档案管理人员对移交的档案资料进行核对、验收，无误后在档案移交清单上签字确认，并将档案资料上架保管。（三）保管方式1.纸质档案采用专柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（四）保管期限1.培训业务档案中的培训项目策划书、招生简章等长期保存。2.培训课程教案、讲义、课件等保存至该课程结束后五年。3.学员培训记录、成绩报告单、结业证书等永久保存。4.师资档案、行政档案、财务档案、设备档案等按照国家相关规定确定保管期限。（五）档案的清查与盘点1.档案室应定期对档案进行清查和盘点，每年至少一次。2.清查和盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，并填写档案清查盘点表。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本培训机构员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本培训机构相关的档案，但需经培训机构负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室档案管理人员审核。3.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在档案查阅登记表上登记查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。（三）借阅范围1.本培训机构员工因工作需要借阅档案，但需经所在部门负责人批准。2.外单位因工作需要借阅与本培训机构相关的档案，需经培训机构负责人批准，并签订借阅协议。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室档案管理人员审核。3.档案管理人员根据借阅申请表，提供相应的档案资料，并在档案借阅登记表上登记借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅期限、归还时间等。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案室报告，并承担相应的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有保存价值但已不适应现行管理需要的档案，可进行缩微、数字化等处理后继续保存。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.填写档案鉴定表，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等。3.档案鉴定表经档案鉴定小组组长签字后，报培训机构负责人审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案室档案管理人员造具档案销毁清册，一式两份，一份