项目招标管理规范与采购操作手册

项目招标管理规范与采购操作手册一、适用范围与核心目标本手册适用于企业各类项目（包括工程建设、货物采购、服务外包等）的招标采购管理活动，覆盖从需求提出到履约验收的全流程。旨在通过标准化操作规范，保证采购过程的公开、公平、公正，有效控制采购成本，防范合规风险，保障项目质量与进度。核心目标包括：明确各部门职责分工、规范关键节点操作、统一表单模板、强化过程监督与风险防控。二、招标采购全流程操作指引（一）需求提出与立项责任部门：项目部（或业务需求部门）操作内容：（1）根据项目规划或实际需求，编制《采购需求说明书》，明确采购标的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素；（2）组织内部评审（如技术、成本、法务等部门参与），保证需求描述准确、完整，无倾向性或排他性条款；（3）填写《采购立项申请表》，附《采购需求说明书》及相关支撑材料（如项目批复文件、成本测算表等），报部门负责人审核、分管领导审批。输出成果：《采购立项申请表》（审批完成）、《采购需求说明书》（最终版）。（二）招标方式确定责任部门：采购部（牵头）、项目部、财务部操作内容：（1）根据采购金额、项目性质及法律法规要求，确定招标方式：公开招标：预算金额达到规定标准（如国家或企业规定的公开招标限额）的项目，需通过公共资源交易平台或指定媒体发布招标公告；邀请招标：符合法定情形（如技术复杂、有特殊要求或受自然环境限制等），且预算金额未达到公开招标限额的项目，向3家及以上具备相应资质的潜在投标人发出投标邀请书；竞争性谈判/询价：紧急采购、零星采购或达到公开招标标准但仅有1-2家潜在供应商的情形，由采购部组织谈判或询价。（2）填写《招标方式审批表》，说明选择理由，报采购负责人及分管领导审批。输出成果：《招标方式审批表》（审批完成）。（三）招标文件编制与审核责任部门：采购部（牵头）、项目部、法务部操作内容：（1）根据采购需求及招标方式，编制招标文件，包含以下核心章节：投标邀请书（或招标公告）；投标人须知（包括项目概况、投标文件组成、投标保证金、开标/评标时间地点等）；采购需求及技术规范（详细描述标的物要求）；合同主要条款（付款方式、违约责任、争议解决等）；投标文件格式（如投标函、技术方案、报价清单等）。（2）组织法务部、项目部对招标文件进行合规性及技术参数审核，重点检查是否存在歧视性条款、是否与采购需求一致、法律风险是否可控；（3）审核通过后，报采购负责人最终审批。输出成果：《招标文件》（最终版，含审批记录）。（四）招标公告发布/投标邀请书发出责任部门：采购部操作内容：（1）公开招标项目：在法定媒介（如中国采购网、企业指定采购平台）发布招标公告，公告期不少于5个工作日，内容包括项目名称、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间等；（2）邀请招标项目：向选定潜在投标人发出《投标邀请书》，附招标文件及获取方式说明；（3）做好公告发布/邀请书发出的记录存档（如截图、回执等）。输出成果：招标公告发布记录/《投标邀请书》（发出凭证）。（五）潜在投标人获取文件与答疑责任部门：采购部操作内容：（1）为潜在投标人提供招标文件/领取服务，登记获取单位名称、联系人、联系方式等信息；（2）若投标人对招标文件有疑问，应在投标截止时间3日前以书面形式（或通过指定平台）提出，采购部应在2日内组织答疑，必要时发布补充文件（如需，需重新报审）；（3）答疑内容应以书面形式通知所有已获取招标文件的投标人，保证信息对称。输出成果：《招标文件获取登记表》、《答疑记录》（含补充文件如有）。（六）投标文件接收与开标责任部门：采购部（牵头）、监审部操作内容：（1）在投标截止时间前，接收投标人递交的投标文件，核对密封情况（如密封要求），填写《投标文件接收记录表》，由投标人代表签字确认；（2）投标截止时间后递交的文件，不予接收；（3）按招标文件规定的时间、地点组织开标，邀请所有投标人参加（或线上参与），由监审部人员监督；（4）当场宣读投标人名称、投标报价、工期/服务承诺等主要内容，记录《开标记录表》，由投标人代表、监审人员、采购人员共同签字确认。输出成果：《投标文件接收记录表》、《开标记录表》（签字版）。