高校学生档案管理操作指南

高校学生档案管理操作指南学生档案是记录个人学业成长、奖惩经历、政治面貌及就业轨迹的核心载体，贯穿升学、求职、考公等关键人生节点。规范的档案管理既能保障个人权益，也为高校人才培养与社会人才选拔提供可靠依据。本指南结合高校档案管理实务，从建档、日常维护到转递归档，梳理全流程操作要点，供高校档案工作者及学生参考。一、档案管理的核心认知高校学生档案以一人一档为原则，内容涵盖四大类核心材料：学籍类：录取名册、成绩单、学籍异动（转学、休学、复学）记录、毕业论文（设计）等；奖惩类：奖学金、荣誉称号、违纪处分、学术成果获奖等材料；党团类：入党（团）志愿书、思想汇报、转正材料、组织关系证明等；就业类：就业协议书、派遣证、升学录取通知、留学相关证明等。管理需遵循“四性”原则：真实性：材料需经组织审核，杜绝伪造、篡改；完整性：入学至毕业全周期材料应无缺失；保密性：仅限授权人员依规查阅，严禁个人私自接触；规范性：材料格式、装订、转递需符合《高等学校档案管理办法》要求。二、建档与材料补充流程（一）新生建档：从“接收”到“入档”的闭环1.材料收集新生需提交高考录取通知书、高中学籍档案（由毕业中学密封寄送或个人持档（部分地区允许））、体检表（含高考体检及入学复检）、党团组织关系证明（团员证、党员介绍信）等材料。若为专升本、研究生新生，还需附加专科/本科阶段档案。2.审核校验档案馆（或院系）需核查：档案袋是否密封完好，有无拆封痕迹；材料清单是否与录取类型匹配（如艺术类、体育类需附加专业测试成绩）；关键材料（如学籍表、奖惩记录）是否完整。发现缺失需立即联系学生或原毕业学校补正。3.系统录入与归档将档案信息（姓名、学号、入学年份、材料清单）录入学校档案管理系统，生成电子索引；纸质档案按“年级+专业+班级”分类，存入专用档案柜，柜内放置防潮剂、防虫药，定期检查温湿度（建议温度14-24℃，湿度45%-60%）。（二）在校生档案补充：动态更新的“全周期管理”在校期间，凡涉及学业、奖惩、党团、就业的材料，需“个人提交—院系初审—档案馆复核—入档”四步流程：学业类：学期成绩单、学业预警通知、毕业资格审核表等，由教务处定期移交；奖惩类：获奖证书（校级及以上）、处分决定书，需个人提交复印件（验原件），经院系盖章确认后入档；党团类：思想汇报、转正决议、组织关系变动证明，由党团组织指定专人移交；实习就业类：实习鉴定表、就业意向书（毕业年级），需本人签字、单位盖章后提交。三、日常管理：保管、查阅与维护（一）档案保管：安全与合规并重场所要求：档案库房需独立设置，配备防火（烟感报警器、灭火器）、防潮（除湿机）、防虫（樟木箱、防虫剂）、防盗（门禁、监控）设备；电子档案需存储于加密服务器，定期备份（至少每月一次），并与“国家教育档案管理平台”数据互通（部分高校已实现）。保管方式：纸质档案按“年度—院系—年级”编号，存于带锁档案柜；电子档案建立“一人一文件夹”，命名规则为“学号_姓名”，包含材料扫描件、录入信息表。（二）查阅与借阅：权责清晰的“双轨制”查阅：仅限因公需求（如就业推荐、政审、学历认证），需填写《档案查阅申请表》，经院系或就业指导中心审批后，在档案馆指定场所查阅，严禁拍照、涂改、抽取材料。借阅：特殊情况（如司法取证、出国公证）需借阅纸质档案的，需出具院系公函+个人身份证，明确借阅期限（一般不超过7天），归还时需检查档案完整性，如有破损需按《档案法》相关规定赔偿。（三）信息更新：毕业季与学籍变动的“关键节点”毕业季：需同步更新就业协议书（含单位盖章）、派遣证（报到证）、升学录取通知书（研究生、博士）、留学offer（附学历认证材料）等；学籍变动：转学、休学、复学、退学等情况，需补充《学籍异动审批表》、相关证明材料，确保档案与学籍系统信息一致。四、档案转递与毕业归档（一）转递情形与合规要求学生毕业、退学、转学或出国时，档案需“定向转递”，禁止个人自带（特殊情况需经省级教育主管部门批准）。转递方向包括：就业单位（国有企事业单位、机关）；户籍地/就业地人才服务中心（民营企业、外资企业就业者）；升学院校（研究生、博士录取）；留学服务中心（出国深造者，需附加留学证明）。（二）转递流程：“核对—密封—寄送—跟踪”四步走1.信息核对：毕业前1个月，档案馆联合院系，逐项核对档案材料（重点检查就业协议、成绩单、奖惩记录），确保“一人一档、一档一清单”。2.密封与邮寄：档案经审核后，装入专用档案袋（贴密封条、盖骑缝章），填写《档案转递通知单》（含接收单位名称、地址、联系人），通过机要交通（党政机关、国企）或邮政EMS（档案专用通道）寄送，严禁使用民营快递。3.物流跟踪：寄送后，需留存快递单号，定期查询签收状态；若超过15天未签收，需联系接收方查明原因，必要时重新寄送。（三）毕业归档的“最后一公里”毕业档案需包含完整学业轨迹（从入学到毕业的所有学籍材料）、奖惩全记录（无遗漏的荣誉与处分）、就业/升学证明（与毕业去向一致）。归档前，需由院系辅导员、档案馆员、就业指导老师三方签字确认，确保“材料无缺失、信息无错误、转递无延误”。五、常见问题及应对策略（一）档案材料缺失：“溯源+补正”高中学籍档案缺失：联系原毕业中学，补办《学籍登记表》《毕业生登记表》等，由学校盖章后密封；在校材料缺失：如成绩单丢失，可到教务处打印“成绩证明”（盖鲜章）；获奖证书丢失，可到院系或校团委开具“获奖证明”，附颁奖文件复印件。（二）档案转递丢失：“紧急处置四步法”1.立即联系寄送方（学校档案馆），获取快递单号、寄送凭证；2.联系接收方（人才中心/单位），查询内部签收记录；3.若确认丢失，学校需重新整理档案（复制成绩单、奖惩材料等），经审核后再次转递；4.必要时，由学校出具《档案遗失证明》，附材料清单，供个人办理相关手续（如考公、落户）。（三）档案拆封：“严禁个人操作，依规处理”个人私自拆封档案的，需立即联系学校档案馆，由专人检查材料完整性（是否有涂改、替换）。若材料无变动，档案馆重新密封并盖骑缝章；若有篡改嫌疑，需启动材料核验程序（联系原出具