培训学校公章管理制度

PAGE培训学校公章管理制度一、总则（一）目的为加强培训学校公章管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护学校的正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于培训学校各部门及全体员工在工作中涉及使用公章的相关事宜。（三）定义1.公章：指培训学校经登记备案，具有法律效力，代表学校行使职权的各类印章，包括学校公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等。2.用印：指在文件、资料、报表、合同、协议等书面材料上加盖公章的行为。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.学校公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等的刻制，须经学校法定代表人批准后，由学校指定专人负责办理。2.刻制公章时，应选择具有资质的正规印章制作单位，确保印章质量符合国家相关标准和规定。3.新刻制的公章应及时在公安机关进行备案登记，并留存印章印模。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，应在学校内部进行公示，明确告知全体员工公章的启用时间、使用范围和管理规定等。2.启用公章时，应由学校法定代表人或其授权代表在印章启用登记表上签字确认，并注明启用日期。3.公章启用后，应及时将印章印模分发给相关部门和人员，并做好印章交接记录。（三）公章的废止1.因学校名称变更、机构撤销、印章损坏等原因需要废止公章时，应及时向公安机关办理注销备案手续。2.废止的公章应妥善保管，不得随意丢弃或销毁。如需销毁，应按照学校档案管理规定进行登记，并由专人负责监销。3.公章废止后，应及时通知学校各部门和相关人员，停止使用该公章。三、公章的保管（一）保管原则1.公章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保公章安全。2.公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，不得在空白纸张、合同等文件上加盖公章。（二）保管地点1.学校公章应存放于学校办公室的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章存放安全。2.财务专用章、合同专用章等应分别由财务部门和合同管理部门指定专人负责保管，存放于各自部门的保险柜或专门的印章保管箱内。（三）保管要求1.公章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏或遗失，应及时报告学校领导，并采取相应的措施进行处理。2.公章保管人员应妥善保管印章使用记录，包括用印时间、用印文件名称、用印人等信息，以备查阅。3.公章保管人员如因工作调动、离职等原因需要更换时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。四、公章的使用（一）使用范围1.学校公章适用于学校对外签订合同、协议、文件、报表等具有法律效力的书面材料；对内发布重要通知、决定、决议等文件；办理各类资质证书、许可证等相关手续；以及其他需要加盖公章的事项。2.法定代表人章适用于以学校法定代表人名义签署的文件、合同、协议等。3.财务专用章适用于学校财务收支、资金结算、票据开具等相关业务。4.合同专用章适用于学校对外签订的各类合同、协议等。（二）使用流程1.申请：用印人应填写《培训学校公章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印时间等信息，并签字确认。2.审批：一般性文件、报表等用印，由部门负责人审核签字后，报学校办公室主任审批。涉及学校重大事项、合同协议等用印，由部门负责人审核签字后，报学校分管领导审批，必要时需经学校法定代表人审批。3.用印：经审批同意后，用印人持《培训学校公章使用申请表》到公章保管人员处办理用印手续。公章保管人员应认真核对用印申请表内容与用印文件是否一致，无误后方可用印。4.登记：用印完毕后，公章保管人员应在《培训学校公章使用登记簿》上详细记录用印时间、用印文件名称、用印人、审批人等信息，并由用印人签字确认。（三）使用要求1.用印文件应内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、合同等文件上加盖公章。2.用印文件应使用黑色或蓝色墨水钢笔、签字笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔填写。3.用印位置应准确、清晰，不得模糊、重叠或骑缝加盖。4.如需在多页文件上加盖公章，应逐页加盖，并确保各页公章位置一致。五、特殊情况用印规定（一）紧急情况用印1.在紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程办理用印手续时，用印人应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.紧急情况用印后，用印人应在《培训学校公章使用申请表》上注明紧急情况说明，并由相关领导签字确认。公章保管人员应在《培训学校公章使用登记簿》上详细记录紧急情况用印的相关信息。（二）异地用印1.因工作需要在异地使用公章时，应由用印人提前向学校办公室提出申请，并说明异地用印的原因、时间、地点等信息。2.经学校办公室主任审核，报学校分管领导审批同意后，用印人可将用印文件邮寄或传真至异地指定人员，并告知其在当地具有资质的公证机构或律师事务所进行见证用印。3.异地用印完成后，用印人应及时将用印文件复印件及见证材料寄回学校办公室备案。六、监督与检查（一）监督机制1.学校办公室负责对公章使用情况进行日常监督检查，定期对《培训学校公章使用登记簿》进行核对，确保用印记录准确、完整。2.学校财务部门负责对财务专用章的使用情况进行监督检查，定期对财务收支、资金结算等相关业务进行审计，确保财务专用章使用规范、安全。3.学校合同管理部门负责对合同专用章的使用情况进行监督检查，定期对合同签订、履行等情况进行审查，确保合同专用章使用合法、有效。(二)检查内容1.公章保管是否安全，是否存在遗失、损坏等情况。2.公章使用是否符合规定的范围和流程，是否存在未经审批擅自用印的情况。3.用印文件是否真实、合法、有效，是否存在虚假用印的情况。4.用印记录是否完整、准确，是否存在漏记、错记等情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，学校将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。2.因公章保管不善导致印章遗失、损坏或被盗用的，保管人员应及时报告学校领导，并采取相应的措施进行处理。如因保管人员