学校培训采购管理制度

PAGE学校培训采购管理制度一、总则1.目的为规范学校培训采购活动，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证培训所需物资和服务的质量，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于学校各类培训项目所需的设备、教材、服务等采购活动，包括但不限于硬件设备采购、软件采购、培训课程采购、办公用品采购、场地租赁等。3.采购原则（1）合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。（2）效益性原则：在满足培训需求的前提下，充分考虑采购成本和效益，追求性价比最优。（3）公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校内部监督及相关部门监管。（4）公平竞争原则：鼓励供应商公平参与竞争，保障各供应商平等的权利和机会。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式及采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。2.采购执行部门学校指定专门的部门（如采购管理部门或相关职能部门）作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：（1）根据培训需求编制采购计划，明确采购项目、规格、数量、预算等内容。（2）收集供应商信息，建立供应商库，对供应商进行资格审查和评估。（3）组织采购活动，包括招标、谈判、询价等采购方式的具体操作。（4）起草采购合同，组织合同签订及履行过程中的协调工作。（5）整理和归档采购文件，包括采购申请、采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、合同等资料。3.需求部门各培训项目的需求部门负责提出培训采购需求，配合采购执行部门进行采购前期调研、技术参数确定、验收等工作。具体职责如下：（1）根据培训教学大纲和实际需求，详细描述所需采购物资或服务的规格、性能、质量要求等。（2）参与供应商的考察和评估工作，提供专业意见和建议。（3）负责采购项目的验收工作，确保采购物资或服务符合培训需求。三、采购预算管理1.预算编制采购执行部门应根据培训计划和需求预测，结合学校财务预算安排，编制年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格、数量、预计采购金额等内容，并按项目和类别进行分类汇总。在编制采购预算时，应充分考虑培训项目的发展规划、市场价格波动等因素，确保预算的科学性和合理性。同时，采购预算应与学校整体财务预算相衔接，避免出现预算缺口或超预算采购情况。2.预算审批采购预算编制完成后，应提交学校采购领导小组进行审批。采购领导小组应根据学校发展战略、财务状况及培训需求等因素，对采购预算进行全面审查和评估，确保预算符合学校整体利益和发展要求。经审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。3.预算执行与监控采购执行部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购支出不超出预算范围。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。对于超预算采购项目，采购执行部门应提前向采购领导小组提交书面报告，说明超预算原因及拟采取的解决措施，经批准后方可实施采购。四、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。具有下列情形之一的货物或服务采购，应当采用公开招标方式：（1）采购金额达到学校规定的公开招标限额标准以上的。（2）采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。（3）非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。公开招标应按照以下程序进行：（1）采购执行部门发布招标公告，公告应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（2）发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等实质性内容。（3）组织开标、评标活动，开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购人或其委托的招标代理机构主持，所有投标人应参加。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（4）确定中标供应商，评标委员会根据评标结果推荐中标候选人，采购人根据评标委员会的推荐确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（5）签订采购合同，中标供应商应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和投标文件与采购人签订采购合同。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或服务采购，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。邀请招标的程序与公开招标基本相同，但其在招标公告发布、供应商选择范围等方面有所不同。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或服务采购，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：（1）成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（2）制定谈判文件，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。（3）确定邀请参加谈判的供应商名单，谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。（4）谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。（5）确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物或服务采购，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购执行部门应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由报学校采购领导小组批准。批准后，采购执行部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价程序如下：（1）成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（2）确定被询价的供应商名单，询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。（3）询价，询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。（4）确定成交供应商，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购流程1.采购申请需求部门根据培训教学计划和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交至采购执行部门。采购申请表应经需求部门负责人签字确认。2.采购审批采购执行部门收到采购申请后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。审核通过后，将采购申请提交学校采购领导小组进行审批。采购领导小组根据学校相关规定和实际情况，对采购申请进行审批，批准后方可进入采购程序。3.采购实施采购执行部门根据批准后的采购申请，按照选定的采购方式组织采购活动。（1）对于公开招标、邀请招标项目，采购执行部门应发布招标公告或投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作。（2）对于竞争性谈判项目，采购执行部门应成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请参加谈判的供应商名单，组织谈判并确定成交供应商。（3）对于单一来源采购项目，采购执行部门应将采购项目信息和单一来源采购理由报学校采购领导小组批准，然后与单一供应商进行谈判并签订采购合同。（4）对于询价项目，采购执行部门应成立询价小组，确定被询价的供应商名单，组织询价并确定成交供应商。在采购实施过程中，采购执行部门应严格按照采购程序和相关法律法规要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。同时，应及时与供应商沟通协调，掌握采购进度，解决采购过程中出现的问题。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应起草采购合同，合同内容应包括采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同应经学校法律顾问审核，确保合同条款合法合规。采购合同经双方签字盖章后生效。采购执行部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。5.采购验收采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。对于技术复杂或专业性较强的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。验收过程中发现的问题，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商未能按时解决问题，采购执行部门可按照合同约定追究供应商的违约责任。6.付款结算财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购项目的付款申请。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。付款结算时，应严格遵守学校财务管理制度和相关法律法规要求，确保资金支付安全、合规。六、供应商管理1.供应商准入采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入流程。供应商应具备以下基本条件：（1）具有独立承担民事责任的能力。（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。（5）参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。供应商准入流程如下：（1）供应商向采购执行部门提交准入申请，申请材料应包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明等相关资料。（2）采购执行部门对供应商提交的申请材料进行初审，初审合格后，组织相关人员对供应商进行实地考察，考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等方面。（3）采购执行部门根据初审和实地考察情况，对供应商进行综合评估，评估合格的供应商纳入学校供应商库。2.供应商评价与考核采购执行部门应定期对供应商进行评价与考核，评价与考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。评价与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。采购执行部门应根据供应商评价与考核结果，对供应商采取相应的管理措施。对于评价结果为优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于评价结果为不合格的供应商，应暂停或取消其合作资格，并及时清理出供应商库。3.供应商淘汰与更新对于出现下列情形之一的供应商，采购执行部门应及时将其淘汰出供应商库，并更新供应商信息：（1）提供的产品或服务质量不符合合同要求，经整改后仍不能满足要求的。（2）出现重大违约行为，给学校造成经济损失或不良影响的。（3）经营状况恶化，无法正常履行合同的。（4）其他不符合供应商准入条件或学校合作要求的情形。采购执行部门应定期对供应商库进行清理和更新，引入新的优质供应商，确保供应商库的动态管理和优化。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对识别出的采购风险，应制定相应的风险应对措施：（1）市场价格波动风险：建立价格监测机制，关注市场价格动态，合理安排采购时间和数量，采用套期保值等金融工具进行价格风险管理。（2）供应商违约风险：加强对