2026年生物科技服务公司印章使用管理制度

2026年生物科技服务公司印章使用管理制度一、总则（一）目的与依据为规范公司印章的刻制、备案、保管、使用、交接及销毁等全流程管理，明确各环节责任，防范印章使用风险，保障公司合法权益与经营活动的有序开展，依据《中华人民共和国印章管理办法》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司生物科技服务行业特性（核心业务含生物检测、技术研发、实验室服务等，印章使用聚焦科研项目申报、检测报告出具、技术合作协议等关键场景）及生产经营实际，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类印章的全生命周期管理及所有涉及印章使用的活动，涵盖公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、研发项目专用章、检测报告专用章等各类印章。公司全体员工（含管理人员、业务人员、行政人员等）、各职能部门及分支机构，在涉及印章刻制、保管、使用等相关工作时，均需严格遵守本制度规定。（三）基本原则依法合规原则：严格遵循国家相关法律法规及行业监管要求，规范印章刻制、备案及使用流程，确保印章管理活动合法合规。权责明晰原则：明确各部门及岗位在印章管理中的职责，做到印章刻制有审批、保管有专人、使用有登记、交接有记录、销毁有流程。安全保密原则：建立严格的印章安全保管机制，防范印章丢失、被盗用、伪造等风险；对印章使用涉及的公司商业秘密、研发数据、客户信息等核心信息严格保密。规范高效原则：在保障印章使用安全的前提下，优化印章使用审批流程，提升印章使用效率，满足公司经营管理及科研业务开展的需求。全程追溯原则：对印章刻制、保管、使用、交接、销毁等全流程进行记录，确保每一项印章使用行为均可追溯到具体责任人。（四）核心定义本制度所指印章，是指公司依法刻制的，用于证明公司身份、体现公司意志、开展经营管理活动的各类印章，包括但不限于公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、研发项目专用章、检测报告专用章、部门专用章等。印章全生命周期管理，是指对印章从刻制申请、审批、刻制、备案、保管、使用、交接、年检、废止到销毁的全过程管理。二、组织架构与职责体系（一）印章管理领导小组公司成立印章管理领导小组，作为印章管理工作的最高决策机构，由总经理担任组长，分管行政工作的副总经理担任副组长，成员包括行政部、财务部、法务部、技术部、合规部等部门负责人。主要职责包括：审定印章使用管理制度及相关流程规范；审批各类印章的刻制、废止及销毁申请；协调解决印章管理过程中的重大问题；监督检查本制度的执行情况；组织开展印章管理工作的复盘总结及奖惩决策。（二）牵头部门职责行政部作为印章管理的牵头部门，主要职责包括：牵头制定与修订本制度及印章管理相关的操作细则；统筹协调印章全生命周期管理工作，负责印章刻制、备案、年检、废止、销毁的组织实施；建立并维护公司印章管理台账，记录印章相关全流程信息；监督各部门印章保管及使用情况；组织开展印章管理相关的培训工作；负责印章使用争议的协调处理。（三）协同部门职责财务部：负责财务专用章、发票专用章等财务类印章的日常保管与使用；制定财务类印章的具体使用规范；配合行政部开展财务类印章的刻制、备案、年检及销毁工作；对涉及财务类印章的使用申请进行审核。法务部：负责对印章使用涉及的合同、协议、法律文书等文件进行合法性审核；为印章管理工作提供法律支持；参与印章管理重大问题的决策；对印章使用过程中的法律风险进行评估与防控。技术部：负责研发项目专用章、技术文件专用章等技术类印章的日常保管与使用；制定技术类印章的具体使用规范；配合行政部开展技术类印章的刻制、备案及销毁工作；对涉及技术类印章的使用申请进行审核。合规部：负责对印章使用涉及的生物安全、数据安全、行业合规等相关文件进行合规审核；监督印章使用过程中的合规性；配合行政部开展印章管理的监督检查工作。