线上培训档案管理制度

PAGE线上培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司线上培训档案的管理，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作的开展、员工职业发展以及公司整体运营提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的所有线上培训活动所涉及的档案管理，包括但不限于培训课程资料、学员学习记录、培训效果评估等相关档案。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实记录培训过程和结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖线上培训活动的各个环节，保证档案资料的全面性和系统性。3.保密性原则：对涉及公司机密、员工个人隐私的培训档案信息予以严格保密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、存储和保管。二、培训档案的分类与内容（一）培训课程档案1.课程基本信息课程名称、编号、所属类别、培训目标、培训对象。课程大纲、教学计划、培训时长、培训方式（直播、录播等）。2.课程资源线上培训平台链接、相关教材、课件、视频资料、电子文档等。课程讲师信息，包括姓名、简介、资质证书、联系方式等。3.课程开发与更新记录课程开发过程中的需求调研、设计文档、审核记录。课程更新的内容、时间、原因及相关审批文件。（二）学员培训档案1.学员基本信息学员姓名、部门、岗位、入职时间、联系方式。学员参加线上培训的报名记录，包括报名时间、课程名称等。2.学习记录学员登录线上培训平台的学习时长、学习进度、学习轨迹（如观看视频次数、章节完成情况等）。学员在培训过程中的互动记录，如提问、回答问题、参与讨论等情况。3.考核与成绩线上培训的考核方式、考核题目、考核时间。学员的考核成绩、成绩评定标准及相关证明材料。补考记录，包括补考时间、补考成绩等。（三）培训效果评估档案1.培训前评估培训需求调查问卷、分析报告，明确学员培训前的知识、技能水平和培训期望。2.培训中评估定期收集学员对培训内容、讲师授课、培训方式等方面的反馈意见和建议。培训过程中的阶段性测试成绩及分析，了解学员对知识的掌握情况。3.培训后评估培训结束后的综合评估报告，包括学员对培训整体满意度调查结果、培训目标达成情况分析。培训对学员工作绩效提升的评估数据，如工作效率提高、工作质量改善等方面的具体事例和数据支持。培训对公司业务发展影响的评估，如团队协作能力提升、业务指标增长等相关分析。（四）培训管理档案1.培训计划与预算年度、季度、月度线上培训计划，包括培训课程安排、培训时间、培训对象等。培训预算编制、执行情况报告，记录培训费用的支出明细和使用效果评估。2.培训组织与实施记录培训通知、培训组织流程文档，确保培训活动的顺利开展。培训过程中的突发事件处理记录，如技术故障、学员异常情况等。3.培训合同与协议与外部培训机构、讲师签订的培训合同、合作协议等相关文件。合同执行情况的跟踪记录，包括费用支付、服务提供等方面的监督和管理。三、培训档案的收集与整理（一）收集要求1.培训课程档案由课程开发部门或相关负责人在课程开发完成后及时收集整理，并提交至档案管理部门。2.学员培训档案由培训管理部门负责在培训过程中及结束后，按照规定的内容要求，及时收集学员的各项学习记录、考核成绩等资料。3.培训效果评估档案由培训管理部门组织相关人员在培训前、中、后分别进行评估，并将评估结果和相关资料整理归档。4.培训管理档案由培训管理部门负责定期收集各类培训计划、预算、组织实施记录、合同协议等文件，并进行分类整理。（二）整理方法1.按照培训档案的分类标准，对收集到的各类档案资料进行分类。2.对每份档案资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性，便于查询和管理。3.对档案资料进行排序，如按照时间顺序、课程类别等进行排列，使档案资料层次分明。4.编制档案目录，详细列出各类档案的名称、编号、日期、保管期限等信息，方便查阅和检索。四、培训档案的存储与保管（一）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子档案存储于公司内部的服务器或云存储平台，按照分类目录进行文件夹结构设置，确保文件存储规范、便于查找。2.纸质档案应进行装订成册，并在封面标注档案名称、编号、日期等信息，存放于专门的档案柜中。（二）保管期限1.培训课程档案中的课程基本信息、课程资源等长期保存；课程开发与更新记录保存至课程停止使用后[X]年。2.学员培训档案保存至学员离职后[X]年。3.培训效果评估档案中的培训前评估资料保存至下次相关培训前；培训中评估资料保存至培训结束；培训后评估资料长期保存。4.培训管理档案中的培训计划与预算保存至相应计划执行完毕后[X]年；培训组织与实施记录、培训合同与协议等长期保存。（三）保管要求1.档案管理部门应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储于不同的介质和地点，并定期进行检查和恢复测试。2.纸质档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中，档案柜应定期进行清洁和检查，确保档案的完整性和可读性。3.严格限制档案的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅、借阅和使用培训档案。档案管理人员应做好档案查阅、借阅记录，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。五、培训档案的查阅与借阅（一）查阅流程1.内部员工因工作需要查阅培训档案，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，申请人将申请表提交至档案管理部门。档案管理人员根据申请表的内容，为申请人提供相应的档案资料，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。（二）借阅流程1.因特殊原因需要借阅培训档案的，借阅人应填写《培训档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门根据审批意见，为借阅人提供相应档案资料，并与借阅人签订《培训档案借阅协议》，明确借阅人的权利和义务，以及归还时间、保密责任等事项。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自复制、涂改、转借或泄露档案内容。借阅期限届满后，应按时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。六、培训档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、员工个人隐私等敏感信息的培训档案，档案管理人员应严格保密，采取加密存储、限制访问权限等措施，防止信息泄露。2.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应对查阅人、借阅人的行为进行监督，确保档案信息不被非法获取或传播。3.与档案管理相关的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，如有违反保密规定的行为，将依法追究其责任。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案存储场所的安全防范，安装必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施设备。2.定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。对存在安全问题的档案，应及时采取措施进行修复或处理，确保档案的安全性和完整性。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，确保在发生突发事件时能够迅速、有效地保护档案资料。七、培训档案的销毁（一）销毁条件1.培训档案保管期限届满，且已无保存价值的，可按照规定进行销毁。2.因公司业务调整、培训课程停办等原因，导致相关培训档案不再需要的，经档案管理部门审核、公司领导批准后，可予以销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门提出培训档案销毁申请，填写《培训档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经档案管理部门负责人、公司分管领导审批同意后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁工作应指定专人负