（七）评标与定标责任部门：评标委员会（组建）、采购部、监审部操作内容：（1）组建评标委员会：由采购人代表（项目部人员）及技术、经济专家组成，成员人数为5人及以上单数，其中专家人数不得少于总人数的2/3，专家从评标专家库中随机抽取；（2）评标过程：初步评审：检查投标文件是否实质性响应招标要求（如资格、技术参数、报价合理性等），剔除无效投标；详细评审：按招标文件规定的评标标准（如技术评分、商务评分、价格评分）进行打分，汇总得分；编制《评标报告》，说明评标过程、评审意见及推荐中标候选人（1-3名，按得分排序）。（3）定标：采购部将《评标报告》报定标小组（由企业领导及相关部门负责人组成），定标小组根据评标结果确定中标人。输出成果：《评标报告》（含专家评审表）、《定标审批表》（审批完成）。（八）中标公示与合同签订责任部门：采购部、项目部操作内容：（1）在法定媒介公示中标结果，公示期不少于3个工作日，公示内容包括中标人名称、中标金额、评标得分等；（2）公示无异议后，向中标人发出《中标通知书》，明确合同签订时间（自中标通知书发出之日起30日内）；（3）由项目部牵头，与中标人协商合同条款，经法务部审核后，双方签字盖章，合同生效。输出成果：《中标通知书》、《采购合同》（签字盖章版）。（九）履约验收与归档责任部门：项目部（牵头）、采购部、财务部、监审部操作内容：（1）履约管理：项目部按合同约定监督供应商履约，定期检查进度、质量，对不符合要求的及时提出整改；（2）验收准备：项目完成后，项目部组织相关部门（技术、质量、采购等）制定验收方案，明确验收标准、方法及人员；（3）现场验收：对照合同及采购需求，对标的物数量、质量、服务等进行全面检查，填写《履约验收表》，由验收组及供应商代表签字确认；（4）付款结算：财务部凭《验收表》、发票、合同等办理付款手续；（5）资料归档：采购部整理全过程资料（立项、招标文件、投标文件、评标报告、合同、验收表等），按企业档案管理规定归档保存。输出成果：《履约验收表》、《付款审批单》、《采购项目档案》（完整版）。三、常用表单模板（一）采购立项申请表项目名称项目编号需求部门采购标的预算金额采购理由（简要说明项目背景及采购必要性）采购需求摘要（名称、规格、数量、技术参数、交付时间等）附件清单（如项目批复、技术规格书等）部门负责人意见签字：_________日期：______分管领导意见签字：_________日期：______（二）招标文件审批表招标项目名称招标编号招标方式编制部门采购部编制人审核意见技术审核（项目部）：_________法务审核：_________成本审核（财务部）：_________采购负责人意见签字：_________日期：______分管领导意见签字：_________日期：______（三）评标报告项目名称招标编号评标时间评标地点评标委员会成员（姓名、单位、专业、签字）投标人名单（按递交顺序列出名称及报价）初步评审结果（有效投标人名单及说明）详细评审得分（表格：投标人、技术分、商务分、价格分、总分）推荐中标候选人1.第一名：_________（得分：______）2.第二名：_________（得分：______）3.第三名：_________（得分：______）评标委员会意见（说明推荐理由及特殊情况）评标委员会签字（全体成员签字）日期：______（四）履约验收表项目名称合同编号验收日期验收地点供应商名称验收小组成员（项目部、技术、采购等人员签字）验收内容（对照合同逐项列出：数量、质量、技术参数、服务标准等）验收标准（合同约定标准/技术规范）验收结果（合格/不合格，不合格需说明整改内容及期限）供应商确认签字：_________（盖章）日期：______验收小组意见负责人签字：_________日期：______四、风险防控与合规要点（一）需求描述规范采购需求应基于项目实际需要，技术参数、功能指标应客观、量化，避免使用“品牌唯一”“特定型号”等倾向性表述，保证潜在投标人公平竞争；涉及专利、专有技术的，需提供合法依据并说明理由，经分管领导审批后纳入需求文件。（二）招标文件合规性严禁设置与项目无关的资格门槛（如非必要的注册资本、业绩要求等）；评标标准应量化、可操作，技术分、商务分、价格分的权重设置需符合项目特点，不得随意倾斜；合同条款需与招标文件一致，付款方式、违约责任等应明确，避免模糊表述。（三）评标过程保密评标专家名单在中标结果前需严格保密，评标过程应在独立场所进行，无关人员不得进入；评标委员会成员需客观独立评审，不得私下接触投标人或泄露评审信息，与投标人存在利害关系的应主动回避。（四）廉洁与纪律要求参与招标采购的人员需遵守廉洁从业规定，不得收受供应商礼品、