各业务部门：负责本部门专用章的日常保管与使用；严格按照本制度规定提交印章使用申请；配合行政部开展本部门专用章的相关管理工作；加强本部门人员的印章使用安全意识培训。（四）各核心岗位责任印章管理员：由各部门指定专人担任，负责印章的日常保管，确保印章存放于专用保险柜或安全保管柜中，严禁随意摆放；严格按照审批流程办理印章使用手续，对不符合规定的用印申请有权拒绝；及时记录印章使用台账，详细载明用印时间、用印事项、用印份数、审批人、申请人等信息；定期对所保管的印章进行核查，发现问题及时上报；负责印章的交接工作，办理交接手续并留存记录。用印申请人：负责如实填写印章使用申请材料，明确用印事项、用印份数及相关文件内容；确保申请用印的文件真实、合法、完整，符合公司相关规定；配合印章管理员完成用印手续，对用印后的文件妥善保管与使用，承担因文件内容不实或违规使用导致的相关责任。审批人：负责对印章使用申请进行审核，核查用印事项的真实性、合规性及必要性；根据权限对用印申请作出批准或不予批准的决定；对审批通过的用印事项承担相应的管理责任。行政部印章管理专员：负责统筹公司各类印章的台账管理、刻制备案、年检销毁等工作；定期开展印章管理专项检查，梳理存在的问题并提出整改建议；组织开展印章管理培训，提升全员印章使用安全意识。三、印章全生命周期管理流程（一）印章刻制与备案印章刻制需由相关部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途、保管部门及保管人等信息，附上相关依据材料（如部门设立文件、业务需求说明等），按审批权限报批：部门专用章由部门负责人审核、行政部负责人审批；财务类、技术类专用章由部门负责人审核、行政部负责人复核、分管副总经理审批；公章、法定代表人印章、合同专用章等核心印章由部门负责人审核、行政部负责人复核、总经理审批。审批通过后，由行政部统一委托具备合法资质的印章刻制机构进行刻制，严禁任何部门或个人擅自刻制公司印章。印章刻制完成后，行政部需在10个工作日内携带相关材料到公安机关办理印章备案手续，获取印章备案证明。行政部对备案后的印章进行登记，纳入公司印章管理台账，明确印章编号、刻制日期、备案日期、保管部门及保管人等信息，并组织保管人与行政部签订《印章保管责任书》。（二）印章保管各类印章需实行专人保管、专柜存放：公章、法定代表人印章、合同专用章由行政部指定专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部指定专人保管；研发项目专用章、技术文件专用章由技术部指定专人保管；部门专用章由各部门指定专人保管。印章保管场所需具备安全防护条件，保管人离开工作岗位时，必须将印章锁入专用保险柜，严禁将印章随意放置在办公桌面或交由他人代管，严禁携带印章外出（经审批的特殊情况除外）。印章保管人需妥善保管印章，定期对印章进行检查，确保印章完好无损；如发现印章丢失、被盗或损坏，需立即向所在部门负责人及行政部报告，并采取相应的应急措施。印章保管人因岗位变动、离职等原因需要交接印章的，需填写《印章交接申请表》，经部门负责人及行政部负责人审批后，在行政部监督下办理交接手续，详细核对印章信息，签署交接记录，确保印章交接过程可追溯。（三）印章使用使用印章前，用印申请人需填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印份数、文件名称、申请部门及申请人等信息，并附上需用印的文件原件及相关支撑材料，按审批权限报批。审批权限划分：一般性业务文件（如日常办公函件、内部通知等）使用部门专用章的，由部门负责人审批；涉及研发项目申报、技术文件确认等事项使用技术类专用章的，由技术部负责人审批；涉及财务支付、税务申报等事项使用财务类专用章的，由财务部负责人审批；涉及对外合作协议、合同、重要业务函件等事项使用合同专用章或公章的，需经部门负责人审核、法务部合规审核、行政部负责人复核后，报分管副总经理或总经理审批；涉及重大合同、投融资、公司重大决策等核心事项使用公章的，需经董事会审议通过后，由总经理审批。