校外培训退费管理制度

PAGE校外培训退费管理制度一、总则1.目的为规范校外培训机构退费行为，维护学员及家长的合法权益，保障校外培训市场的健康有序发展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于本校外培训机构（以下简称“机构”）所开展的各类培训课程及相关服务的退费管理。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规及教育、市场监管等相关部门的规定，确保退费管理合法合规。公平公正原则：对待所有学员一视同仁，按照统一标准和流程处理退费事宜，保障学员及家长的公平权益。透明公开原则：退费政策、流程及相关信息应向学员及家长充分公开，确保其知情权。及时高效原则：在规定时间内完成退费审核与操作，提高服务效率，减少学员及家长等待时间。二、退费政策1.正常退费情形因机构自身原因（如课程取消、教师变动导致无法正常授课等）造成培训无法继续进行的，机构应全额退还学员已缴纳费用，并按照同期银行活期存款利率支付利息。学员因不可抗力因素（如重大疾病、移民等）无法继续参加培训的，经机构核实后，根据已完成课程进度，扣除相应费用后退还剩余款项。已完成课程费用按照以下方式计算：已完成课程费用=（总课程费用÷总课程时长）×已完成课程时长。在课程开课前，学员提出退费申请的，机构应全额退还学员已缴纳费用。2.特殊退费情形学员在培训过程中因个人原因要求退费的，应按照以下标准执行：开课后1周内退费的，扣除已完成课程费用（计算方式同不可抗力因素下已完成课程费用计算）及10%的手续费后退还剩余款项。开课后1周以上至1个月内退费的，扣除已完成课程费用及20%的手续费后退还剩余款项。开课后1个月以上至2个月内退费的，扣除已完成课程费用及30%的手续费后退还剩余款项。开课后2个月以上至课程结束前1周内退费的，扣除已完成课程费用及40%的手续费后退还剩余款项。课程结束后提出退费申请的，不予办理退费。若学员存在严重违反机构规章制度、扰乱教学秩序等行为，机构有权视情节轻重决定是否退费及退费比例。三、退费申请与受理1.申请方式学员及家长可通过以下方式提出退费申请：线上申请：登录机构官方网站或指定APP，在退费申请模块中填写相关信息并提交。线下申请：前往机构前台，领取退费申请表，填写后提交。2.申请材料退费申请表，需详细填写学员姓名、联系方式、课程名称、缴费金额、退费原因等信息。学员身份证明材料（如身份证、户口本等）复印件。缴费凭证（如发票、收据等）原件。因不可抗力因素退费的，需提供相关证明材料（如医院诊断证明、移民文件等）。3.受理时间与地点受理时间：周一至周五，上午[具体时间区间1]，下午[具体时间区间2]。受理地点：机构前台或指定的退费申请受理窗口。4.受理流程工作人员收到退费申请后，应首先核对申请材料是否齐全、完整。如材料不全，应一次性告知申请人需补充的材料。对符合受理条件的申请，工作人员应在申请表上加盖受理章，并注明受理日期。将受理后的申请材料按照退费原因及课程类型进行分类整理，移交至退费审核部门。四、退费审核1.审核部门与人员设立专门的退费审核小组，成员包括财务人员、教学管理人员及法务人员。2.审核标准与流程财务人员负责核对学员缴费记录及退费金额计算的准确性。教学管理人员根据课程进度记录，核实已完成课程时长及相应费用计算是否正确。法务人员审查退费申请是否符合法律法规及本制度规定，确保整个退费过程合法合规。审核小组应在收到申请材料后的[X]个工作日内完成审核工作。经审核无误的，签署审核通过意见；如发现问题，应及时与申请人沟通，要求其补充材料或作出说明，并在沟通后的[X]个工作日内再次进行审核。3.审核结果通知审核通过的，由财务人员负责在审核通过后的[X]个工作日内，将退费金额及预计到账时间以短信或电话方式通知申请人。审核不通过的，应向申请人出具书面通知，详细说明不通过的原因及依据，并告知申请人如有异议可在接到通知后的[X]个工作日内提出申诉。五、退费操作1.退费方式退费金额在[X]元以下的，可通过微信、支付宝等第三方支付平台直接转账至申请人账户。退费金额在[X]元以上的，原则上通过银行转账方式支付至申请人提供的银行账户。如因特殊情况无法通过银行转账的，需申请人书面说明原因并签字确认后，可采用其他安全可靠的支付方式。2.操作流程财务人员根据审核通过的退费金额及支付方式，在财务系统中进行相应操作。对于通过银行转账退费的，财务人员应准确填写转账信息，包括收款人姓名、账号、开户行等，并在转账完成后及时将转账凭证复印件交至档案管理部门存档。对于通过第三方支付平台退费的，财务人员应按照平台操作流程完成转账，并留存转账记录截图作为凭证。3.到账时间通过第三方支付平台退费的，一般应在操作完成后的[X]个工作日内到账。如遇支付平台故障或其他特殊情况导致延迟到账的，财务人员应及时向申请人说明情况。通过银行转账退费的，一般应在操作完成后的[X]个工作日内到账。如因银行原因导致延迟到账的，财务人员应及时与银行沟通协调，并向申请人说明预计到账时间。六、档案管理1.档案内容退费申请表及相关申请材料。审核过程中涉及的沟通记录、补充材料等。退费操作的转账凭证、记录截图等。2.档案整理与归档每月定期对当月的退费档案进行整理，按照退费申请时间顺序进行编号。将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标注退费申请时间段、档案数量等信息。档案管理人员应将归档后的档案存放在专门的档案柜中，确保档案存放安全、有序，便于查询和调阅。3.档案保存期限退费档案应保存[X]年，以备后续查询、审计及可能出现的纠纷处理等需要。在保存期限届满后，经机构负责人批准，按照相关档案销毁规定进行销毁处理，并做好销毁记录。七、监督与投诉处理1.内部监督机构内部设立专门的监督岗位，定期对退费管理工作进行检查，重点检查退费政策执行情况、审核流程规范性、退费操作准确性等。对发现的问题及时进行整改，并将整改情况记录在案。对违规操作的相关责任人，按照机构内部规定进行严肃处理。2.外部监督积极配合教育、市场监管等相关部门的监督检查，如实提供退费管理工作的相关资料和信息。对于部门提出的意见和建议，认真研究并及时整改落实，不断完善退费管理制度。3.投诉处理设立专门的投诉渠道，包括投诉电话、邮箱等，并在机构官网及培训场所显著位置公布。接到投诉后，应在[X]个工作日内与投诉人取得联系，了解投诉详情，并按照投诉处理流程进行调查处理。对于投诉事项，应在[X]个工作日内给予投诉人明确