审批通过后，用印申请人将《印章使用申请表》及相关文件提交给印章管理员，印章管理员核对审批手续齐全后，在指定文件的指定位置规范用印，确保印章清晰、端正、完整，不得压盖关键文字或内容。用印完成后，印章管理员需在《印章使用台账》中详细记录用印时间、用印事项、用印份数、审批人、申请人、用印文件名称等信息，并将《印章使用申请表》及用印文件复印件归档留存。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等空白文件上加盖公司印章；特殊情况下确需使用的，需经总经理审批，并严格控制使用范围及份数，使用后需及时将相关文件交回行政部归档，剩余空白文件需立即销毁并记录。因业务需要携带印章外出使用的，需填写《印章外出使用申请表》，注明外出用印事由、使用地点、使用时间、申请人及陪同人员等信息，经部门负责人审核、行政部负责人复核、总经理审批后，由印章管理员陪同外出使用；外出期间需确保印章安全，用印过程全程把控，用印完成后立即返回公司，将印章交回保管场所，并及时办理相关记录手续。（四）印章年检与废止行政部负责组织各类印章的年检工作，根据公安机关及相关部门的要求，定期对备案印章进行年检，确保印章合法有效；年检完成后，及时将年检结果记录到印章管理台账中。出现以下情况之一的，相关部门需提出印章废止申请：印章因磨损、变形等原因无法正常使用的；公司部门撤销、合并导致部门专用章无需继续使用的；印章使用范围变更或印章名称调整的；法律法规及公司规定需要废止印章的其他情况。印章废止申请需填写《印章废止申请表》，注明印章名称、编号、废止原因、保管部门及保管人等信息，附上相关依据材料，按印章刻制的审批权限报批。审批通过后，相关部门需将废止印章交回行政部，行政部对废止印章进行登记，在印章上做废止标记（如打叉、凿毁等），纳入废止印章管理台账。（五）印章销毁行政部定期对废止印章进行汇总，填写《印章销毁申请表》，注明废止印章的名称、编号、数量、废止原因、销毁方式等信息，报印章管理领导小组审批。审批通过后，行政部组织实施印章销毁工作，邀请法务部、财务部等相关部门人员现场监督，采用粉碎、熔毁等不可逆的方式进行销毁，确保印章无法再使用。印章销毁完成后，监督人员及操作人员需在《印章销毁记录表》上签字确认，行政部将《印章销毁申请表》《印章销毁记录表》及相关资料归档留存，并更新印章管理台账。四、监督考核与责任追究（一）监督检查机制印章管理领导小组每季度开展一次印章管理专项监督检查，重点核查印章刻制、备案、保管、使用、交接、废止、销毁等流程的规范性，印章管理台账的完整性，印章使用审批手续的齐全性及印章安全保管情况；行政部每月开展一次日常监督检查，跟踪各部门印章管理工作落实情况，及时发现并解决存在的问题；各部门每周开展自查，确保本部门印章使用及保管符合制度要求。对检查发现的问题，下达《印章管理整改通知书》，明确整改责任人、整改措施及整改时限，跟踪整改落实，形成闭环管理。（二）考核管理公司将印章管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，核心考核指标包括：印章使用审批合规率、印章保管安全率、印章使用台账完整性、问题整改完成率等。考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩：对印章管理工作规范、未发生印章使用风险的部门及个人，给予通报表扬、经济奖励；对印章管理不规范、存在违规用印风险的部门及个人，给予通报批评、经济处罚。（三）责任追究对在印章管理及使用过程中存在以下行为的，公司将根据情节轻重追究相关人员责任：未经审批擅自刻制、使用、废止或销毁公司印章的；印章保管不善导致印章丢失、被盗、损坏或被他人冒用的；在空白文件上擅自加盖公司印章的；未按审批流程使用印章，或擅自扩大用印范围的